Før man begynner på dette prosessteget må følgende være gjort / være på plass:
Det er avklart at reisen skal gjennomføres
Reisemåte er valgt
Bestille reise
Reisebestillingen skal så langt det er praktisk mulig gjøres på reisebyråets internettside eller i appen deres der det er mulig (tog, leiebil, fly eller overnatting). Kommunens reisebyrå er per nå Berg-Hansen Reisebureau AS.
Bestilling av reise som ikke gjøres av kommunens reisebyrå skal avklares med nærmeste leder i forkant av reisen, og begrunnes i kommentarfeltet på reiseregningen hvorfor bestillingen ikke kunne gjøres hos reisebyrået.
Andre viktige krav:
Pris: Hovedregelen er at billetter skal bestilles til laveste pris, selv om det betyr at billetten ikke er fleksibel på tidspunkt eller utsettelse.
Bonuskort: Ansatte skal ikke knytte reisen opp mot egne bonuskort eller tilsvarende private ordninger for reiser som arbeidsgiver betaler for.
Betalingsmåte: Faktura skal alltid benyttes som betalingsmåte. Kredittkort (fra arbeidsgiver) skal heller ikke knyttes til reisebyrået for reiser som bestilles i forkant.
Hvilken type billett skal man velge?
Hovedregelen er at ansatte skal bestille mest mulig klimavennlig reise, til laveste pris. Dersom man av ulike årsaker må velge et mindre klimavennlig og/eller dyrere alternativ, skal dette begrunnes i reiseregningssystemet (i notatfunksjonen).
Resultat
Etter at dette prosessteget er fullført skal resultatet være følgende:
Reisen er bestilt hos reisebyrået kommunen har avtale med (for tog, leiebil, fly og overnatting)