Forutsetninger
Før man begynner på dette prosessteget må følgende være gjort / være på plass:
- Dette steget gjennomføres etter at reisen er gjennomført.
Registrere reiseregning
Registreringen bør leveres så snart som mulig, og må leveres innen en måned etter at reisen er gjort for å sikre momskompensasjon.
Hvordan du registrerer en reiseregning (og kjøring) i Visma Expense er grundig omtalt i e-læringen om reiseregning..
Kravene til registrering av reiseregning er følgende:
- Formål med reisen: program eller invitasjon som dokumenterer innholdet, tid og sted
- Tidspunkt og varighet for reisen
- Hotellovernatting: Navn og adresse på hotellet
- Kommentar til reiseregning for å forklare eventuelle uregelmessigheter eller avvik
De øvrige delene av reiseregningen skal fylles ut som beskrevet under.
Diett
Dersom du velger diett er det viktig å registrere den på følgende måte.
- Skriv inn tidspunkt for start og slutt for reisen. Dette avhenger av type reise - se Reise i regi av arbeidsgiver - Startside
- På tjenestereiser og rutinemessige tjenesteoppdrag som gir rett til diett, regnes reisestart fra du forlater arbeidsplass eller hjem til du kommer tilbake til kontor eller hjem.
- Dersom du reiser tidligere eller kommer hjem senere på grunn av private gjøremål i forbindelse med jobbreisen, skriver du tidspunkt for start og slutt for reisen slik du ville ha reist hvis du ikke hadde private ærend. Eventuelle utlegg føres da på tidspunkt du ville ha reist selv om det står noe annet på billett/kvittering. Skriv i kommentarfeltet hva slags avvik du har i reiserute i forbindelse med privat opphold, slik at det er en forståelig sammenheng mellom billett/kvittering og selve utlegget/reisen.
- For studieturer og reiser i forbindelse med videreutanning eller sertifisering gjøres det en totaltvurdering i hvert enkelt tilfelle av hvilke kostnader arbeidsgiver skal dekke.
- Trekk for måltider du har fått dekket (av hotell eller arrangør)
- Fyll inn adresse for hotell/overnattingssted
- Lagre og gå videre til neste steg
OBS! Når du skal registrere trekk du har fått dekket fungerer systemet på følgende måte: Hold musepekeren over datoen til høyre for "måltidsfeltene" - se hvilke tidspunkt som gjelder for de ulike feltene.
Eks: Dersom reisen strekker seg fra 14. august kl. 14:00 til 15. august kl. 20:00 vil du få opp to linjer:
- 14 - 15 august - vil vise følgende informasjon: "Perioden starter mandag 14.08.2023 14:00 og slutter tirsdag 15.08.2023 14:00"
- 15 august - vil vise følgende informasjon: "Perioden starter tirsdag 15.08.2023 14:00 og slutter tirsdag 15.08.2023 20:00"
Første linje vil da inneholde måltidsfelter for middag 14. august og frokost og lunsj for 15. august. Siste linje vil inneholde middag for 15. august.
Nattillegg: Skal kun krysses av dersom den ansatte har ordnet privat overnatting på reise. Dette gjelder ikke dersom overnattingen skjer i en bolig/fritidsbolig den ansatte selv eier.
Se denne opplæringsvideoen for mer informasjon.
Kjøring med egen bil (fremkomstmiddel)
Når du skal registrere hvilken strekning du har kjørt, velger du "Legg til kjøring". Du skal bruke "Kart og bompenger" for å beregne og registrere kjørelengde og bompenger. Legg inn gatenavn og nummer eller bygg (eks. "Kjevik flystasjon"). Da vil kjørerute beskrives automatisk, på en måte som oppfyller kravet til dokumentasjon. Merk at du må velge type bil i "kart og bompenger" bl.a. for å få riktig bompengekompensasjon.
Du kan legge til flere kjøringer på samme reiseregning dersom de har samme type formål (f.eks. interne møter), men perioden bør ikke overskride en måned og bør registreres så snart som mulig etter siste kjøring i perioden. Dette ble tidligere kalt "kjørebok".
Se denne opplæringsvideoen for mer informasjon.
Utlegg
Dersom du har hatt utlegg på reisen som skal refunderes av arbeidsgiver, skal disse registreres under "Legg til utlegg". Kvitteringer for utlegg til bompenger, parkeringsavgifter og kollektivtransport under kr 500 kan registreres i reiseregningen uten kvittering.
Se denne opplæringsvideoen for mer informasjon.
Tips til registrering
Det kan være lurt å begynne å opprette reiseregningen før du reiser, og dokumentere utgiftene allerede underveis i reisen. Visma Employee brukes til å ta bilde av kvitteringer av utlegg med telefonen. Du kan da velge å legge disse direkte inn i den reiseregningen du har opprettet. Hva som skal dokumenteres er nærmere omtalt i dokumentere reiseutgifter.
Husk å oppdatere passord på Visma Employee-appen dersom du har byttet passord i Visma Expense.
Frister
For at reiseregningen skal bli utbetalt neste måned så må regningen være anvist senest siste dato i måneden.
Egen frist for utgifter som skal refunderes (Se pkt. 9): Refusjonskrav ved utlegg og reiser skal leveres senest 1 måned etter utlegget eller reisen (pga. ev. momsbehandling).
Se Innleveringsfrister for lønnsgrunnlag 2024 - prosedyre for mer informasjon om frister for lønnskjøring.
Problemer med pålogging?
Noen opplever problemer med å få logget på Visma Expense via lenkene på Innafor og i Visma, og ofte skyldes det at brukeren har blitt inaktiv eller at den aldri har blitt aktivert. Da kan du du prøve å logge på visma sin påloggingsside. Velg "Logg på med Azure AD" (som vist under):
Hvis ikke det fungerer - ta kontakt på post.lonnsavdelingen@kristiansand.kommune.no.
Resultat
Etter at dette prosessteget er fullført skal resultatet være følgende:
- Reiseregningen er registrert og venter på attestering.
Vedlegg og referanser
Reise i regi av arbeidsgiver - Startside
Innleveringsfrister for lønnsgrunnlag 2024 - prosedyre
Refusjon av utlegg for ansatte - reglement
E-læring Reiseregning - Komplett