Forutsetninger

Før man begynner på dette prosessteget må følgende være gjort / være på plass:

• Det er avklart at reisen skal gjennomføres
• Reisemåte er valgt

 

Bestille reise

Reisebestillingen skal så langt det er praktisk mulig gjøres på reisebyråets internettside eller i appen deres der det er mulig (tog, leiebil, fly eller overnatting). Kommunens reisebyrå er per nå Berg-Hansen Reisebureau AS.

Bestilling av reise som ikke gjøres av kommunens reisebyrå skal avklares med nærmeste leder i forkant av reisen, og begrunnes i kommentarfeltet på reiseregningen hvorfor bestillingen ikke kunne gjøres hos reisebyrået.

Andre viktige krav:

• Pris: Hovedregelen er at billetter skal bestilles til laveste pris, selv om det betyr at billetten ikke er fleksibel på tidspunkt eller utsettelse. 
• Bonuskort: Ansatte skal ikke knytte reisen opp mot egne bonuskort eller tilsvarende private ordninger for reiser som arbeidsgiver betaler for.
• Betalingsmåte: Faktura skal alltid benyttes som betalingsmåte. Kredittkort (fra arbeidsgiver) skal heller ikke knyttes til reisebyrået for reiser som bestilles i forkant.

 

Hvilken type billett skal man velge?

Hovedregelen er at ansatte skal bestille mest mulig klimavennlig reise, til laveste pris. Dersom man av ulike årsaker må velge et mindre klimavennlig og/eller dyrere alternativ, skal dette begrunnes i reiseregningssystemet (i notatfunksjonen).

 

Resultat

Etter at dette prosessteget er fullført skal resultatet være følgende:

• Reisen er bestilt hos reisebyrået kommunen har avtale med (for tog, leiebil, fly og overnatting)

 

Vedlegg

Refusjon av utlegg for ansatte - reglement - Se punikt 6 og 8.

Innkjøpspolicy

Inngående faktura - prosedyre

Kredittkort med firmaansvar - reglement

Berg Hansens internettside

Lage ny profil hos Berg Hansen

E-læring Reiseregning - Komplett