Før man begynner på dette prosessteget må følgende være avklart:
Det er kun oppfølging av vare- og tjenestekontrakter som omfattes av dette prosessteget. Oppfølging av Bygg- og anleggskontrakter er beskrevet her.
Virksomhetsspesifikke avtaler følges opp av virksomheten selv, i henhold til policy for helhetlig virksomhetsstyring.
Virksomheten skal ha betryggende kontroll på sine avtaler og sikre at krav i avtalen og tilhørende dokumenter overholdes i hele avtalens løpetid. Ansvaret for oppfølging av innkjøpsavtale ligger hos kontraktsansvarlig (avtaleeier). Gjennom avtaleoppfølgingen skal kontraktsansvarlig sikre at de ytelsene vi har avtalt faktisk blir levert. Avtaleoppfølgingen skal bidra til et godt samarbeid med leverandørene og avverge mulige misforståelser og konflikter.
Innkjøpsrådgiver gir beskjed til kontraktsansvarlig når det er 6-12 måneder igjen av avtalen. Dette vurderes ut fra avtalens størrelse, og avtales mellom innkjøpsrådgiver og kontraktsansvarlig.
Kontraktsansvarlig er ansvarlig for å foreta løpende risikovurdering av avtalen risikostyringsprosessen, foreta aktsomhetsvurderinger, sørge for at avtalebetingelser etterleves og at avtaleoppfølging gjennomføres. Innkjøp jobber med å lage en prosedyre for aktsomhetsvurderinger. Spørsmål om dette kan stilles til Innkjøp inntil videre.
Formålet med avtaleoppfølgingen er:
- At begge parter oppfyller sine forpliktelser
- At frister holdes og ansvar for å følge opp plasseres
- At kommunen gjennomfører sin internkontrolloppgave
- At avvik eller fare for avvik fra avtalen raskt blir kjent for begge parter
- At resultater dokumenteres
- At uventede og endrede situasjoner håndteres
Denne prosessen tar for seg for seg generelle kontroller og oppfølging av særlige krav i avtalen. Avsnitt om oppfølging videre i denne prosessen må anses som veiledende og er ikke uttømmende. Det gjøres oppmerksom på at det foreligger en egen Veileder for kjøp av helse- og sosialtjenester | Anskaffelser.no som bør benyttes ved anskaffelser og oppfølging av avtaler innenfor helse- og sosialtjenester.
Forslag til generelle kontroller som kan foretas av kontraktsansvarlig i avtaleperioden, relevans avhenger av type avtale (vare, tjeneste, rammeavtale), listen er veiledende og ikke uttømmende:
Særskilte krav i avtalen og tilhørende dokumenter skal alltid følges opp. Dette kan være krav som er satt av hensyn til miljø, lønns- og arbeidsvilkår og/eller andre særskilte forhold. I punktene under nevner vi noen av de kravene kommunen stiller i sine anskaffelser og hvordan disse bør følges opp av kontraktsansvarlig.
I de tilfeller hvor kommunen skal gå til anskaffelse av produkter som er definert som høyrisikoprodukter må kommunen stille særskilte kontraktsvilkår for ivaretakelse av grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden. Dette følger av anskaffelsesloven §5. Innkjøpsrådgiver er ansvarlig for å foreta en vurdering om det skal stilles slike krav i kontrakten, mens kontraktsansvarlig er ansvarlig for å følge dette opp. Som en del av oppfølgingen anbefales det at DFØ sitt skjema for egenrapportering benyttes. For mer informasjon om produktkategorier med høy risiko for brudd på grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden - se denne lenken.
Offentlige oppdragsgivere har et særskilt ansvar for å motvirke sosial dumping i offentlige kontrakter ved å stille krav om lønns- og arbeidsvilkår og ved å følge opp at leverandører og underleverandører etterlever kravene i avtaleperioden.
Innkjøpsrådgiver vurderer om det skal settes krav til lønns- og arbeidsvilkår i avtalen i henhold til Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter (https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2008-02-08-112 ) og kommunens egne seriøsitetsbestemmelser. Et slikt krav skal opplyses om allerede i utlysningen av konkurransen. Varsel om krav om egenrapportering allerede ved utlysning av en konkurranse kan i seg selv virke forebyggende mot brudd på lønns- og arbeidsvilkår i avtaleperioden. I de tilfeller dette kravet stilles må kontraktsansvarlig følge dette opp i avtaleperioden. Dette kan følges opp ved å benytte egenrapporteringsskjema utarbeidet av DFØ. DFØ har også en egen veileder som kan benyttes, se her. Egenrapporteringsskjemaet sendes til leverandøren og skal besvares innen den frist som er satt i avtalen.
Svarene fra leverandøren vil være viktige informasjonskilder for risikovurdering og aktsomhetsvurdering. Innhenting og vurdering av svarene i egenrapporteringsskjemaet vil også kunne regnes som oppfyllelse av kravet om nødvendig kontroll. I tillegg kan begrenset dokumentasjonsgjennomgang foretas for å verifisere innholdet i egenrapporteringen.
Påseplikt ved tjenestekjøp
I de tilfeller kommunen skal anskaffe tjenester i bransjer som er omfattet av påseplikten (se oversikt her), har kommunen en særskilt plikt til å informere leverandører/underleverandører om lønns- og arbeidsvilkår og påse at almenngjøringsforskriftene følges. Forskrift om informasjons- og påseplikt mv. gjelder for alle områder med allmenngjorte tariffavtaler. Dette betyr at kommunen, ved innkjøpsrådgiver, må sikre at det stilles særskilte vilkår i avtaledokumentet som gjelder bransjene som er omfattet av påseplikten. I tillegg må kommunen, ved kontraktsansvarlig, kontrollere lønns- og arbeidsvilkår og at tariffavtale overholdes i løpet av avtaleperioden. For mer informasjon om informasjons- og påseplikt for oppdragsgivere - se denne lenken eller ta kontakt med Innkjøp. For å kontrollere påseplikten bør kontraktsansvarlig foreta stedlig kontroll og benytte følgende skjema Påseplikt overfor underleverandører - sjekkliste (Under utforming). Ferdig utfylt skjema skal arkiveres der hvor avtalen ligger i P360. Påseplikten gjelder uavhengig av størrelse på anskaffelsen.
Kontraktsansvarlig kontrollerer jevnlig statistikk for bruk av avtalen opp mot rammeavtalens utlyste maksimalverdi. Dersom verdien på avtalen nærmer seg maksimalverdi må det gjennomføres ny konkurranse. Sjekk formulering i konkurransegrunnlaget under overskriften "avtalens omfang" opp mot statistikk på bruk av avtalen. Det er en egen konteringsdimensjon i regnskapet som benyttes for å holde oversikt over hvor mye som er innkjøpt på avtalene, for mer informasjon se kapittel om dimensjon 7 i følgende dokument: Økonomimodellen og bruk av konteringsdimensjoner - veileder .
Etter at dette prosessteget er fullført skal resultatet være følgende:
Høyrisikoprodukter: produktkategorier der det foreligger høy risiko for brudd på grunnleggende menneskerettigheter. Høyrisikoprodukter betyr at det finnes omfattende dokumentasjon som viser til at det forekommer systematiske brudd på FNs verdenserklæring om menneskerettigheter, ILOs kjernekonvensjoner (forbud mot barnearbeid, tvangsarbeid, diskriminering og rett til faglig organisering) og nasjonalt lovverk innen arbeidsrett og HMS i produktets leverandørkjede. Disse bruddene kan skje ved råvareuttak, komponenttilvirkning og endelig produktsammensetting.
Påseplikt: Påseplikten innebærer at oppdragsgiver skal foreta nødvendige skritt for å undersøke - og om nødvendig følge opp - at leverandører/underleverandører nedover i en kontraktskjede tilbyr lønns- og arbeidsvilkår i henhold til allmenngjøringsvedtak.
Kontraktsansvarlig: En person i den virksomheten som skal gjennomføre anskaffelsen som er utpekt av lederen for virksomheten til å følge opp avtalen. Denne personen er ansvarlig for å følge oppbetingelsene som er satt i konkurransegrunnlag og innkjøpsavtale. I Mercell heter denne rollen avtaleeier.
Prosjekt: Anskaffe arkitekt/rådgivere
Påseplikt overfor underleverandører - sjekkliste
Evaluering av vareleveranse (skjema) - fra NKF, KS og DIFI
Evaluering av tjenesteleveranser (skjema) - fra NKF, DIBK, NHO, KS og DIFI
Evalueringsskjema - Avslutning av avtalen
Link til veiledning om kontraktsoppfølging hos anskaffelser.no: https://anskaffelser.no/anskaffelsesprosessen/anskaffelsesprosessen-steg-steg/kontraktsoppfolging/forvalte-avtalen
Veileder for kjøp av helse- og sosialtjenester | Anskaffelser.no
Risikostyringsprosess - Forside
Helhetlig virksomhetsstyring i Kristiansand kommune - policy
DFØs skjema for å ivareta menneskerettigheter i dine anskaffelser.