Før man begynner på dette prosessteget må følgende være avklart:
Konkurransen er planlagt og viktige avklaringer rundt konkurransen er gjort.
Markedsdialog er gjennomført dersom det var behov.
ROS-analyse foreligger.
Konkurransegrunnlag
For at leverandørene skal kunne gi kommunen et tilbud på varer og tjenester, må de vite hva kommunen ønsker å kjøpe. Innkjøpsrådgiver og brukerutvalg utarbeider derfor et konkurransegrunnlag som beskriver hvilke formål som skal dekkes og hvilken ytelse det ønskes at leverandørene gir tilbud på.
Brukerutvalget skal utforme konkrete spesifikasjoner som er knyttet til anskaffelsen og definere hvilke tjenester/produkter som skal etterspørres i konkurransen slik at man får dekket sitt behov. Behovet må beskrives slik at leverandørene forstår hva de skal inngi tilbud på og hvilke krav som må oppfylles. Utvalget skal definere kommunens behov og dette skal spesifiseres i en beskrivelse. Beskrivelse kan for eksempel være et produktskjema.
Brukerutvalget skal bidra til å definere hvilke krav vi har til vår leverandør, herunder også definere kvalifikasjonskrav i samarbeid med innkjøpsrådgiver. Kvalifikasjonskrav er minimumskrav til leverandørens egnethet til å gjennomføre sin kontraktsforpliktelse, eksempelvis erfaring fra sammenlignbare oppdrag.
Brukerutvalget skal bidra til å definere tildelingskriterier og vekting av disse i konkurransen. Tildelingskriterier er objektive parametere som oppdragsgiver skal vurdere tilbudene etter. Dette kan eksempelvis være pris, kvalitet, miljø med mer. Brukerutvalget må derfor ha en klar formening om hvilke kriterier som betyr mest for oppfylling av behovet.
Brukerutvalget skal kvalitetssikre ferdigstilt konkurransegrunnlag før utlysning.
Resultat
Etter at dette prosessteget er fullført skal resultatet være følgende:
Konkurransegrunnlag er ferdig og klart til utlysning.