Før man begynner på dette prosessteget må følgende dette være gjort / være på plass:
Søknader om elevplass ved kompetanseavdelingene gjennomgås og drøftes på saksforberedende møte i desember. Her drøftes kapasitet ved de ulike avdelingene, elevsammensetning, gjennomgang av søknader og videre saksgang.
Det innhentes ytterligere opplysninger ved behov. Ofte skjer dette gjennom observasjon fra kompetanseavdelingenes ansatte. I møtet fordeles det hvilken avdeling som får ansvar for å obersvere den enkelte elev. Denne innhentingen skjer i tiden etter det første saksforberedende møtet og før oppfølgingsmøte.
Oppfølgende møte tidfestes.
Etter at dette prosessteget er fullført skal resultatet være følgende: