Før man begynner på dette prosessteget må følgende være gjort / være på plass:
Reisen er bestilt hos reisebyrået kommunen har avtale med (for tog, leiebil, fly og overnatting)
Dokumentere reiseutgifter
Når vi skriver reiseregning i Visma Expense blir mye av dokumentasjonskravet til reiseregningen ivaretatt i den informasjonen du fyller inn. Det er derfor viktig å være nøyaktig, og du står selv ansvarlig for at informasjonen er korrekt. Informasjonen i reiseregningen danner grunnlag for det du får utbetalt (eks. klokkeslett for avreise og ankomst).
Noen dokumenter må vi ta vare på og legge inn som vedlegg når vi skal registrere reiseregningen:
formålet med reisen/hvilket arrangement det er deltatt på må legges ved i form av program, invitasjon el.
følgeseddel fra reisebyrå som viser kostnad for overnatting og reise (denne får du på epost fra reisebyrået).
eventuell kvittering for reiseutgifter som ikke kan bestilles via reisebyrået.
ved refusjon av bevertningsutgifter skal formålet med bevertningen oppgis, samt navn på personer som var til stede og hvem de representerer.
Utlegg til bompenger, parkeringsavgifter og kollektivtransport under kr 500 registreres i reiseregningen uten kvittering. Disse føres inn i reiseregningen som vist i denne opplæringsvideoen.
Ved krav om bilgodtgjørelse må reiseregningen inneholde:
Reiserute med angivelse av utgangs- og endepunkt (gatenavn og nummer eller kjente bygg), lokal kjøring på oppdragsstedet og eventuell årsak til omkjøringer. Som hovedregel skal funksjonen «Kart og bompenger» i reiseregningsprogrammet brukes til å beregne kjørt distanse og bompenger.
Navn på passasjerer det kreves passasjertillegg for, og distanse de har vært passasjer på.
Kommunen utbetaler kun passasjertillegg for passasjerer som er ansatt i kommunen eller i andre offentlige virksomheter. Enhetene skal samkjøre med passasjerer fra andre arbeidsgivere der det er mulig, og forvente det samme tilbake.
Ved refusjoner av utlegg knyttet til reisen må reiseregningen også inneholde:
Kvitteringer for alle utlegg, med unntak av utlegg til bompenger, parkeringsavgifter og kollektivtransport under kr 500. Disse registreres i reiseregningen uten kvittering.