Før man begynner på dette prosessteget må følgende dette være gjort / være på plass:
Unntakene til krav til eHandel (ref. Innkjøpspolicyen) følger ikke denne prosessen videre, men går direkte til bestilling uten eHandel.
Bestiller må først undersøke om det finnes en innkjøpsavtale på det behovet gjelder. Dersom behovsmeldingen kun inneholder artikler som vi har innkjøpsavtaler på kan bestilleren behandle behovsmeldingen som kjøp på innkjøpsavtale.
Dersom det ikke finnes en innkjøpsavtale må bestiller sammen med leder avklare om dette kan gjennomføres som en direkte anskaffelseeller om det må lages en ny innkjøpsavtale/anskaffelse.
Hovedregelen er at vi også skal bruke eHandel for innkjøp fra leverandører som ikke har innkjøpsavtale med kommunen. Tjenestekjøp skal kun gjøres i innkjøpssystemet (eHandel) når det er hensiktsmessig (se innkjøpspolicyen for nærmere beskrivelse av krav til eHandel).
Kommunens innkjøpsavtaler skal alltid benyttes dersom behovet kan dekkes gjennom disse. Unntak fra dette gjelder kun dersom avtaleleverandør ikke kan levere, eller det av annen grunn står om liv eller helse.
Lenke til innkjøpsavtaler (i Mercell).
Se prosessteg kjøp på innkjøpsavtalerfor mer informasjon.
Dersom behovet ikke dekkes av en innkjøpsavtale, må bestiller sjekke om disse kan gjennomføres som direktekjøp. Det skal vurderes om det er andre enheter i kommunen som vil kunne ha samme behov som kan danne grunnlag for en ny rammeavtale/innkjøpsavtale. Ved tvilstilfeller - ta kontakt med Innkjøp for å avklare hvorvidt en direkteanskaffelse kan gjennomføres. Bestiller kan selv hente inn tilbud for kjøp som har en totalverdi under NOK 100.000 (ekskl. mva.).
Se prosessteg direkte anskaffelser for mer informasjon.
Dersom det ikke foreligger en innkjøpsavtale og kjøpsverdien er estimert til mer enn NOK 100.000 ekskl. mva. skal leder (med budsjettansvar) melde behovet inn til Innkjøp (kommunalsjefområde i Økonomi) på skjemaet Behov for anskaffelse (Ikke tilgjengelig). Dette gjelder både nye og brukte varer (f.eks. biler eller maskiner).
I By- og stedsutvikling skal leder melde behovet til stabsområde prosjekt byutvikling fordelt på følgende måte:
Se anskaffeslsesprosessen for mer informasjon.
Etter at dette prosessteget er fullført skal resultatet være følgende:
Behovsmelder: den som oppdager et behov som må dekkes av et innkjøp av en vare eller tjeneste. Alle ansatte har denne rettigheten. En behovmelders oppgave skal være så enkel som mulig. Det er kun å melde behovet som er i fokus. Kontering og det regnskapsmessige vil ikke være synlig for behovsmelderen og det skal ivaretas av bestilleren på vanlig måte.
Bestiller: En bestiller (også kalt rekvirent) er normalt tilknyttet et fåtall enheter og kjøper inn til disse. Brukerroller og fullmakter må tildeles. En bestiller behandler behovsmeldinger, bestiller varer og registrerer varemottak. Bestilleren må ha tilgang til kontering og attestering i fakturabehandling.
Direkte anskaffelse: kjøp som gjøres uten at det har blitt gjennomført en konkurranse (anskaffelse).Forutsetningen for å kunne gjennomføre en direkte anskaffelse er at kjøpet/kontrakten har en totalverdi under NOK 100.000 (ekskl. mva.).
Godkjenner: Godkjenner kan bestille varer, godkjenner handlevogner og registrere varemottak. Må ha tilgang til kontering, attestering og anvisning i fakturabehandling. Kan ikke godkjenne sine egne handlevogner. Hvem som kan være godkjenner er regulert av anvisningsreglementet og delegeringen fra kommunedirektøren.
Anskaffelsesprosessen - Forside