Delegering fra kommunedirektøren v. 5.0

Hensikt

Hensikten med dette dokumentet er å klargjøre, beskrive og definere prinsipper for hvordan den administrative myndigheten skal delegeres fra kommunedirektøren.

 

Gjelder for

Alle ansatte med delegert myndighet.

 

1. Innledning

Dette prinsippdokumentet beskriver delegering av kommunedirektørens myndighet til kommunaldirektører samt prinsipper for videre delegering. Grunnlaget for dette dokumentet er det til enhver tid gjeldende delegeringsvedtak fra bystyret til kommunedirektøren, Delegering - reglement for delegering og innstilling i Kristiansand kommune

 

Dokumentet er et ledelses- og styringsverktøy mellom kommunedirektøren og kommunens øvrige ledere og skal bidra til å skape en felles ledelseskultur. 

 

Kommunedirektørens generalfullmakt  

Kommunedirektøren er gitt myndighet til å treffe vedtak i saker som ikke har prinsipiell betydning, så langt det ikke framgår av lov eller vedtak at bystyret selv skal fatte vedtak i saken, eller bystyret er pålagt ved lov eller selv har vedtatt å legge myndigheten til et annet organ.

 

Oversikt over hvilke særlover kommunedirektør har fått delegert vedtaksmyndighet for skal fremgå av KF Delegering.

 

2. Generelt om delegering

Krav til utøvelse av delegert myndighet 

All myndighet skal utøves i henhold til gjeldende lover og forskrifter, samt være i samsvar med politiske vedtak og øvrige administrative retningslinjer og instrukser. 

 

Den som delegerer myndighet, har ansvar for hvordan den man gir myndighet anvender den delegerte myndigheten. Den som delegerer har derfor tilsyns- og kontrollansvar, og kan gi instruksjoner med hensyn til utøvelsen av den delegerte vedtaksmyndigheten. 

 

Videredelegering 

Delegert myndighet kan delegeres videre, helt eller delvis, hvis ikke noe annet følger av lov, forskrift eller vedtatt delegeringssperre. 

 

Tilbakekalling av delegert myndighet og omgjøringsrett 

Delegering av myndighet innebærer ikke frasigelse av myndighet.  Den som har delegert myndighet til andre, kan trekke myndigheten tilbake. Dette gjelder også for enkeltsaker. Den som har delegert myndighet, kan av eget tiltak omgjøre vedtak fattet av den som har fått delegert vedtaksmyndighet, men kun innenfor de rammer som gis i forvaltningsloven § 35.  

 

3. Saker av prinsipiell betydning

Bystyret har i delegeringsreglement, (vedtatt 11.10.2023) gitt kommunedirektøren myndighet til å treffe vedtak i saker som ikke har prinsipiell betydning

 

Når det gjelder hva som er saker av prinsipiell betydning, vises det til Prop 46 L (2017-2018) s 64 som henviser til Ot.ptp.nr. 42 (1991-92) s 277: 

Hva som er «av prinsipiell betydning», må avgjøres ut fra vedtakets karakter og konsekvenser, ut fra kommunens størrelse, og ut fra en vurdering av i hvilken utstrekning de mer prinsipielle sidene av den aktuelle avgjørelse må anses klarlagt ved prinsippavgjørelser, instrukser eller tidligere praksis. Det forhold at et mindretall blant de folkevalgte er uenige med dette, og ønsker en kursomlegging, vil ikke i seg selv medføre at saken anses av «prinsipiell betydning», så lenge det ikke er inntrådt nye omstendigheter som medfører at det er en nærliggende mulighet for at det vil være mulig å oppnå flertall for en slik omlegging nå.

 

Eksempler på saker som ikke er prinsipielle:

  • Utlegge reguleringsforslag til offentlig ettersyn i samsvar med Pbl. § 12-10
  • Erklæringer som skal tinglyses eller slettes i relasjon til plan- og bygningslovens bestemmelser

 

Vedtak her vil være retningsgivende for tilsvarende saker i ettertid.

 

4. Kommunedirektørens delegering til direktører

Direktør for helse og mestring, direktør for oppvekst, direktør for kultur og innbyggerdialog, direktør for by- og stedsutvikling, direktør for organisasjon, direktør for samhandling og innovasjon samt direktør for økonomi (heretter omtalt som alle direktører) gis myndighet til å treffe avgjørelser innen deres respektive ansvarsområder i saker som ikke har prinsipiell betydning.

 

Dersom det er tvil om saken er prinsipiell eller ikke, tas saken opp med kommunedirektøren.  Det legges vekt på vedtakets prinsipielle betydning og dets konsekvenser. Dersom kommunedirektør vurderer at en sak er av prinsipiell betydning, skal den legges fram for formannskap eller det aktuelle utvalg for avgjørelse. 

 

Kommunedirektørens videredelegering skal fremgå av KF Delegering. 

Stedfortreder

Stedfortrederrollen kan inntre ved planlagt eller ikke-planlagt fravær.Ved planlagt fravær orienteres stedfortrederen av direktøren i forkant. Direktørene orienterer også kommunedirektøren. Ved ikke-planlagt fravær vil stedfortrederrollen inntre i forbindelse med akutte og/eller plutselige hendelser der kommunedirektøren/direktøren ikke selv kan meddele sitt fravær.

 

Stedfortreder overtar alle fullmakter i kommunedirektørens/direktørens fravær og overtar ansvaret for beslutninger knyttet til daglig drift. Beslutningene skal tas i tråd med gitte styringssignaler og de rammer og mål som er satt for kommunen.

 

Direktør for organisasjon som fungerer kommunedirektør i dens fravær. 

 

Adgang til videredelegering

Med mindre annet fremkommer av dette dokumentet kan alle direktører innenfor sine ansvarsområder videredelegere sin myndighet til underordnede som de har organisasjons- og instruksjonsmyndighet over, dersom dette ikke er i strid med lov, forskrift eller instruks fra kommunedirektøren, og delegering fremstår som faglig forsvarlig.

 

Videredelegering av avgjørelsesmyndighet vil kunne variere i de ulike områdene. Direktørenes  videredelegering skal fremgå av KF Delegering. 

 

Delegeringen skal være tydeliggjort og skriftlig i sak- og arkivsystemet (P 360) og i Kvalitetssystemet i tråd med Videredelegering av administrativ myndighet fra direktør - prosedyre

 

Ved delegering av myndighet til å treffe enkeltvedtak, skal det sikres at enkeltvedtak signeres med to underskrifter for å ivareta hensynet til kontroll. En signatur kan godtas i saker, så fremt direktør finner det hensiktsmessig.

 

5. Budsjett- og anvisningsmyndighet og økonomiansvar

Alle direktører gis budsjett- og anvisningsmyndighet for drifts- og investeringsbudsjettet innen sitt ansvarsområde.

 

Nærmere angivelse av myndigheten gis i kommunens styrende dokumenter.

Økonomireglement 

Anvisningsreglement

 

Kun økonomidirektøren har fullmakt til å avgjøre saker om betalingsutsettelse og betalingsettergivelse, i henhold Kredittstyring - policy. Fullmakten kan delegeres videre i område Økonomi.

 

Regnskapssjefen gis anvisningsmyndighet for belastning av renter, avdrag, forsinkelsesrenter, bankgebyrer og utgifter som skal fordeles på flere områder. Regnskapssjefen gis også anvisningsmyndighet for utbetalinger fra balanseregnskapet. Regnskapssjefen gis myndighet til å delegere denne myndigheten innen eget kommunalsjefområde.

 

6. Personalmyndighet

Kommunedirektørens personalfullmakt 

Kommunedirektør har det løpende personalansvaret for den enkelte, inkludert ansettelse, oppsigelse, suspensjon, avskjed og andre tjenstlige reaksjoner, hvis ikke noe annet følger av lov, jf. kommuneloven § 13-1 siste ledd. Kommunedirektør beslutter antall og type stillinger innenfor alle tjenesteområder, innenfor vedtatt budsjett. Bystyret vedtar at kommunedirektør har fullmakt etter gjeldende Hovedtariffavtale og Hovedavtale, herunder lokale lønnsforhandlinger og godkjenning av sentrale særavtaler. Myndigheten omfatter forhandlinger vedrørende ansattes lønns- og arbeidsvilkår, innenfor de rammer og retningslinjer bystyret og formannskapet har gitt.  

 

Myndighet i personalsaker

Alle direktører gis myndighet til å treffe avgjørelser i personalsaker hvor dette ikke i henhold til særskilt lov eller bestemmelse er tillagt annet organ eller kommunedirektøren selv. Myndigheten er begrenset til avgjørelser innenfor budsjettets rammer.

 

Myndigheten kan delegeres videre til ledere med personalansvar. Det samme gjelder myndighet til å gjennomføre medarbeidersamtaler og å behandle søknader om permisjon. Eventuelle unntak skal begrunnes skriftlig og forelegges kommunedirektøren for vurdering og godkjennelse.

Permisjonsreglement

Sykefraværsoppfølgingsprosess

Utviklingssamtale (medarbeidersamtale) - prosedyre for gjennomføring

Avslutning av arbeidsforhold, f.eks. ved oppsigelse

 

Kommunens regler og retningslinjer skal praktiseres slik at det i størst mulig grad oppnås lik praksis i hele kommunen.

 

Opprettelse av stillinger

Alle direktører gis under forutsetning av varig budsjettdekning, fullmakt til å opprette stillinger. Vedtak med beskrivelse av hjemmel og finansiering skal være skriftlig i kommunens arkivsystem.

 

Oppsigelse av stillinger

Myndighet til å treffe vedtak om oppsigelse, avskjed og suspensjon etter arbeidsmiljøloven skal i utgangspunktet tilligge den enkelte direktør. Myndigheten kan videredelegeres til kommunalsjef dersom direktøren finner det hensiktsmessig.

 

Ansettelsesmyndighet

Ansettelser delegeres til den enkelte direktør, kommunalsjef og enhetsleder, ev annen leder med personalansvar som direktøren vurderer egnet. Den som får delegert myndigheten skal se til at det oppnevnes ansettelsesutvalg i den enkelte sak.

Ansettelsesreglement

 

Vedtak om innføring av ansettelses- og vikarstopp fra 21. oktober 2024

  1. Kommunedirektøren innfører vikar- og ansettelsesstopp med virkning fra 21. oktober 2024
  2. Det innebærer at alle stillinger vurderes og godkjennes av den enkelte direktør, eller den direktør bemyndiger
  3. Beslutningen gjelder inntil den blir opphevet av kommunedirektøren

Konsekvens

Dette innebærer at ansettelsesmyndigheten som er delegert gjennom kommunens delegeringsreglement til kommunens ledere midlertidig er trukket tilbake av kommunedirektøren.
 
Alle stillinger skal fra 21. oktober 2024 vurderes og godkjennes av den enkelte direktør, eller den direktør bemyndiger.
 
Oppfølging av VIA saker gjennomføres som vanlig.
 
Direktøren skal foreta en helhetlig vurdering om:
  1. det er budsjettmessig dekning for at stillingen kan utlyses, det vil si at driften i den aktuelle organisasjonsenheten er i økonomisk balanse
  2. og/eller om oppgaver kan tas bort, løses på tvers av områder gjennom effektivisering eller andre tilpasninger som gir mulighet for hel eller delvis stillingsreduksjon.
  3. og/eller den aktuelle stillingen er virksomhetskritisk for det aktuelle området eller kommunen, knytter seg til en definert bemanningsnorm eller stillinger er spesielt vanskelig å rekruttere til.
Eksempler på slike stillinger som nevnt i pkt. 3 kan være:
  • Undervisningspersonell i skole
  • Personell i barnehager innenfor definert bemanningsnorm
  • Leger, sykepleiere, vernepleiere, helsefagarbeidere
  • IT drift og sikkerhet.
En innføring av ansettelses- og vikarstopp vil kunne få konsekvenser for organisasjonens kapasitet.
 
I hvert direktørområde vil oppgaver knyttet til lovpålagte tjenester skjermes, men nivået på tjenesten må vurderes og det må vurderes om oppgaver kan omfordeles/overtas av andre.
 
For å sikre ivaretakelse av ansatte som blir berørt av en ansettelses- og vikarstopp er det viktig at det gjennomføres en forenklet ROS-analyse for å bli bevisst konsekvensene, samt at den lokale medbestemmelsesgruppen involveres.
 

Myndighet i henhold til gjeldende hovedtariffavtale (HTA) og hovedavtale (HA):

Kommunedirektøren fastsetter lønn for direktører.

 

Fullmakt for fastsetting av lønn ved tilsetting for ansatte i kap. 3.4.2 og 3.4.3, ledere i kap. 4 og ansatte i kap. 5 delegeres til direktørene i området, i samsvar med retningslinjene i Lokal lønnspolitikk med administrative vedlegg lokal lønnspolitikk[1].

 

Fastsetting av lønn ved tilsetting for ansatte i kapittel 4 ( eksklusive ledere) foretas av nærmeste leder med personalansvar. Lønnsfastsettelse ut over garantilønn i Hovedtariffavtalen og lokalt etablerte tillegg skjer etter anbefaling fra kommunalsjef. Lønnsvedtak fattes i slike tilfeller av Forhandlingsleder.

 

Lokale forhandlinger etter HTA kap. 3 pkt. 3.4.1 C gjennomføres av kommunedirektøren med bistand fra Forhandlingsleder.

 

Lønnsforhandlinger etter Hovedtariffavtalen kapittel 3.4.2, 3.4.3 og kapittel 5.1 delegeres til direktøren i det enkelte område. Fullmakten kan ikke videredelegeres. 

 

Lønnsforhandlinger etter Hovedtariffavtalen kapittel 4, 5.2 og 3.4.4 delegeres til organisasjonsdirektøren. Organisasjonsdirektørens fullmakter videredelegeres til Forhandlingsleder.

 

Det er kommunedirektøren som godkjenner forhandlingsresultatet etter lønnsforhandlingene i medhold av HTA kap 3, 4 og 5.

 

Ferieloven

Den enkelte direktør, kommunalsjefer og enhetsleder gis myndighet til å treffe avgjørelser etter ferieloven innen egen enhet.

 

Myndighet til å foreta organisasjonsendringer

Alle direktører gis myndighet til å gjennomføre organisasjonsendringer på alle nivå i eget område. Myndigheten kan ikke delegeres videre. Alle endringer, uavhengig av omfang, skal fremlegges for vurdering og godkjenning av direktør. 

 

Se også prosedyrer for endring i organisasjonsstruktur.

 

7. Internkontroll

Alle direktører har ansvar for å følge opp kommunedirektørens føringer for en tilfredsstillende internkontroll. Ansvar og myndighet for internkontroll er beskrevet i Kristiansand kommunes internkontrollpolicy, Internkontrollpolicy

 

Alle direktører gis myndighet til å godkjenne dokumenter som skal tas inn i eget område i Kvalitetssystemet.

 

8. Informasjonsmyndighet

Alle direktører gis myndighet til å informere om sitt ansvarsområde internt. Alle direktører kan offentlig gi informasjon innenfor sitt ansvarsområde. Slik informasjon skal være i tråd med vedtak truffet i overordnet organ.

 

I kontroversielle saker orienteres respektive direktører fortløpende.

 

9. Arkivmyndighet

I henhold til kommuneloven og arkivforskriften har kommunedirektøren som øverste administrative leder ansvar for kommunens arkiv. Kommunedirektøren har også ansvar for at organiseringen og oppfølging av arkivarbeidet er i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. 

 

Kommunen ved kommunedirektøren har i tillegg ansvar for at underliggende virksomheter får nødvendige veiledninger og råd i forhold til arkiv. Dette omfatter også eventuelle offentlige utvalg som kommunen nedsetter. 

 

Direktør for organisasjon delegeres myndighet innen arkivtjenestens virkeområder. Myndigheten delegeres videre til arkivsjef.

 

10. Informasjonssikkerhet og personvern

Kommunedirektøren delegerer oppgaver som gjelder behandling av personopplysninger til hver enkelt ansatt og i tråd med policydokument for informasjonssikkerhet og personvern (Ikke tilgjengelig).  

 

11. Søksmålskompetanse

Alle direktører delegeres myndighet til å:

  • Beslutte saksanlegg, herunder ta ut stevning, forliksklage og begjære midlertidig sikring
  • Beslutte bruk av rettsmidler, herunder anke
  • Forlike rettstvister i og utenfor rettergang

 

Myndigheten er begrenset til å gjelde saker som ikke er av prinsipiell betydning. Kommunedirektøren skal holdes løpende orientert. Plikt til løpende orientering gjelder ikke i saker etter barnevernloven. 

 

Alle direktører delegeres myndighet til å:

  • Følge opp saker for forliksråd og domstolene der kommunen er part
  • Inngi tilsvar og øvrige prosesshandlinger
  • Frafalle krav om sakskostnader
  • Ta stilling til resultatet av konfliktrådsbehandling
  • Ta stilling til forelegg utferdiget mot kommunen

 

Den enkelte direktør delegeres myndighet til å anmelde straffbare forhold på vegne av kommunen, med mindre saken er av prinsipiell betydning. Myndigheten kan videredelegeres dersom direktør finner det hensiktsmessig. Videredelegeringen skal være skriftlig.

 

Leder for barneverntjenesten gis myndighet til å beslutte om kommunen skal gå til søksmål eller anvende rettsmidler til ivaretakelse av kommunens interesser og myndighet i saker etter barnevernloven.

 

Direktør for helse og mestring kan delegere myndighet etter helse- og omsorgstjenesteloven kap. 10 til assisterende direktør for helse- og mestring, som kan delegere videre.


Kommunalsjef for forvaltning og koordinering i Helse og mestring gis myndighet til å begjære tvangsfullbyrdelse i husleiesaker, jfr tvfbl. §4-1 og § 13-2, tredje ledd, som kan delegere videre til enhetsleder og avdelingsleder i eget kommunalsjefområde.

 

Kommunalsjef eiendom gis myndighet til å begjære tvangsfullbyrdelse i husleiesaker, jfr tvfbl. §4-1 og § 13-2, tredje ledd. Denne myndigheten kan delegeres videre til enhetsleder bolig.

 

Regnskapssjefen gis myndighet til å begjære tvangsfullbyrdelse i husleiesaker, jfr tvfbl. §4-1 og § 13-2 , tredje ledd bokstav a samt å begjære tvangsfullbyrdelse i forbindelse med innkreving av andre kommunale krav. Denne myndigheten kan delegeres videre til saksbehandlere i kommunalsjefsområdet. 

 

Prosessfullmakt

Advokatene ved kommuneadvokatkontoret gis alminnelig prosessfullmakt på vegne av kommunen i medhold av tvisteloven § 3-4.

 

12. Myndighet til å underskrive dokumenter

Bystyret har gitt kommunedirektøren myndighet til å underskrive på kommunens vegne i alle saker som i det vesentlige gjelder formuesverdier eller personalsaker, herunder: 

  • Avtaledokumenter
  • Kontrakter 
  •  Søknader 
  • Gjeldsbrev 
  • Skjøter
  • Garantier

Eventuelle grenseverdier for kommunedirektørens fullmakt til å inngå enkeltkontrakter fremgår av økonomireglementet, vedtatt av bystyret.  

 

I tråd med den videredelegerte myndigheten fra kommunedirektør gis alle direktørene fullmakt til å underskrive dokumenter på vegne av kommunen innen sitt område.

 

Direktør for by- og stedsutvikling gis myndighet til å gjennomføre anskaffelser i henhold til regelverket for offentlige anskaffelser i tråd med kommunens innkjøpspolicy og til å inngå påfølgende kontrakter, innen sitt område. Fullmakten kan kun delegeres videre til stabsleder prosjekt som kan delegere videre innen egen stab.

 

Direktør for økonomi gis myndighet til å gjennomføre anskaffelser i henhold til regelverket for offentlige anskaffelser i tråd med kommunens innkjøpspolicy, og til å inngå påfølgende kontrakter, for hele kommunen. Fullmakten kan kun delegeres videre til innkjøpssjefen som kan delegere videre innen eget kommunalsjefområde.

 

Det er kun direktør for by og stedsutvikling (og eventuelt de det videredelegeres til) som gis myndighet til å inngå leieavtaler for fast eiendom med varighet mer enn 12 måneder. Signering forutsetter at leieavtalen er godkjent av budsjettansvarlig og innenfor budsjettrammene der avtalen skal belastes.

 

13. Myndighet ved kriser og katastrofer 

Bystyret har gitt kommunedirektøren utvidede fullmakter i krisesituasjoner og under katastrofer. 

 

Ved krisesituasjoner og under katastrofer skal kommunedirektøren etablere en kriseledelse.

 

I situasjoner der kommunens innsats ledes av kriseledelsen, har kommunedirektøren fullmakt til å:

  1. Utøve den kommunale myndighet som hendelsen krever, og beslutte iverksetting av de  nødvendige tiltak.
  2. Disponere et nødvendig beløp til
    • skadebegrensning og sikringstiltak for å verne liv, materielle verdier og miljø.
    • hjelp ved umiddelbart behov for opprydding og utbedring av skader.
    • påtrengende hjelp til personer som er rammet av krisen.
    • andre tiltak som anses påkrevet.
  3. Foreta midlertidig stans i kommunal virksomhet for å omdisponere ressurser.

 

De økonomiske disposisjonene, sammen med rapport om kommunens innsats, legges snarest mulig etter hendelsen fram til politisk behandling.

 

I kommunedirektørens fravær er myndigheten tillagt kommunedirektørens stedfortreder. Kommunedirektøren delegerer myndigheten til beredskapssjef som blir tillagt ansvar for spesielle oppdrag i tilknytning til kommunens innsats under den ekstraordinære situasjonen.

 

Roller og ansvar

Alle ledere som har fått delegert myndighet er ansvarlig for:

  • å avklare behovet for å delegere myndighet videre.
  • å sikre at videredelegeringen er godt kjent i organisasjonen.
  • å sikre at den som får delegert myndighet har den kompetanse som skal til for å utøve delegering på en forsvarlig måte.

 

Eierskap og implementering 

Kommunedirektøren er ansvarlig for implementering og direktørene skal følge dette opp i linjen.

 

Definisjoner

Ingen.

 

Vedlegg og referanser

[1] Inntil lønnspolitikken er vedtatt forutsettes det enighet med Forhandlingsleder om lønnsfastsettelsen. Ved uenighet avgjør kommunedirektøren lønn.