Før man begynner på dette prosessteget må følgende være gjort / være på plass:
Reiseregningen er registrert og sendt til attestering i Visma Expense.
Attestere reiseregning
For at reiseregningen skal bli utbetalt neste måned må regningen være anvist senest siste dato i inneværende måned. Av hensyn til momskompensasjonsordningen bør reiseregningen attesteres så snart som mulig etter at den er registrert.
Attestanten skal alltid sjekke følgende opplysninger i reiseregningen:
Formålet med reisen (vedlagt program som begrunner faglig innhold for reisen).
Dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst.
Ansvarsnummer og eventuell kostnadsdeling mellom ansvar.
Sjekke at vedleggene samsvarer med informasjonen i reiseregningen.
Sjekke at det er vedlagt kvitteringer på utlegg til kollektivtransport (tog, buss og trikk) og parkering for beløp over kr 500 pr. utlegg.
At det er lagt inn en begrunnelse for eventuelle avvik på kommunens reisebestemmelser (klimavennlig, pris på billett, osv.) og at dette er avklart med leder. Dersom dette ikke er gjort, skal attestanten legge ved et notat om dette til leder. Reiseregningen skal ikke sendes i retur til den ansatte.
Det er nærmeste leder (anviser) som godkjenner avvik på kommunens reisebestemmelser (klimavennlig, pris på billett, osv.).
Ved krav om diettgodtgjørelse ved overnatting, må attestanten også sjekke:
Reisen må ha vært en tjenestereise, ha en varighet på mer enn 6 timer, og en reiselengde på minst 15 km.
Navn og adresse på overnattingsstedet. Dette gjelder ikke når den ansatte ordner overnatting selv og mottar nattillegg - for eksempel ved privat overnatting. Ved flere overnattingssteder må også dato for overnattingene sjekkes.
Type overnatting fordelt på hotell, pensjonat eller privat innkvartering.
Ved krav om bilgodtgjørelse, må attestanten også sjekke:
At det ikke er noen store avvik i oppgitt avstand og oppgitt reiserute.
At det er oppgitt en saklig begrunnelse ved vesentlige omkjøringer.
Navn på passasjerer det kreves passasjertillegg for.
Dersom attestanten oppdager mulige feil eller mangler i reiseregningen av en viss betydning, skal attestanten avslå reiseregningen med en kommentar om at den ansatte skal kommentere og/eller korrigere de forholdene attestanten har bemerket. Attestantens oppgave er ikke å sjekke skjønnsmessige vurderinger gjort av den ansatte og leder, men at reiseregningen inneholder den informasjonen som kreves. Dersom attestanten er i tvil om reiseregningen er riktig, skal attestanten legge inn en kommentar til anviser (leder) om dette.
Attestanten kan ikke avvise en reiseregning med begrunnelse av at den er registrert etter fristen på 1 måned. Dette på grunn av den alminnelige foreldelsesfristen for pengekrav på 3 år.
(Husk å oppdatere passord på Visma Manager dersom du har byttet passord i Visma Expense.)
Resultat
Etter at dette prosessteget er fullført skal resultatet være følgende:
Reiseregningen er kontrollert og sjekket og sendt til anvisning (godkjenning) hos riktig person.
Eller...
Reiseregningen er sendt i retur til den som har registrert reiseregningen med kommentar om hva som må rettes slik at den kan sendes til godkjenning på nytt.