Hva er fullført saksbehandling? 

Kommunelovens §13-1 3. ledd krever at kommunedirektøren skal "... påse at saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet. Utredningen skal gi et faktisk og rettslig grunnlag for å treffe vedtak".

Fullført saksbehandling er arbeidsformen som hjelper oss å få oppfylle disse kravene. Dette er hovedlinjene i fullført saksbehandling: 

• et problem (sak) behandles og en løsning (forslag til vedtak) presenteres i så fullført form at det kun står igjen for folkevalgte organer å godkjenne eller vedta (eventuelt forkaste) vedtaket.  
• saksbehandlingen skal utføres på det lavest mulige nivå i organisasjonen, og på et nivå som har de nødvendige kvalifikasjoner til en forsvarlig behandling av saken. Saksbehandlingen skal gjøres ferdig der, med forslag til vedtak i beslutningsorganet.
• det organisasjonsledd som blir overlatt saksbehandlingen, har rett og plikt til å innhente opplysninger fra alle ledd i og utenfor organisasjonen, og trekke konklusjoner på et totalt samordnet grunnlag og gi forslag til vedtak. 

Prinsippet for fullført saksbehandling skal være i samsvar med kommunelovens forutsetninger, bl.a. med siktemål å få et klart skille mellom administrativ og politisk saksbehandling. Dette skillet illustreres ofte som et timeglass hvor kommunestyret er den øverste delen og byråkratiet den nederste - kommunedirektøren er "flaskehalsen" i midten som er koblingen mellom politikk og administrasjon. Dette er nærmere forklart i kapittel 3 i Helhetlig virksomhetsstyring.

• det ivaretar etablerte ledelses- og samarbeidsrutiner på en ryddig måte
• administrasjonen framstår som en felles enhet
• det er en enkel og praktisk form for saksbehandling
• medarbeidernes motivasjon øker som følge av klarere ansvar for egne saker.

Tre perspektiver i fullført saksbehandling:

• «Horisontalt»-perspektiv – saken skal være fullt opplyst. Saksbehandler skal innhente synspunkter fra alle berørte parter. Uenighet skal komme frem. (Kommune-)direktør konkluderer.
• «Vertikalt»-perspektiv – utredningen er helt ferdig når den legges fram for politisk behandling, ingen «påtegninger» underveis i den politiske behandlingen. Stiles til politisk organ som skal fatte endelig vedtak.
• «Sirkulært»-perspektiv – endelig politisk vedtak kommer tilbake til saksbehandler som så er ansvarlig for å iverksette vedtaket og informere berørte parter (uten ugrunnet opphold). Kommer en ny funksjon i P360 om vedtaksoppfølging.

Viktige forutsetninger for fullført saksbehandling

Kommunedirektørens ansvar

Fullført saksbehandling krever at kommunedirektør blant annet må praktisere reell delegering. Dette har kommunedirektøren gjort i kommunens overordnede delegeringsreglement(Gyldig)  . Videre må kommunedirektøren sørge for at det avsettes avsette tilstrekkelig tid til drøfting av sakene. Gjeldende retningslinjer og politiske vedtak/målsettinger må gjøres kjent for alle (både for administrasjon og innbyggere). Saker som vedrører flere områder/enheter/avdelinger må samordnes.

Direktørens ansvar

Direktørene må fordele sakene delegere saksbehandlingen internt i sitt område. Videre er det direktørens ansvar å informere, støtte, motivere og gi nødvendig opplæring i fullført saksbehandling. Direktøren skal også sørge for at sakene er drøftet og klarert med kommunedirektøren på forhånd, og er ansvarlig for at saken blir fulgt opp. 

Ulike typer politiske saker/sjangre

• Høringsuttalelser
• Svar på oversendelser
• Forskrifter, retningslinjer
• Byggesaker
• Reguleringsplaner
• Planer, strategier, meldinger
• Rapporter, beretninger
• Evalueringer
• Budsjettsaker
• Regnskap
• Tilskuddssaker
• Navnesaker
• Administrative saker

Listen er ikke uttømmende.

Definisjoner

Forsvarlig utredet: Når en sak er forsvarlig utredet må avklares fra sak til sak og vil avhenge av kompleksiteten i saken og betydningen av vedtaket. Kommunedirektøren må konkludere på et riktig faktisk og rettslig grunnlag, og med en saklig og objektiv vurdering av alle relevante momenter i saken.

Nyttige lenker