Salg av eiendom eller grunn v. 1.2

 

Salg.JPG

Hensikt

Hensikten med dette dokumentet er å sikre en optimal rutine for salgsprosessen .

 

Gjelder for

Dette dokumentet gjelder alle ansatte i Analyse og eiendomsutvikling. 

 

Ansvar for gjennomføring

Det er leders ansvar at prosedyren er etablert og er kjent blant de ansatte. De ansatte skal bruke den og gi innspill til forbedringer.

 

Beskrivelse

1. Forarbeid

Bebygde eiendommer som kommunens brukere ikke lenger har behov for skal overføres Eiendom’s portefølje for «ledige bygg» straks Bruker fratrer bygget.

Byggene skal befares sammen med personell fra Eiendom og rep. for siste Bruker - etter behov.

  1. Referat etter befaring skal signeres av deltakere og arkiveres
  2. Dersom det er aktuelt å starte salgsarbeidet før bruker har fratrådt, skal tidspunkt for fristillelse avklares med bruker. 

​
 

2. Vurdere om eiendommen kan brukes til andre kommunale behov

  1. 1. Før eiendommen legges ut for salg må det avklares om den er av interesse for dekning av andre kommunale behov.

  2. 2. Opprett sak i P360. Tittel: Brukes @ blir alt bak @ skjult fra offentlig journal (der man ønsker å skjerme adresse).

  3. 3. Sektordirektørene tilskrives og tilbakemelding dokumenteres (P-360).

  4. 4. Før eiendommen legges ut for salg må AE gjøre en skriftlig strategisk vurdering om eiendommen skal selges eller beholdes. Utvikling/omregulering av eiendommen skal vurderes etter kost/nytte. Notat m/NNV vurdering arkiveres.

  5. 4. Før eiendommen legges ut for salg må AE gjøre en skriftlig strategisk vurdering av om eiendommen skal selges eller beholdes. I vurderingen må også forhold til overordnede arealplaner inngå. Vurderingen legges fram for ledergruppa i By- og stedsutvikling for orientering og godkjenning.  Utvikling/omregulering av eiendommen skal vurderes etter kost/nytte. Notat m/NNV vurdering  arkiveres.

 

3. Godkjenning av salget

Nødvendig administrativ eller politisk godkjenning av salget følger av delegasjonsreglementet.

 

 

4. Metode for salg velges 

4.1. Salg i det åpne markedet:

4.1.1. Eiendommen skal normalt legges ut i markedet i egenregi eller ved behov via eiendomsmegler.

4.1.2. Kunnskapsgrunnlag eiendommens beskaffenhet skal etableres. Eiendom kontaktes ved salg av Bygg.

4.1.2.1. Referat befaring, tegninger, grunnundersøkelse, forurensing osv.

4.1.2.2. OBS vedr. forurensing, grunnforhold og brukstillatelse.

4.1.2.3. Reguleringsplan og bestemmelser legges normalt til grunn ved salget. Rammene for videre bruk drøftes med Plan og bygg. Søk å avklare påregnelig bruk dersom reguleringsformålet må endres.

4.1.2.4. Det må det sjekkes ut om Husbankens tilskuddsordinger eller spillemidler krever tilbakebetaling.

4.1.2.5. Det må sjekkes ut om eiendommen har MVA problematikk. Sjekk investeringer med Regnskap/Eiendom.

4.1.2.6. Rådgiver sørger for verdivurdering fra megler arkiveres.

4.1.2.7. Sjekk grunnboksutskrift/Plania/Braarkiv

4.1.2.8. Sjekk spesielt dersom festeavtaler og forhandle den ferdig før evnt salg

4.1.3. Eiendommen skal markedsføres i tråd med gjeldende retningslinjer for salg av offentlig eiendom

4.1.4. Vanlig budrunde gjennomføres.

4.1.5. Aksept av tilbud gjennomføres i henhold til delegerte fullmaktsgrenser.

 

4.2 Salg til forutbestemt kjøper

4.2.1 Kunnskapsgrunnlag eiendommens beskaffenhet skal etableres. Eiendom kontaktes ved salg av Bygg.

4.2.1.1. Referat befaring, tegninger, grunnundersøkelse, forurensing osv.

4.2.1.2. OBS vedr. forurensing, grunnforhold og brukstillatelse.

4.2.1.3. Reguleringsplan og bestemmelser legges normalt til grunn ved salget. Rammene for videre bruk drøftes med Plan og bygg. Søk å avklare påregnelig bruk dersom reguleringsformålet må endres.

4.2.1.4. Det må det sjekkes ut om Husbankens tilskuddsordinger eller spillemidler krever tilbakebetaling.

4.2.1.5. Det må sjekkes ut om eiendommen har MVA problematikk. Sjekk investeringer med Regnskap/Eiendom.

4.2.1.6. Rådgiver sørger for verdivurdering fra megler arkiveres.

4.2.1.7. Sjekk grunnboksutskrift/Plania/Braarkiv.

4.2.1.8. Sjekk spesielt dersom festeavtaler og forhandle den ferdig før evnt salg

4.2.2. Verditakst innhentes fra kompetente takstpersonell. Dersom det skal lages verdivurdering, brukes normalt eiendomsmegler. Oppdraget settes ut med takstmandat (lenket). "Takseringsmandat - verdsetting av arealer - strøkspris.docx". Suppler med kunnskapsgrunnlaget.

4.2.3. Taksten danner grunnlag for salgstilbudet.

4.2.4. Ved salg til firma skal forbud mot statsstøtte hensyntas.Notat etableres og arkiveres

4.2.5. Tilbud gis med grunnlag i delegerte fullmaktsgrenser.

4.2.6. Aksept av tilbud gjennomføres i henhold til delegerte fullmaktsgrenser.

 

 

5. Formalisere salg

5.1 Ved direkte salg uten megler, brukes relevant mal f.eks. "Kjøpekontrakt" (lenket). Maler defineres ytterligere.

5.2 Når en selger gjennom megler, brukes meglers mal.

5.3 Ta forbehold om administrativt og eventuelt politisk tilslutning i hht. delegert myndighet

5.4 Avtalen skal undertegnes i hht delegert myndighet, med tilhørende salgsdokumentasjon, normalt av enhetsleder og saksbehandler. arkiveres i Public.

 

 

6. Oppgjør:

6.1 Dokumentasjon i regnskapet av salg av anleggsmidler - prosedyre følges. Før oppgjørstidspunkt inntreffer skal kjøpekontrakt skal foreligge signert av begge parter og være arkivert i Public

6.1.1. Salgsdokumentasjon med kontostreng sendes post@regnskap

6.1.2. Prosedyre for «Tilskudd» jfr Dokumentasjon i regnskapet av salg av anleggsmidler - prosedyre følges.

6.1.3. Dersom megler/advokat er engasjert må «direkte» innbetalinger merkes entydig og identifiserbart for Regnskap.

6.1.4. Oppgjørsoppstilling skal arkiveres og tjene som dokumentasjon for sluttoppgjør, ev. innbetalinger ved retur av overskuddsbeløp.

6.2. Skjøte skal ved direkte salg ikke tinglyses før fullt oppgjør er innbetalt – eller inneståelsesbekreftelse/selvskyldnergaranti fra bank er mottatt.

6.3. Heftelser/pantefrafall/sletting.

6.3.1. Standard kommunaltekniske bestemmelser skal normalt tinglyses.

6.3.2. Dersom det er tinglyst pengeheftelser på eiendommen må Regnskap kontaktes for pålydende hovedstol og ev. kreditor kontaktes for innfrielse.

6.3.2.1. Innbetaling til kreditor kan kun skje under forutsetning av at slettebegjæring undertegnes sendes kreditor.

6.4. Dersom man selger objekter utenom budsjett, skal budsjettet reguleres i nærmeste tertial eller rullering av økonomi plan.

Delegering fra by- og stedsutviklingsdirektøren til kommunal- og stabssjefer, samt prinsipper for videre delegering av myndighet

Økonomireglement

Investeringsinstruksen

 

7. Overlevering

Saksbehandler stiller på overtakelse.
Husk at følgende skal stå igjen (for eksempel garderobeskap, kjøleskap, brannslukningsutstyr)

 

 

8. Registrering

8.1 Plania: Eiendom som selges må slettes fra eiendomsregisteret

8.2 Visma: Prosjektnummer i Visma må sperres og avsluttes, melding sendes til regnskapstjenesten

8.3 P360     Saken avsluttes når saken er ferdig. Alle relevante salgsdokumenter og korrespondanse skal være registert her. (siden dette er grunnlag for vi kjøpte objektet og kan være grunnlag for klagesak).

8.4 GIS kartlag: Om nødvendig skal eiendommen utmeldes til Ilya Palkhanov som oppdaterer Web oversikten.

8.5 Husk personvern. Bruk untatt offentlighet der dette er relevant. «Meroffentlighet» praktiseres.

 

9. Evaluering

By- og stedsutvikling: Egenevaluering av enheten kan brukes for evaluering. En bør evaluere kjøpsprosessen og tilhørende maler/ prosedyrer minst en gang per år. Dersom det oppstår spesielle hendelser eller avvik skal det også gjøres.

 

 

Definisjoner

  • Ingen

 

Vedlegg og referanserv