Hensikten med dette dokumentet er å sikre at oppfølging av utbyggingsprosjekt blir gjennomført på en entydig måte. En forutsetter at anlegget er komplett i forrige fase og denne siste fasen er utbyggingsstaben sitt ansvar. Husk at komplett ferdigstillelse er at alle fagfelt er fullstendig ferdig før overtakelse. Dette inkluderer komplett dokumentasjon.
Gjelder for
Dette dokumentet gjelder alle ansatte som er involvert i prosessen.
Ansvar for gjennomføring
Ledere for de respektive enhetene som har et ansvar i prosessen, er ansvarlig for at den er etablert og rett. Lederne skal informere de ansatte om at rutinene fins. De ansatte skal følge rutinene.
Beskrivelse
Denne prosedyren bygger på foreliggende prosesser der man har en signert utbyggingsavtale og en komplett overtakelse som også inkluderer komplett dokumentasjon.
Avslutning og overtakelse: Saksbehandler i utbyggingsstaben sjekker at fullstendig faglig overtakelse er utført av parkvesenet og ingeniørvesenet
Vi sjekker at parkvesenet og ingeniørvesenet har godkjent alle fag i utbyggingen før vi går videre med overtakelsesavtale.
Kopi av overtakelsesforretning fra vei, va og park sendes utbyggingsstaben
Avslutning og overtakelse: Utbyggingsstab utarbeider overtakelseskart og avtale
Bruk mal for overtakelsesavtale.
Utarbeider utkast til overtakelseskart basert på skisser fra ingeniørvesenet og parkvesenet, justeres ved at VA og eventuelle endringer i forhold til regulering legges inn.
Avtale beskrive hvem som drifter hva.
Kart avklares med ingeniørvesenet og park før utsendelse av en eventuell driftsavtale
Utbyggingsstab følger opp overføring av grunn med eierskap/analyse
Utbyggingsstab sjekker at tinglyst avtaler er på plass
Sjekker med parkvesenet om velforeningen skal overta drift av lekeplass. .
Utbyggingsstab sjekker at det foreligger ferdigattest etter PBL med byggesak eller utbygger.
Frist 1.6 for at kommunen skal påta seg vintervedlikehold inneværende år.
Avslutning og overtakelse: Utbyggingsstab koordinerer prosessen og sørger for at avtale om overtakelse blir signert
Avtale kan signeres når:
Ingeniørvesenet har gitt tilbakemelding at det ikke gjenstår mangler på vei og va
Parkvesenet har gitt tilbakemelding på at det ikke gjenstår mangler på blå/grønn struktur
Ferdigattest gitt
Grunn uten klausuler er overført i henhold til overtakelseskart. Sjekk at tinglyst avtaler er på plass. Arkiveres i P360 med "Tinglysning PLANID" i tittelfeltet. Husk å sladde personnummer.
Avtale signeres elektronisk av
byingeniør
parksjef
utbyggingsstab
utbygger
Lagrer signert overtakelsesavtale i P360 på sak
Sender kopi av inngått avtale via P360 til følgende personer:
Prosjektingeniør
Parkvesenet
Byggesaksbehandler
Sone ingeniør + NK produksjon
Ledningskartverket
kart og geodata
Etter overtakelse: Prosjektleder vei og VA oppdatering av kartbaser
Sjekk med drift om brøytekart er oppdatert - internettlenke
Sjekk om vegbasen er oppdatert
Sjekk om VA ligger inne med rett eier
Etter overtakelse: Prosjektleder vei og VA oppdatering av kartbaser
Sjekk med drift om brøytekart er oppdatert - internettlenke
Sjekk om vegbasen er oppdatert
Sjekk om VA ligger inne med rett eier
Etter overtakelse: Prosjektingeniør følger opp eventuelle restarbeider og garantibefaringer
Følger opp eventuelle restarbeider som er avtalt
Kaller inn til garantibefaringer dersom det er avtalt
Gi tilbakemelding på garantibehov og vurderer behov for garantibefaring etter 1år
Gir tilbakemelding til utbyggingsstab når garanti kan frigis
Definisjoner
Komplett ferdigstillelse er at alle fagfelt er fullstendig ferdig før overtakelse. Dette inkluderer komplett dokumentasjon.