Hensikt

Hensikten med dette reglementet er å beskrive hvem som har myndighet til å forplikte kommunen økonomisk og hvordan denne myndigheten skal utøves. 

 

Gjelder for

Reglementet gjelder for ledere, merkantile, økonomi- og personalrådgivere og andre som har en rolle knyttet til økonomi. Det er leders ansvar at anvisningsreglementet er kjent for de det gjelder. 

 

Vedtatt av

Anvisningsreglementet ble behandlet og vedtatt i kommunedirektørens ledergruppe 22.11.2019. 

 

Beskrivelse

Ledere skal påse at det finnes betryggende rutiner og kontroll for bestilling, kontering, attestasjon og anvisning i samsvar med anvisningsreglementet. 

 

Roller

I tabellen under defineres og klargjøres ansvaret som ligger i disse rollene. Kommunens hovedsystemer har ulike begreper for samme innhold. Det gjør at vi i tabellen under viser til begrepene som omtaler den samme rollen.

Steg nr.	Rolle i Visma Fakturabehandling	Rolle i Visma eHandel	Rolle i Visma  HRM	Rolle i Expense	Ansvar
1	Konterer	Rekvirent	Registrerer	Registrerer	Konterer i Fakturabehandling er ansvarlig for: at faktura blir kontert med riktig kontostreng og rett merverdiavgiftskode at all nødvendig dokumentasjon er lastet opp på fakturaen  å påse at fakturaen tilhører enheten  å påføre riktig attestant og anviser ​Rekvirenten i eHandel er ansvarlig for: å bestille riktig vare fra riktig leverandør på riktig innkjøpsavtale at bestillingen blir kontert med riktig kontostreng og rett merverdiavgiftskode å behandle behovsmeldinger å bekrefte at varen/tjenesten er mottatt i henhold til bestilling å behandle eventuelt avvik mellom bestilling og faktura Registrerer i HRM og Expense er ansvarlig for: å registrere egne timelister og bekrefte (attestere) at timene er utført på angitt tidspunkt at personalmeldinger er korrekte og tilfredsstillende utfylt i henhold til Personalmeldingsmodulen - prosedyre. registrere egen reise og bekrefte at reisen er gjennomført som registrert, samt legge ved nødvendig dokumentasjon på reiseregningen registrere fravær og legge ved nødvendig dokumentasjon
2	Attestant		Attestant	Attestant	Attestant i Fakturabehandling er ansvarlig for: å bekrefte at fakturabeløp og leverandør er riktig å bekrefte at varen/tjenesten er mottatt  at attestasjonen er i henhold til anvisningsreglementet Attestant i HRM og Expense er ansvarlig for: å bekrefte at timelistene er riktige i forhold til at timene faktisk er utført på den datoen bekrefte at personalmelding er korrekte og tilfredsstillende utfylt i henhold til Personalmeldingsmodulen - prosedyre. kontrollere og bekrefte at reiseregning er riktig fylt ut og at nødvendig dokumentasjon er vedlagt i henhold til lov og link til: internt regelverk  kontrollere og bekrefte at fravær er registrert, har lovlig grunn og at nødvendig dokumentasjon er vedlagt og videresendes lønn, eksempelvis sykemelding, egenmelding, permisjonssøknad, vedtak fra NAV osv.
3	Anviser	Godkjenner	Anviser	Anviser	Anviser i Fakturabehandling er ansvarlig for: å godkjenne at beløpet utbetales og utgiftsføres i regnskap å bekrefte at det er budsjettmessig dekning for fakturaen å bekrefte at kontering inkludert merverdiavgiftskode er riktig  å bekrefte at kjøpet er foretatt i henhold til Innkjøpspolicy at attestering og anvisningen er i henhold til dette anvisningsreglementet ​​Godkjenner i eHandel er ansvarlig for: å godkjenne at kjøpet gjennomføres  å bekrefte at det er budsjettmessig dekning for kjøpet Anviser i HRM og Expense er ansvarlig for: å godkjenne at lønn og reiseregninger utbetales og utgiftsføres i regnskap å bekrefte at det er budsjettmessig dekning  for utbetalingen at attestering og anvisningen er i henhold til dette anvisningsreglementet å godkjenne personalmeldinger om innmelding og endring i lønnsystemet, innebærer en stående anvisning på fast lønn og timelønn, samt at personalmeldingen er i tråd med kontrakt og regelverk å godkjenne at arbeidstid og fraværsregistrering er korrekt og dokumentert

 

Bestemmelser

• Før en utbetaling skjer må minst to forskjellige personer ha godkjent den (rekvirent/attestant og anviser). Den som anviser må ha anvisningsmyndighet for virksomheten som belastes.  Attestering og anvisning skal med andre ord ikke foretas av samme person.
• Den som bestiller (rekvirerer) en vare/tjeneste kan ikke anvise kjøpet.
• Alle skal attestere eller registrere egne personlige utbetalinger. 
• Ordfører anviser kommunedirektørens personlige utbetalinger. Kommunedirektøren anviser ordførerens personlige utbetalinger.
• Hvis stedfortreder,jfr. delegeringanviser på fakturaer som gjelder personlige utbetalinger, telefon/IT-utstyr eller kredittkortfakturaer så må det påføres et notat som viser at vedkommende var stedfortreder på det tidspunktet som anvisningen fant sted.
• Det er ikke anledning til selv å anvise:
  • Personlige utbetalinger  
  • Gaver til seg selv. Mer informasjon om kjøp av gaver: Gaver og oppmerksomhet til ansatte og ved tjenestejubileum - reglement
  • Egen telefon/IT-utstyr. Mer informasjon om kjøp av mobiltelefon: Mobiltelefon i Kristiansand kommune dekket av arbeidsgiver - reglement
  • Faktura for egne (kommunale) kredittkort, se eget reglement: Kredittkort med firmaansvar - reglement

Anvisning av slike utbetalinger gjøres av en overordnet.

• Faktura for kredittkort anvises av overordnet til den kortet er utstedt til. Den kortet er utstedt til skal attestere på fakturaen. Påløpte renter omfattes ikke av Kredittkort med firmaansvar - reglement. Det vil si at hvis en faktura kun inneholder renter så kan kortinnehaver selv anvise på fakturaen. 
• Den som har attestasjons- eller anvisningsmyndighet kan ikke attestere eller anvise utbetalinger som vedrører familiemedlemmer eller andre nærstående forbindelser eller selskaper eiet av disse. 
• Dersom attesteringen unntaksvis skjer manuelt (på papir), skal alle utbetalinger signeres av to personer (manuelt eller digitalt) der minst èn har anvisningsmyndighet.
• I områdene finnes IT-system som har andre rollebegrep enn i kommunens hovedsystemer. Hvis internkontrollen (registrering, attestasjon og anvisning) flyttes fra kommunens hovedsystem til noen av disse IT-systemene må systemet:
  • Ha roller som ivaretar det samme ansvaret som rollene i hovedsystemet har. 
  • Ha rutiner og/eller prosessbeskrivelser for å behandle grunnlag for lønnsutbetalinger, fravær og andre utbetalinger, bestillinger av varer og tjenester og grunnlag for postering i regnskapet som er i henhold til dette reglementet.  
  • Tilpasses anvisningsreglementet. Det er anledning til å utøve sin myndighet elektronisk i andre IT-system dersom IT-systemet tillater det og har betryggende prosedyrer.

• Hvis data innleses på fil til hovedsystem og grunnlaget ikke kommer fra et IT-system, så må dataene vært gjenstand for tilsvarende internkontroll som beskrevet i kulepunktet over. 

Dersom anvisningsmyndigheten ikke utøves i henhold til dette regelverket skal det meldes til nærmeste leder, og kan føre til tilbaketrekking av myndighet. 

 

Slik delegeres myndighet i Visma

Melding om myndighet eller endring av eksisterende myndighet gis i tilgangsportalen for Fakturabehdling og eHandel og til post.lonn@kristiansand.kommune.no for HRM for rollene rekvirent, konterer, attesterer og anviser. Alle ansatte får automatisk rollen som registrerer i HRM og Expense. Det er bare ansatte med anvisningsmyndighet som kan gi roller til andre ansatte. Når en ansatt trer ut av rolle sendes mail til post.lonn@kristiansand.kommune.no for roller i HRM. Roller som er bestilt i tilgangsportalen blir automatisk avbestilt når den ansatte sluttmeldes eller endrer arbeidssted. 

Det er anledning til å gi en begrenset myndighet på beløp og/eller kontostreng.

Etter epost fra direktør (eller stedfortreder) kan rådgivere i Økonomistyring og HR som har anvisningsmyndighet tildele roller.

 

Hjemmel

Saksnummer i P360

Dette reglementet er arkivert under sak 201917243 i kommunens arkivsystem.

 

Definisjoner

Personlige utbetalinger: variable utbetalinger til egen bankkonto, som for eksempel variabel lønn (ikke fast lønn), refusjon av utlegg og reiseregninger. 

Kontering/kontere: å påføre en faktura eller en bestilling den kontostrengen (ansvar, art, tjeneste, objekt, prosjekt og avtalenummer) som angir den regnskapmessige belastningen, inkludert merverdiavgiftskode.  

Attestasjon/attestering: å bekrefte. 

Anvisning/anvise: å godkjenne for utbetaling eller bestilling.

Virksomhet: er her en samlebetetegnelse for alle organisasjonsledd og kan være område, kommunalsjefsområde, enhet eller avdeling. 

Kommunens hovedsystemer:  er i denne sammenhengen Visma Fakturabehandling (mottak og behandling av inngående fakturaer), Visma eHandel (innkjøpssystem), Visma HRM (lønns- og personalsystemet) og Expense (reiseregningssystemet). Disse er fellessystemer som brukes overordnet i alle områder. 

 

Vedlegg