Hensikt

Prosedyren definerer først og fremst frister og interne rutiner for saksbehandling og oppfølging av politiske saker. 

All saksbehandling skal følge prosess for fullført saksbehandling for politiske saker.

 

Gjelder for

Alle ansatte i Kristiansand kommune.

 

Beskrivelse

Utsendelse av innkalling og sakspapirer

• Innkalling og sakspapirer til møter i folkevalgt organ skal som hovedregel sendes ut senest syv dager før møtet, og på et tidspunkt som gjør det mulig for partiene å drøfte dem på gruppemøter (mandager).
• Areal- og miljøutvalgets papirer sendes ut ni dager før møte grunnet varsel om befaringer. 
• Saker om økonomiplan, årsbudsjett og skattevedtak skal sendes ut senest 14 dager før møtet.

 

Generelle rutiner 

• Saksbehandler melder saken opp i P360 til de råd og utvalg saken skal behandles i. Involvering av kommunens råd - prosedyre
• Saksbehandler ivaretar fullført saksbehandling, og sikrer de elektroniske godkjenningene som trengs for å ferdigstille sakene. 
• Direktør eller eventuell stedfortreder har dialog med sin utvalgssekretær og saksbehandlere. 
• Direktør i samråd med utvalgsleder setter opp saksliste og program for møtet. 
• Direktør melder inn komplett saksliste med orienteringer til utvalgssekretæren så fort dette er klart og i god tid før fristen for innlevering av saker. 
• Utvalgssekretæren sender saksliste og dokumenter til folkevalgte innen fristen og senest syv dager før møtet. 
• Utvalgsleder kan beslutte at saksdokumenter skal sendes ut tidligere enn fastsatt i instruksen. I så fall justeres innleveringsfristen til utvalgssekretærer tilsvarende. 
• Møteprotokoll produseres snarest og uten ugrunnet opphold etter møtet er avholdt. 
• Saksbehandler mottar saksprotokoll og vedtaksoppfølging i P360 for videre behandling i tråd med fullført saksbehandling.. 

 

Frister for godkjenning av politiske saker i P360

• Kommunedirektøren fastsetter sin frist for når hun senest må ha sakene for å rekke frist for utsendelse til utvalgene.  
• Områdedirektørene fastsetter sine frister for når de senest må ha sakene for å rekke frist for utsendelse til utvalgene. 
• Saker levert etter frist blir utsatt til neste politiske møte 
• Saksfremlegg sendes til godkjenning på arbeidsflyt i P360 

 

Saker som skal avgjøres endelig i hovedutvalg:

• Saksbehandler sender saken til godkjenning hos områdedirektøren senest tolv dager før hovedutvalgsmøtet. Unntak: Kultur- og idrettsutvalget, tretten dager før møtet. 
• Områdedirektør godkjenner saken senest dagen før utsending av sakspapirer til hovedutvalgsmøtet. 

 

Saker som skal via et hovedutvalg og videre til behandling i formannskap/ bystyre:

• Saksbehandler sender saken til godkjenning hos områdedirektøren senest tolv dager før hovedutvalgsmøtet. Unntak: Kultur- og idrettsutvalget, femten dager før møtet. 
• Områdedirektøren godkjenner saken senest torsdag uka før hovedutvalgsmøtet. Unntak: Kulturdirektøren, tretten dager før møtet. 
• Kommunedirektøren godkjenner saken senest dagen før utsendingen av sakspapirer til hovedutvalgsmøtet. 

 

Saker som skal til direkte til formannskapet/ bystyret uten å gå veien om et hovedutvalg:

• Saksbehandler sender saken til godkjenning hos områdedirektørene senest tirsdag, femten dager før møtet. 
• Direktøren til kommunedirektøren: Innen torsdag, tretten dager før møtet. 
• Kommunedirektøren til formannskapssekretæren: Innen tirsdag uka før formannskapsmøtet, åtte dager før møtet.