Innkjøpsrådgiver innkaller brukerutvalget til oppstartsmøte. I forkant av møtet skal deltakerne i brukerutvalget ha tenkt gjennom følgende:
Hva tilbys i markedet, og hvem er aktuelle leverandører i dette markedet?
Er det mange eller få leverandører? Store eller små?
Hvor lang bør kontrakten være?
Hva er miljøbelastningen?
Hvor lang tid vil utrullingen ta (overgang til nytt produkt/tjeneste), og må dette tas hensyn til i anskaffelsen?
Hva vil påløpe av eventuelle driftskostnader (eks. service- og vedlikeholdskostnader)? Bør dette inkluderes i anskaffelsen?
Hvilken bestillingsløsning skal benyttes (unntakene for krav til eHandel)
Brukerutvalget kan vurdere om det er aktuelt med bruktkjøp, ombruk eller alternative løsninger før en vurderer nyanskaffelser, eventuelt om dette skal hensyntas inn i konkurransen, eksempelvis avgrensninger eller krav til leverandør i konkurransegrunnlaget.
Dersom personopplysninger inngår:
må det vurderes hvilke krav til personvern og informasjonssikkerhet er det behov for
der det foreligger en databehandlerrelasjon, må det vedlegges en databehandleravtale til konkurransen. Enheten er selv ansvarlig for å utforme og signere denne Databehandleravtale
Brukerutvalget tar stilling til punktene i listen over uten å ta direkte kontakt med enkeltleverandører. Dersom dette ikke er tilstrekkelig, avklarer brukerutvalget og innkjøpsrådgiver om det er behov for dialog med markedet.
Brukerutvalget må gå gjennom behovsbeskrivelsen (i skjemaet Behov for anskaffelse (Ikke tilgjengelig)). Det må avklares hvem som er interessentene i denne anskaffelsesprosessen og sørge for at disse får sine behov dekket. Brukerutvalget må også vurdere om behovet vil endre seg over tid.
ROS-analyse
Brukerutvalget bør gjennomføre en risikoanalyse som skal avdekke hvilke risikoer som er knyttet til anskaffelsen. Her må leder og brukerutvalget vurdere hvilken risiko vi som offentlig oppdragsgiver bør/kan ta.
I de anskaffelser der personopplysninger inngår skal det utøves særskilt aktsomhet, følgende prosedyre skal følges Risikovurdering IKT-systemer.
Resultat
Etter at dette prosessteget er fullført skal resultatet være følgende:
Behovet er ytterligere avklart.
Markedsdialog er gjennomført dersom det var behov.