Prosedyren skal sikre at enheter i Kristiansand kommune behandler, analogt og digitalt, personopplysningene til personer som lever med tiltak som krever fortrolighet eller streng fortrolighet rundt personopplysningene deres. Tidligere benevnt som kode 7 eog kode 6. All behandlig av personinformasjon skal skje etter avtale med involverte parter.
Instruksen skal sikre at persondata:
Dette dokumentet gjelder alle ansatte som behandler persondata til eller interagerer med personer som lever med tiltak som krever fortrolig eller streng fortrolighet rundt personopplysningene deres.
Alle som behandler persondata til personer som har et sikkerhetstiltak i form at adressesperre utstedt av Kripos eller fylkesnemda/barnevernet eller som kjenner til og/eller har interaksjon med personene. Arbeidsgiver skal sørge for at lokale rutiner rundt denne instruksen blir fulgt opp og opprettholde god samhandling med vedtaksmyndighetene (barnevernet og/eller politiet) og rådføre seg i konkrete saker, enten med ansvarlig barnevern eller med familievoldkoordinator i Agder politidistrikt.
Barnets i sentrum - begrunnet i FNs konvensjon om barnets rettigheter skal alle avgjørelser som blir beskrevet i dette dokumentet vurderes opp mot hva som er best for barnet.
Rammeverk - formål beskriver hvordan Kristiansand kommune arbeider med å inkludere alle barn og elever. Denne instruksen ivaretar noe av det særpregede inkluderingingsarbeidet av kommunens aller mest sårbare.
Arbeidet med tiltak rundt en person med adresse som er strengt fortrolig initieres alltid av politet eller av barnevernet. Det trenger ikke å være barnevernet i egen kommune.
Grunnleggende tiltak skal i utgangspunktet allerede være gjennomført i DSF. Hvis det er nylige fattede tiltak som enda ikke er publisert i DSF, gjennomfører enhetene punktene som er beskrevet i dette dokumentet ved framleggelse av dokumentasjon på tiltak. Den eller de ansatte som behandler personinformasjonen må, i slike tilfeller, tilpasse behandlingen slik at den ikke utgjør noe fare for vedkomne. Ansatte er etter beskyttelsesinstruksen §7, siste ledd, personlig ansvarlig for at opplysninger ikke blir kjent av uvedkomne.
Arbeidet med tiltak rundt en person med adresse som er fortrolig initieres alltid av politet eller av barnevernet. Det trenger ikke å være barnevernet i egen kommune.
Grunnleggende tiltak skal i utgangspunktet allerede være gjennomført i DSF. Hvis det er nylige fattede tiltak som enda ikke er publisert i DSF, gjennomfører enhetene punktene som er beskrevet i dette dokumentet ved framleggelse av dokumentasjon på tiltak. Den eller de ansatte som behandler personinformasjonen må, i slike tilfeller, tilpasse behandlingen slik at den ikke utgjør noe fare for vedkomne. Ansatte er etter beskyttelsesinstruksen §7, siste ledd, personlig ansvarlig for at opplysninger ikke blir kjent av uvedkomne.
Tjenestene i oppvekst har forskjellige tilnærminger til hvordan personer som lever med et særlig beskyttelsestiltak blir ivaretatt.
Rådgiver i oppvekst stab, plan og forvaltning er kontaktperson fra og til enhetene overfor politi og barnevern. Kontaktpersonen skal til enhver tid ha oversikt over hvilke enheter som har personer med beskyttelsestiltak knyttet til seg og de tiltak som er iverksatt. Ved melding om personer med et beskyttelsestiltak som flytter til kommunen henvises det til kontaktpersonen.
Personer med beskyttelsestiltak i barnehage
Behandling av barn med sperret adresse etter kode 6 eller 7
kode 6 og kode 7 helsetjenester
PPT mottar henvisninger på barn/elever som lever med tiltak som krever fortrolig eller streng fortrolighet rundt personopplysningene deres fra barnevernet. Her er det nøyaktig beskrevet hvilken instans som skal motta saksdokumenter fra PPT.
Barnet/eleven registreres i fagsystemet med sitt navn i personinformasjonsbildet. Adressefelt er tomt/uregistrert.
Adresse til korrekt mottakerinstans (Barnevern, politi eller andre) registreres i personinformasjonsbildets kommentarfelt.
Klientlister påført adresse produseres ikke i tjenesten.
Personer med beskyttelsestiltak i skole
Selv om barnet/eleven skal beskyttes mot en eller begge foreldrene, må det avklares i avtalen med foresatte, barnevernet og/eller politiet om hvordan foreldreansvaret skal ivaretas.
Det må komme fram hvem av foreldrene som har rett til besøk, innsyn og samtykke.
Hvordan skal enheten gå fram og hvem skal kontaktes når samtykke fra foreldre skal innhentes. Endel henvisninger trenger samtykke fra begge foreldre, eksempelvis til ABUP eller HABU.
Foreldre kan ha innsynsrett i barnets dokumenter. Vær oppmerksom på dette når dokumenter utformes og istandgjøres for utlevering. Dokumenter og konvolutter skal alltid forsendes uten logo og aldri rettes direkte til trusselutøver.
I enkelte tilfelle kan foreldre som ikke skal vite hvor barnet/eleven bor også ha besøksrett. Det oppfordres at det avtales med koordinator i oppvekst om at det gis beskjed om dette til enheten i god tid siden tiden i for- og etterkant kan være sårbar med tanke på uønsket kontakt fra den barnet/eleven skal beskyttes imot. En endring i barnets/elevens atferd vil kunne forklares her, en ROS-analyse rundt en slik hendelse vil kunne være hensiktsmessig for å være i forkant av eventualiteter.
Kontakt familievoldkoordinator i Agder politidistrikt:
Bjørn Rødland - Familievolds- og Beskyttelseskoordinator, Tlf. 90693041
Koordinator i oppvekst, tlf. 91664748
Kode 6: «strengt fortrolig adresse» innebærer at opplysninger om adressen ikke skal gis ut til noen. Dette betyr at den trusselutsattes adresse i folkeregisteret kun er tilgjengelig for autoriserte personer. Adressen blir helt fjernet fra alle registre.
Kode 7: «fortrolig adresse» innebærer at adressen ikke skal gis ut til private. Adresseopplysninger er likevel tilgjengelig for alle offentlige myndigheter som har tilgang til opplysninger fra folkeregisteret. Kripos utsteder bekreftelsesbrev på adressesperring som utsatte kan fremvise ved behov.
DSF: Det Sentrale Folkeregisteret
Avtale: Mal til avtale ligger som standardtekst i P360
Beskyttelsestiltakene KODE 6 & KODE 7 - veileder
Overordnet prosedyre for håndtering av Personer som beskyttes etter kode 6 eller 7