Vakt i infoskranken - prosedyre v. 1.3

Hensikt

Få gode arbeidsrutiner som sikrer brukerne god service.

 

Gjelder for

Alle ansatte som har vakt i infoskranken.

 

Ansvar for gjennomføring

Skrankekoordinatoren, avdelingslederen og biblioteksjefen har ansvar for rutinebeskrivelsen og at den blir innarbeidet og gjort kjent.

Personalet som har vakter i betjeningspunktet, har ansvar for gjennomføringen.

 

Beskrivelse

Samtlige betjeningspunkter

 

  • Alle som er i vakt, skal bære navneskilt.
  • Personalet skal betjene brukere som henvender seg i betjeningspunktet og på telefon. Dersom fysiske brukere og telefontilkalling skjer på likt, skal brukere som henvender seg fysisk, prioriteres. Telefonen skal være åpen mandag til fredag kl. 11–17 og lørdag kl. 10–16.
  • Personalet skal være synlige og tilgjengelige for brukerne. De som er i vakt, skal se brukerne når de kommer til skrankeområdet. Personalet skal unngå å jobbe med private saker, interne arbeidsoppgaver og søke opp ulike nettsider på skjermen, lese bøker og annet som gjør at oppmerksomheten mot brukerne blir dårlig.  
  • Den som går av vakt, skal orientere nestemann på vakt om ting som eventuelt skal skje, og formidle andre beskjeder som er viktig å gi videre. 
  • Personalet skal ha fokus på jobben i skranken. Private mobiler skal ikke brukes på vakt, kun dersom det er spesielle forhold som tilsier at det i enkelte tilfeller er helt nødvendig. 
  • Møter skal kun i prekære tilfeller finne sted i skrankevakttida. Dersom man er nødt til å forlate skranken for å delta på et hastemøte, må man bytte vakt eller få en annen til å avløse den tiden møtet tar. Forefallende arbeid som gjør at man ikke er tilgjengelig for brukerne, skal ikke gjøres under skrankevakta.  

 

Særskilte oppgaver i infoskranken på hovedbiblioteket

  • holde øye med lånere ved automatene og være oppmerksom på om de trenger hjelp til lån/levering, plassering på traller eller i sort vogn og til å finne reservert materiale
  • holde orden på reserveringshylla og forskyve bøker ved behov 
  • holde litt orden på trallene, ved behov skal trallene tas opp i 2. etasje
  • tømme sorte vogner
  • tømme kasser som kommer med skoleposten, i samarbeid med personalet i skrankepunkt barn/ungdom (la lappen fra skolen være på lokket), og tømme kasser som kommer med bibliotektransporten (la alle lapper som ligger i bøkene som eies av andre bibliotek, bli liggende i bøkene dersom bøkene leveres opp til fjernlånsteamet), se Sortering av bøker fra blå transportkasser og sorte vogner på hovedbiblioteket - prosedyre.
  • holde det ryddig i skrankene og på heisrommet. Saker som det skal gjøres noe med, skal ikke bli liggende til neste på vakt – sett en lapp med ditt navn på hvis det må vente til senere
  • sjekke lydbøker og filmer. Ved mangler og skader tilbakeføres materialet til låner, og vi skriver en melding til låner om hva det gjelder. Husk å legge inn dine initialer i meldingen. Legg deretter materialet i hvit boks med beskjed om hva som er gjort, og din egen signatur. Samme prosedyre gjelder for skadete bøker/blader som blir levert inn
  • fylle på bøker i de grå hyllene med krim, favoritter og engelsk – stort sett har ansatte i voksenavdelingen lagt til side bøker til dette formålet, men dersom det mangler slike og voksenavdelingen ikke har tid til å finne fram noe, så finner man selv fram aktuelle bøker, det viktigste er at stativene ikke er tomme  
  • lage lånekort, Lånekort - nytt kort til private lånere - prosedyre, Lånekort til institusjoner - prosedyre
  • kreve inn purregebyr og ta imot betaling for tapt/ødelagt materiale, Gebyr og erstatning av lånt materiell - prosedyre, Erstatning av tapte bøker og tapt materiale - prosedyre.
  • henvise brukere som spør om utskrift, til selvbetjening i 2. etasje ved datalaben, der det er gode bruksanvisninger – trenger de hjelp, må de kontakte skranken i 2. etasje. Ta imot betaling for utskrifter bestilt i Princh og løse ut utskriftene for brukere
  • søke etter materiale – dette kan gjøres i alle skranker, men det er viktig at man henviser brukeren videre dersom det er et omfattende søk som krever spesialkompetanse man vet en annen avdeling besitter. Det er viktig at man ikke uttaler seg kategorisk, men sier f.eks.: «Det ser ut som boka kan stå på hylla i 2. etasje, hvis du ikke finner den der, må du spørre i skranken i 2. etasje.» 
  • anbefale bøker ved ønske/behov – alle kan gjøre dette, samtidig er det her viktig å være bevisst på at det i en del tilfeller kan være personale med spesialkompetanse som kan gi mer utdypende anbefalinger (f.eks. lokalhistorisk litteratur, barnelitteratur om bestemte emner, skjønnlitteratur for voksne om bestemt problematikk, osv.). Men har du lest en bok du synes er god, og du har en låner som er på jakt etter denne typen bok, så er det flott om du anbefaler boka
  • henvise fjernlån til voksenavdelingen i 2. etasje 
  • legge gjenglemte lånekort på pulten i heisrommet og sende dem i posten neste dag. Husk å legge inn melding i Bibliofil på låneren om at kortet er sendt i posten
  • når det kommer ut reserveringsbrev på skriveren i høyre skranke: sjekke om det finnes telefonnummer eller e-postadresse til låneren. Hvis kontaktinfo finnes: sende beskjed til låner om at materialet kan hentes. Husk å opplyse om reserveringsnummer og hentefrist. Hvis kontaktinfo mangler: legge brevet i en vinduskonvolutt og legge konvolutten med brevet i den hvite kurven inne på heisrommet («Reserveringsbrev»)
  • ved hittegods kontakte lånere så raskt som mulig, i tilfeller der vi har informasjon om låneren. Ellers legges hittegodt på anvist plass i U1
  • skrive opp nødvendig informasjon og spørre ansatte i skrankepunkt barn/ungdom om de kan se om de finner materialet i tilfeller der lånere hevder at de har levert det. Materiale fra voksenavdelingen leter vi etter selv hvis vi har anledning
  • ved stengetid ta alltid inn pengekassa og lås den inn i skuffenpå heisrommet, hvis meråpent – slå av PC-en i høyre skranke og i heisrommet,  hvis ikke meråpent, slå av PC-en i begge skranker og i heisrommet, husk å ta inn tastatur og mus fra skrankene og legg alt sammen på pulten inne på heisrommet (se for øvrig rutine Morgen- og kveldsrutiner i infoskranken - prosedyre

 

 

Definisjoner

Ikke relevant.

 

Vedlegg og referanser

Det er ingen vedlegg eller referanser.