Hensikt
Hensikten med dette dokumentet er å gi en samlet beskrivelse av porteføljestyringen i kommunen, altså hvordan vi velger ut hvilke prosjekter som skal startes, og hvordan vi følger opp leveransene. Dokumentet bygger på metodikken Management of Portfolios, og utdyper Prosjekt-, program- og porteføljestyring - policy .
Dette dokumentet gjelder primært for ledere som deltar i et porteføljestyre og porteføljeforvaltere/prosjektansvarlige for de ulike delporteføljene. Dokumentet er også relevant for prosjektledere, linjeledere, og linjeledere i rollen som prosjekteier.
Porteføljeforvaltere/prosjektansvarlige og deltakere i porteføljestyret er ansvarlige for at stegene gjennomføres.
Porteføljestyring dreier seg om å identifisere, prioritere og iverksette prosjekter og programmer, samt følge opp leveransene. Porteføljen er samlingen av alle besluttede og pågående prosjekter og programmer som skal sikre at kommunen når sine strategiske mål.
Porteføljestyringen har i seg selv fem mål:
Porteføljestyringsmetodikken deler arbeidet i to: porteføljedefinering og porteføljeleveranse. Porteføljedefinering handler om hvordan kommunen velger ut hvilke prosjekter som skal startes, mens porteføljeleveranse handler om hvordan prosjektene som pågår følges opp på et overordnet nivå. Det som gjøres i porteføljedefineringen skjer etter hverandre, mens det som gjøres i porteføljeleveransen skjer samtidig. I tillegg kommer "organisasjonens energi" som handler om i hvilken grad organisasjonen viser vilje, evne og oppførsel til å nå målene som er satt.
Før arbeidet med å velge ut hvilke prosjekter som skal startes kan begynne, må idéer, ønsker og behov være identifisert og meldt inn. Det vil være flere kanaler forslag kommer inn gjennom, blant annet gjennom politiske bestillinger, nasjonale pålegg og den årlige økonomiplanprosessen. Det er lagt til rette for at idé- og forbedringsforslag kan registreres i kvalitetssystemet.
Arbeidet med å definere porteføljen, altså å velge ut hvilke prosjekter som skal startes, vil skje i to trinn:
Å forstå porteføljen betyr å sikre en oversikt over nåværende portefølje og nye initiativ ved å beskrive status, planer og prognoser for kostnader, gevinster og risiko knyttet til leveranser og gevinstrealisering.
Oversikt over status i prosjekter som pågår finnes i Styringsportalen.
Å kategorisere prosjektene betyr å organisere dem i grupper, segmenter eller delporteføljer i henhold til strategiske mål eller andre kriterier som vurderes som hensiktsmessige. Kommunen har delt inn prosjekter av samme type i følgende delporteføljer:
Delporteføljene kan ved behov dele inn sine prosjekter i underkategorier.
Å prioritere prosjektene betyr å gi prosjektene i delporteføljene en rangering basert på ett eller flere definerte prioriteringskriterier. Kriteriene bør være tilpasset den enkelte delporteføljen. Prioriteringen gir et bedre grunnlag for å vurdere hva som er en hensiktsmessig balanse mellom risiko og gevinster i porteføljen. Prosedyre for prioritering av digitaliseringsprosjekter i Digitaliseringsprosjekter - prioritering av prosjektforslag - prosedyre for skåring som kan brukes som eksempel. Her er det valgt å sortere kriteriene under overskriftene ønskelig, oppnåelig og kostnadseffektivt. Prosjektet ender opp med en poengsum mellom 0 og 100. Merk at poengsummen alene ikke avgjør om et prosjekt skal startes eller ikke. Andre faktorer som politiske bestillinger og nye lovkrav kan spille inn, og gjøre at prosjekter med lav skår går foran prosjekter med høy skår.
| Ønskelig | Beskrivelse | Vekt | Skår | Vektet skår |
| Understøtter strategiske mål (periodemål i økonomiplanen) |
Har ingen direkte knytning til periodemål = 0 Vil gi et lite bidrag til å nå ett eller flere periodemål = 1 Vil gi et stort bidrag til å nå ett eller flere periodemål = 2 Prosjektet er alene nok til å nå ett eller flere periodemål = 3 |
20 % | 0,00 | |
| Gevinstpotensial | Det er ikke identifisert oppnåelige gevinster = 0 Det er identifisert oppnåelige gevinster med lav viktighet = 1 Det er identifisert oppnåelige gevinster av middels viktighet = 2 Det er identifisert oppnåelige gevinster av høy viktighet = 3 |
10 % | 0,00 | |
| Forankring i ledelsen | Prosjektet er forankret i et område, men har motstand i et eller flere andre områder = 0 Prosjektet er forankret i et område, uten motstand i andre områder = 1 Prosjektet er forankret i mer enn ett område = 2 Prosjektet har samlet forankring i kommunedirektørens ledergruppe = 3 |
10 % | 0,00 | |
| Oppnåelig | Beskrivelse | Vekt | Skår | Vektet skår |
| Tilgang på folk med riktig kompetanse til riktig tid | Nødvendige ressurser er ikke tilgjengelige i prosjektperioden = 0 Nødvendige ressurser kan allokeres, på bekostning av andre oppgaver = 1 Nødvendige ressurser kan allokeres uten at det går på bekostning av andre oppgaver = 2 Ressurser er allerede allokert i prosjektperioden = 3 |
10 % | 0,00 | |
| Finansiering | Prosjektet er ikke finansiert = 0 Prosjektet finansieres av området = 1 Prosjektet er delvis eksternt finansiert = 2 Prosjektet er helt eksternt finansiert = 3 |
10 % | 0,00 | |
| Risiko for manglende måloppnåelse | Det høy risiko for at målene ikke oppnås = 0 Det middels risiko for at målene ikke oppnås = 1 Det lav risiko for at målene ikke oppnås = 2 Det ingen risiko for at målene ikke oppnås = 3 |
10 % | 0,00 | |
| Kostnadseffektivt | Beskrivelse | Vekt | Skår | Vektet skår |
| Kan pengebruken forsvares? | Konseptvalget vurderes til å gi svært lite resultat sett i forhold til kostnadene = 0 Konseptvalget vurderes til å gi mindre gode resultater sett i forhold til kostnadene = 1 Konseptvalget vurderes til å gi gode resultater sett i forhold til kostnadene = 2 Konseptvalget vurderes til å gi svært gode resultater sett i forhold til kostnadene = 3 |
20 % | 0,00 | |
| Tilbakebetalingstid | Prosjektet betaler seg ikke tilbake i løpet av ti år = 0 Prosjektet betaler seg selv i løpet av ti år = 1 Prosjektet betaler seg selv i løpet av tre år = 2 Prosjektet betaler seg selv i løpet av første driftsår = 3 |
10 % | 0,00 | |
| Prosjektskår | 0 | |||
Å balansere porteføljen betyr å sikre at den inneholder prosjekter som:
Å planlegge vil si å sammenstille informasjon fra porteføljedefineringen og lage en samlet plan som kan besluttes av porteføljestyret. Planen skal inneholde tidsplan, budsjett, oversikt over gevinster, oversikt over risiko, ressursbehov og en beskrivelse av avhengigheter mellom prosjektene i porteføljen.
Arbeidet med å levere porteføljen handler om den løpende oppfølgingen av de enkelte prosjektene, og porteføljen som helhet.
Punktet handler om å sikre at fremdriften for enkeltprosjekter og for porteføljen som helhet går i henhold til plan. Dette gjøres gjennom regelmessig statusrapportering i Styringsportalen. Prosjektleders rapportering i Styringsportalen legger grunnlag for samlet rapportering til porteføljestyret/kommunedirektørens ledergruppe, samt til politisk nivå gjennom tertialrapporter og årsberetning.
Punktet handler om å identifisere og håndtere gevinster som skal realiseres fra porteføljen. Dette gjøres ved å utarbeide gevinstplaner i Prosjektportalen i prosjektperioden, og etter prosjektets slutt rapportere på gevinstoppnåelse i Styringsportalen.
Punktet handler om å sørge for at prosesser og beslutninger knyttet til porteføljestyring er i samsvar med økonomistyringens årshjul. Dette sikres ved å tilpasse datoer for innmelding av nye prosjektforslag, samt behandling av disse i porteføljestyret/kommunedirektørens ledergruppe til kommunens økonomisk årshjul. Beslutninger om igangsettelse eller videreføring av prosjekter vil som hovedregel skje i forbindelse med utarbeidelse av årsbudsjett eller tertialrapporter. Unntak kan gjøres der delegeringsreglementet gjør det mulig.
Økonomioppfølging gjøres i verktøyene kommunen ellers bruker, særlig Visma Enterprise Økonomi, ISY Prosjekt Økonomi og Styringsportalen.
Punktet handler om å sikre enhetlig og effektiv forvaltning av den usikkerheten porteføljen er utsatt for, både i enkeltprosjekter og i den samlede porteføljen. Dette sikres ved at prosjektene beskriver sine usikkerheter i risikomodulen i Styringsportalen. Disse aggregeres til en samlet risikooversikt.
Punktet handler om å legge til rette for koordinert samhandling og kommunikasjon med interessentene. Dette gjøres ved at interessentene identifiseres i prosjektforslaget, og gis mulighet til å se prosjektforslaget før prosjektet startes. Prosjektene oppretter og vedlikeholder interessentregister og kommunikasjonsplan i Prosjektportalen.
Det må være tydelig hvilke beslutninger som er tatt, hvor og når de er tatt og etter hvilke kriterier. Roller og ansvar for delporteføljene er beskrevet i Prosjekt-, program- og porteføljestyring - policy.
Punktet handler blant annet om sikre at beslutningene som tas er i samsvar med tilgjengeligheten på ressurser, samt vise konsekvensene av midlertidig ressursmangel og flaskehalser. Prosjektportalen har funksjonalitet for å registrere tilgjengeligheten til den enkelte ressurs (person). Dette gjøres ved å registrere hvor mange prosent den enkelte er allokert i et prosjekt i et gitt tidsrom.
Prosjekt-, program- og porteføljestyring - policy