Forutsetninger

Før man begynner på dette prosessteget må følgende være avklart:

• Kjøpet krever en ny innkjøpsavtale i tråd med «avklare prosess» (ingen eksisterende innkjøpsavtale, krever ny innkjøpsavtale)

 

Avklare behov for anskaffelse

Kjøp med en estimert til mer enn NOK 100.000 ekskl. mva. må gjennom en anskaffelsesprosess hvis vi ikke allerede har en innkjøpsavtale. Dette er beskrevet i kjøp av varer og tjenester.

Leder beskriver formålet med anskaffelsen og hvilket behov som skal dekkes. I tillegg skal Leder gjørefølgende vurderinger:

• Finnes det en eksisterende avtale som skal fornyes?
  • Vurder dagens løsning, behov for endring osv.
• Hvilke konsekvenser får det dersom dette behovet ikke dekkes?
• Finnes det eksterne og interne føringer som påvirker anskaffelsen?*
• Vurder om behovet kan dekkes på alternative måter, herunder ved bruk av kommunens interne ressurser.
• Er det andre enheter i kommunen som påvirkes av anskaffelsen eller som har behov for å få dekket samme behov?

*Eksempel: leverandører må ha en særskilt sertifisering/lisens for å kunne tilby varen/tjenesten.

 

Avklare budsjett

Leder skal estimere anskaffelsens totale verdi for hele avtaleperioden, alternativt kan estimert verdi per år oppgis. Ofte benyttes historiske regnskapstall, justert for prisendring, til å beregne verdien på fremtidige anskaffelser dersom dette er tilgjengelig informasjon. Dersom anskaffelsen berører flere driftsenheter, skal den samlede anslåtte verdien for alle driftsenhetene legges til grunn for beregningen. Beregning av anskaffelsens verdi må dokumenteres.

Eventuelle begrensninger i budsjettramme må presiseres i anskaffelsesdokumentene. Leder spesifiserer dette i skjema Behov for anskaffelse.

Leder med budsjettansvar må avklare at det er dekning i budsjettet for å forplikte seg på den estimerte verdien av anskaffelsen før man ev. begynner anskaffelsesprosessen.

Dette gjelder både nye anskaffelser og ny runde med konkurranse på «eksisterende avtaler».

 

Resultat

Etter at dette prosessteget er fullført skal resultatet være følgende: 

• Kjøpet krever en ny innkjøpsavtale og overordnet behov for anskaffelse er avklart.
• Budsjettmidler for anskaffelsen avklart og bekreftet
• Anskaffelsens verdi er beregnet og dokumentert

Eller

• Det er avklart at det ikke er behov for anskaffelsen

 

Vedlegg

Kjøp av varer og tjenester - Avklare prosess