Hensikt

Hensikten ned dette dokumentet er å sikre at de som skal bli involvert i et prosjekt forstår sin rolle og ansvar. 

 

Gjelder for

Dette dokumentet gjelder ansatte som skal delta i et prosjekt. 

 

Ansvar for gjennomføring

Prosjekteier har ansvaret for gjennomføringen. 

 

Prosjektrolle og ansvar

Ved prosjektoppstart, i planleggingsfasen, utnevnes det en midlertidig organisasjon som skal gjennomføre prosjektet. Roller må defineres slik at alle i og utenfor prosjektet vet hvem som har hvilket ansvar og myndighet. Tydelig og avklarte roller er et viktig suksesskriterie for et vellykket prosjekt. Det er prosjekteier som er ansvarlig, slik at det blir en god prosjektledelse og godt gjennomført prosjekt.   

Hvem som skal delta i prosjektet avhenger av type prosjekt og arbeidsoppgavenes kompleksitet. Det må vurderes hvilken kompetanse som kreves, og på bakgrunn av det vurdere hvem som er aktuelle kandidater. Alle prosjekter må minimum bestå av prosjekteier, prosjektleder og prosjektdeltakere i en prosjektgruppe. 

 

Prosjektdeltakelse og samskaping med brukere/innbyggere og kommunens råd

I alle prosjekter er det avgjørende å involvere brukeren – den som skal bruke løsningen eller bli berørt av endringen. Det er også et ønske om å samskape og samhandle med innbyggerne i kommunen for å utvikle fremtidens løsninger for å nå våre samfunnsmål. Å samskape vil si å samarbeide likeverdig med både offentlige og private parter for å definere problemer, og designe og implementere nye og bedre løsninger. Brukeren/innbyggeren sitter ofte på verdifull innsikt og forståelse av problemstillingen, og har gode forslag til løsninger. Hensikten med samskaping og medvirkningen må kommuniseres tydelig til brukere/innbyggere. Som en del av samhandlingen må forventninger avklares: Hva kan påvirkes, og hva kan ikke? Hvem kan gjøre hva?

Det er viktig å sikre at alle stemmer blir hørt, også de som ikke roper høyest. Hva sier den representative stemmen? For å sikre samskaping og god brukermedvirkning må det utarbeides en plan for når, hvor og hvordan dette skal gjennomføres. Det må utarbeides en god plan for oppfølging av innspill og hvordan de skal bli ivaretatt. Reell brukermedvirkning innebærer at innspill faktisk blir tatt imot og brukt inn i arbeidet for å skape gode løsninger i fellesskap. Samskaping er en måte å arbeide med samfunnsutvikling på, der innbyggerne og kommunen sammen skaper et godt lokalsamfunn og jobber for å nå samfunnsmål for kommunen.

Se prosedyre forOppnevning og godtgjørelse av brukerrepresentanter - prosedyre. Kommunens råd involveres når prosjektet skal saksbehandles. Se Involvering av kommunens råd - prosedyre. 

 

Prosjektdeltakelse av tillitsvalgt og verneombud 

Tillitsvalgte og verneombud er verdifulle ressurser i organisasjonen og spiller en viktig rolle når det gjelder å ivareta ansattes interesser ved endringer i tjenesteutforming og fysiske arbeidsforhold.

Tidlig involvering er nøkkelen til suksess. Linjeleder/prosjekteier skal informere og rådføre seg med tillitsvalgte og verneombud “på et tidligst mulig tidspunkt.” Ved utarbeidelse av et mandat for konseptfase Prosjektmetodikk - Mandat for konseptfase i Idéfasen, skal det sendes en henvendelse til kontaktpersonen for tillitsvalgte. Se oversikt over tillitsvalgte på overordnet nivå. Sammen med kontaktpersonen finner man ut hvor det er mest hensiktsmessig at tillitsvalgte og/eller verneombud er representert – for eksempel i styringsgruppen og/eller prosjektgruppen. Det meldes tilbake hvem som skal delta i arbeidet. 

Dersom et prosjekt kommer frem til endring og/eller omstilling, må saken drøftes med alle tillitsvalgte og verneombud før endringen kan vedtas.  

 

Prosjekteier 

Prosjekteier er prosjektets oppdragsgiver, og vil derfor ha den største eierinteressen i prosjektet. Prosjekteier er prosjektets øverste ansvarlig og beslutningstaker. Prosjekteier bør ha en tett kobling til tjenestene. Det vil vanligvis være en områdedirektør eller kommunalsjef, avhengig av prosjektets betydning og omfang. Dersom prosjektet går på tvers av områder, vil prosjekteier være nærmeste leder som har overordnet ansvar for de ressursene som involveres/berøres av prosjektet.  

Prosjekteier er ansvarlig for: 

• å utarbeide et mandat
• å utnevne og lede styringsgruppen 
• å utnevne en prosjektleder 
• å sette toleransegrenser (tid, kostnad og kvalitet) 
• å vedta oppstart av prosjektfaser, evt. å ta initiativ for å utsette eller stoppe arbeidet dersom det er nødvendig 
• å kommunisere med ledelsen og linjeorganisasjonen for å sikre forankring og sørge for at endringer som påvirker prosjektet hensyntas 
• å sørge for prosjektets økonomiske rammer og sikre nødvendig finansiering 
• å sikre at nødvendige ressurser blir frigitt til prosjektet 
• å påse at fremdriftsplanen blir fulgt, og gjøre nødvendig tiltak dersom avvik oppstår 
• realisering av prosjektets målsetninger og gevinster 
• å sørge for at gevinstrealiseringsplanen forankres i tjenesteområdene og at organisasjonen settes i stand til å realisere gevinstene etter at prosjektet er avsluttet
• å sikre at prosjektet etableres iht. kommunens modell for prosjektstyring.

 

Styringsgruppe 

Styringsgruppen er et rådgivende organ. Prosjekteier er ofte leder av styringsgruppen og er den som beslutter. 
Størrelsen på styringsgruppen må være hensiktsmessig basert på prosjektets omfang. Det bør ikke delta flere enn nødvendig. Når prosjektet er ukjent, går på tvers av områder eller involverer flere er det nødvendig med en større gruppe.  

Medlemmene av styringsgruppen kan foreslås basert på kompetansebehovet som utgår fra interessentanalysen til prosjektet. Styringsgruppen bør også inneha kompetanse innen overordnet ledelse og prosjektstyring. 

Styringsgruppa er ansvarlig for: 

• å sikre at prosjektets kompetansebehov dekkes 
• å anbefale beslutningsunderlag til prosjekteier 
• å sikre at prosjektet ikke går utover sitt mandat og rammer (omfang, tid og kostnad)
• å gi prosjektleder tydelig delegert ansvar og ellers gi råd og støtte 
• å være en støttespiller for prosjektleder og bidra til å sikre nødvendig forankring i eget tjenesteområde. Styringsgruppen skal bidra til god dialog og samarbeid mellom prosjektet og linjeorganisasjonen og andre interessenter   
• å ha et tydelig eierforhold og ansvar for prosjektet, og stille krav til måloppnåelse og gevinstrealisering 
• å følge opp prosjektets utvikling og resultater regelmessig (anbefale nødvendige korreksjoner og retningslinjer) for å sikre nødvendig fremdrift 
• et kollektivt ansvar for prosjektets suksess eller fiasko.

 

Prosjektleder 

Prosjektleder har den daglige ledelsen av prosjektet. Prosjektledelse handler om å planlegge, organisere, styre og kontrollere prosjektet frem til ferdigstillelse av leveransen. Prosjektleder kan ha kompetanse innen fagfeltet, men trenger ikke, dersom vedkommende har med de rette fagressursene.  I store prosjekt delegeres alt faglig arbeid. Prosjektleders viktigste oppgave blir da å lede innenfor prosjektets rammer. Prosjektets størrelse og kompleksitet er det som setter krav til en prosjektleder. I mindre prosjekter, vil prosjekter måtte gjøre mer av det faglige arbeidet selv. 

 Prosjektleder er ansvarlig for: 

• å velge ut prosjektdeltakere, organisere ressursinnsatsen, delegere og følge opp oppgaver 
• å motivere og styre prosjektet slik at det til enhver tid er klar over prosjektets status, og at det når målene innenfor prosjektets rammer 
• å korrigere avvik – iverksette tiltak ved forsinkelse og overskridelser  
• å bidra til løpende god dialog omkring endring og utfordring i prosjektet 
• å følge opp kommunikasjonsplanen og gi nødvendig informasjon til interessentene 
• å sørge for at det er utarbeidet budsjett og følge opp prosjektregnskapet 
• å rapportere og sikre at beslutninger legges frem for styringsgruppen og prosjekteier 
• kontrakter til konsulenter/leverandører (dersom relevant) 
• å følge kommunens modell for prosjektstyring, sørge for tilstrekkelig dokumentasjon og arkivering.

 

Prosjektdeltakere i en prosjektgruppe 

Prosjektdeltakere er en felles betegnelse for alle som skal bidra til en definert oppgave knyttet til prosjektets aktiviteter, og som dermed er en del av prosjektgruppen. Det er viktig at prosjektdeltakerne involveres i detaljplanleggingen, og får et eierskap til planer der deres innsats er nødvendig. Prosjektgruppens sammensetning bør derfor bestå av nødvendig fagkompetanse for å oppnå prosjektets mål. For å ikke ha en for stor prosjektgruppe, kan det vurderes å innhente fagkompetanse når det er behov. Eventuelt kan en referansegruppe benyttes. Det bør ikke delta flere enn nødvendig i en prosjektgruppe.  

Prosjektdeltaker er ansvarlig for: 

• å inngå i prosjektgruppen med sin fagkompetanse, slik at alle relevante fakta blir innhentet, og at faglig utredninger og vurderinger blir utført 
• å utføre de arbeidsoppgavene som tildeles av prosjektleder, og levere i henhold til mål, tidsfrister og leveranser. Dersom det oppstår usikkerhet og/eller hindringer skal dette informeres om. Det forventes jevnlig rapportering til prosjektleder 
• å bidra aktivt med innspill i prosjektarbeidet og leverer innen fastsatte tidsfrister, maler og verktøy 
• å informere til egen linjeleder og bidra til å gjøre prosjektet kjent i linjeorganisasjonen
• å skape lojalitet til hverandre og prosjektet, og opptre samlet utad. 

 

Andre roller i prosjekter 

Det er et stort spekter av prosjekttyper i Kristiansand kommune. De ulike typene vil ha ulike behov for roller og kompetanse. Nedenfor følger en kort beskrivelse av noen andre utvalgte roller. 

Prosjektkoordinator  

Prosjektkoordinator skal støtte prosjektleder i arbeidet med å drive prosjektet. I tillegg til å utføre egne oppgaver, skal koordinator hjelpe til med oppdatering og bruk av metoder og verktøy.  

Referansegruppe 

Referansegruppe opprettes når prosjektet trenger spesiell kompetanse for å utvikle og/eller kvalitetssikre prosjektet. Referansegruppen vil ha en rådgivende funksjon, og ingen formell myndighet i prosjektet. 

Referansegruppen består av fagpersoner tilknyttet prosjektet som skal bidra med erfaring og nøkkelkompetanse, og gi sine vurderinger og innspill til prosjektet. 
 
Referansegruppens oppgaver: 

• å gi råd og veiledning i faglige spørsmål som gjelder planlegging, utførelse og resultatvurdering 
• å bidra ved prioritering av krav/forslag
• å komme med oppfatninger og meninger som kan tas til etterretning av prosjektlederen 

Prosjektøkonom   

Ved større prosjekter vil det være hensiktsmessig å ha bistand fra en økonom. Det kan være oppgaver som budsjettering og rapportering. Det kan også være aktuelt å utarbeide økonomiske gevinster og oppfølging av disse utover prosjektets varighet.  

 

Vedlegg og referanser

Struktur for medbestemmelse og partsarbeid

Hovedavtalen (del B § 3-4) og Veileder til Hovedavtalen (s. 17)

omstilling (arbeidstilsynet.no).

Partssamarbeid ( tillitsvalgt og ledelse ). 

Prosjektmetodikk - Generell beskrivelse av kommunens valgte prosjektmetodikk

Prosjektmetodikk - Gjennomgående temaer i prosjektfasene