Hensikt

Denne prosedyren skal gi ledere og ansatte tydelig informasjon om hvordan kommunen jobber med å forebygge situasjoner hvor ansatte (og ledere) blir utsatt for vold og trusler, og hvordan disse situasjonene skal håndteres og følges opp dersom de oppstår.

 

Gjelder for

Ansatte i virksomheter som gjennom den generelle ROS-analysen for arbeidsmiljøet har avdekket at det er risikoforhold som kan føre til vold og trusler.

Ansatte som uventet opplever vold og trusler relatert til jobben, må melde fra om dette til leder. Da vil denne prosedyren gjelde også for det arbeidsstedet, og leder må sørge for at denne prosedyren blir etterlevd.

 

Ansvar for gjennomføring

Arbeidsgiver har ansvaret for at denne prosedyren blir fulgt og er kjent blant alle ansatte.

 

Beskrivelse

Vold og trusler på arbeidsplassen er en arbeidsmiljøutfordring som arbeidsgiver har ansvar for. Dette gjøres ved å forebygge og sikre at ansatte har nødvendig opplæring til å håndtere de uønskede hendelsene som oppstår. Arbeidsgiver har også ansvar for å følge opp ansatte (og ledere) som blir utsatt for slike uønskede hendelser. Denne oppfølgingen skal skje på en systematisk måte for å sikre at de som opplever slike situasjoner blir ivaretatt på en hensiktsmessig måte.

For de arbeidsstedene som har identifisert vold og trusler som risiko, er det et krav at implementering og gjennomføring av prosedyren blir dokumentert. Dette kan løses ved å lage en lokal rutine (Ikke tilgjengelig) som beskriver hvordan dette skal utføres i praksis på arbeidsstedet. 

1.Forebygging

Et godt arbeidsmiljø er en viktig forutsetning for å forebygge alle typer arbeidsmiljøproblemer. Kommunen har ikke en egen veileder eller prosedyre på dette, men du kan lese mer om hvordan dere kan skape et godt arbeidsmiljø på ditt arbeidssted på nettsiden "en bra dag på jobben".

 

1.1 Kartlegging og ROS-analyse

Arbeidsgiver skal kartlegge og finne ut om det er forhold i virksomheten som kan utgjøre en risiko for vold og trusler for de ansatte. Dette gjør vi i den generelle ROS-analysen for arbeidsmiljøet. Dersom vi finner slike forhold, skal arbeidsgiver gjennomføre en ROS-analyse for vold og trusler. Dette skal gjøres i samarbeid med medbestemmelsesgruppen for å sikre medvirkning fra vernetjenesten og arbeidstakerne (tillitsvalgte). Lederen av virksomheten må avgjøre om andre ansatte med særlig kjennskap til arbeidsoppgavene skal delta. Bedriftshelsetjenesten (BHT) kan bistå med faglige råd om karlegging og risikovurdering.

Alle ROS-analyser med tiltaksplaner skal presenteres for de ansatte og justeres for eventuelle relevante innspill (se risikostyringsprosessen for mer informasjon om dette). 

1.2 Informasjon

De ansatte skal få informasjon fra leder om aktuelle prosedyrer og lokale rutiner. Der det er relevant skal de ansatte også få informasjon om konkrete personer som kan utgjøre en ekstra risiko, men det skal gjøres i tråd med bestemmelser om taushetsplikt.

For mer informasjon om hvordan vi skal sikre at ansatte får informasjon om relevante forhold knyttet til vold og trusler, se denne veilederen. (Ikke tilgjengelig)

Se her for hva som skal dokumenteres lokalt (i lokal rutine):

Hvilken informasjon skal gis?	Hvem skal ha informasjon?	Hvem har ansvar for å gi informasjon?	Hvordan/når skal informasjonen gis?
Risikoene ved arbeidsstedet (kartlegginger og ROS-analyser)	Alle ansatte	VO og leder/den leder har delegert til	Ved oppstart av skoleår samt nyansettelse
Regelmessige oppdatering om avvik og uønskede hendelser.	Medbestemmelsesgruppe og ledergruppe	Leder/den leder har delegert til	En gang pr mnd
Hva som skal meldes som avvik og uønskede hendelser (som resultat av refleksjoner i personalgruppen).	Alle ansatte	Leder og VO	Minst en gang pr halvår

 

2. Opplæring

Ansatte som jobber i virksomheter hvor uønskede hendelser med vold og trusler er sannsynlig skal få opplæring i hvordan slike hendelser kan forebygges og håndteres. Denne opplæringen skal skje proporsjonalt med hvor stor risikoen er for de ulike ansattgruppene. Det skal forankres i medbestemmelsesgruppene hvordan denne opplæringen skal foregå.

Opplæringen vil bestå av tre trinn:

1. Grunnopplæring: En generell innføring i hvordan ansatte gjennom økt forståelse og forebyggende arbeid, kan legge til rette for gode menneskemøter og redusere risiko. Målgruppe: alle ansatte som jobber på risikoutsatte arbeidsplasser.
2. Grunnleggende praktisk trening: Mer utfyllende teoretisk opplæring sammen med grunnleggende fysisk, praktisk trening. Målgruppe: Gis jevnlig til ansatte som av og til kan utsettes for vold, trusler og/eller utfordrende atferdsuttrykk. Trinn 2 behovprøves etter gjennomføring av trinn 1, og med utgangspunkt i gjennomgått ROS-analyse.
3. Utvidet praktisk trening: Utvidet trening i fysiske håndteringsteknikker og konfliktdempende kommunikasjon. Målgruppe: Gis jevnlig til ansatte som har en utvidet risiko for å utsettes for vold, trusler og/eller utfordrende atferdsuttrykk. Trinn 3 behovprøves etter gjennomføring av trinn 2, og med utgangspunkt i gjennomgått ROS-analyse.

Se her for hva som skal dokumenteres lokalt (i lokal rutine):

Hva?	Når skal det gjennomføres?	Hvem har ansvar?	Hvem skal delta?
Grunnopplæring	En gang pr år	Leder/den leder har delegert til	Alle ansatte
ROS-analyse	En gang i året samt ved behov	Leder/den leder har delegert til/ansatte	Alle ansatte
Grunnleggende praktisk trening	Ved behov	Leder/Oppvekst	Ansatte som er i risiko for å kunne utsettes for vold, trusler, utfordrende adferdsuttrykk.
Utvidet trening i fysisk håndtering	Ved behov	Leder/Oppvekst/VO/ekstern	Ansatte som har utvidet risiko for å utsettes for vold, trusler, utfordrende adferdsuttrykk.

 

3. Håndtering

En volds- eller trusselsituasjon er en akuttsituasjon. I slike situasjoner handler det om at ansatte og ledere bruker kunnskapen og kompetansen de har fått til å påvirke situasjonen slik at den blir avverget, eller at konsekvensen blir så liten som mulig for alle involverte.

Ti råd dersom noen opptrer truende:

• Opptre rolig og hold passende avstand.
• Trekk deg unna hvis det er mulig. Tilkal hjelp ved behov.
• Lytt og vær observant.
• Vær aktiv – ta initiativ.
• Forklar tydelig hva som er mulig, og hva som ikke kan la seg gjøre.
• Bruk et enkelt språk og vær konkret.
• Vær hjelpsom.
• Vær så nøytral som mulig, ikke dominerende eller underkastende.
• Tenk på vedkommendes selvbilde og opplevelse av kontroll over situasjonen.
• Ta deg god tid og varsle leder eller kollegaer hvis det er mulig.

4. Oppfølging

Leder må sørge for en god og systematisk oppfølging av ansatte som opplever volds- eller trusselsituasjoner som er relatert til arbeidet, enten dette skjer i arbeidstiden eller på fritiden. Oppfølgingen skal være proporsjonal og hensiktsmessig til den hendelsen eller de hendelsene det gjelder.

4.1 Oppfølging av ansatte

Arbeidsgiver har følgende metoder som kan brukes i oppfølgingsarbeidet:

• Kollegastøttesamtale 
• Defuse med leder
• Debrief med leder eller BHT
• Oppfølgingssamtaler med BHT
• Oppfølging av meldte uønskede hendelser som handler om vold og trusler

4.2 Dokumentasjon etter uønsket hendelse

Når ansatte opplever volds- og trusselsituasjoner er dette uønskede hendelser, og det skal registreres som uønsket hendelse i Kvalitetssystemet (bruk skjemaet 1 Nytt avvik (Ikke tilgjengelig)). Den ansatte registrerer selv hendelsen med informasjon om hva som har skjedd, om det førte til personskader (på ansatt eller bruker) og hvor alvorlig hendelsen var (fysisk og psykisk).

Dersom hendelsen har ført til en yrkesskade eller yrkessykdom eller det foreligger mistanke om dette, skal leder i behandlingen av meldingen om uønsket hendelse svare på om hendelsen er meldt til Arbeidstilsynet (og Politiet), NAV, forsikringsselskap og/eller BHT. Ved alvorlige hendelser skal lederen informere sin nærmeste leder om hendelsen. Hvis hendelsen gjelder et straffbart forhold, må leder i samråd med direktør vurdere anmeldelse av forholdet (se delegeringsreglementet).

Se her for hva som skal dokumenteres lokalt (i lokal rutine):

Hva?	Når skal det gjennomføres?	Hvem har ansvar?	Hvem skal delta?
Kollegastøttesamtale	Etter meldt avvik	Leder/den leder har delegert tilansatt	Leder, ansatt, støtteperson
Defuse med en leder	Snarest mulig etter hendelse. Etter behov.	Leder/den leder har delegert til/ansatt	Leder, ansatt, støtteperson
Debrief med leder eller BHT	Etter behovLeder/den leder har delegert til	Leder, ansatt, BHT
Oppfølgingssamtaler med BHT	Etter behov	Leder/ansatt	Ansatt, BHT
Oppfølging av meldte uønskede hendelser som handler om vold og trusler	På de månedlige medbestemmelsesmøtene i tillegg til samtale med melder.	Leder/den leder har delegert til	Den som har meldt avviket, VO og ATV

 

Lokale dokumenter

I dokumentlisten under finner du dine lokale dokumenter om vold og trusler (dersom det er laget noen):

 

Andre relevante prosedyrer for vold og trusler

 

Definisjoner

Virksomhet: en samlebetegnelse for de delene i kommunens organisasjon som har ansvar for en tjeneste, både internt i kommunen eller rettet mot innbyggerne. Dette kan være et kommunalsjefområde, en enhet eller en avdeling i kommunen. En virksomhet må ha et spesifikt ansvarsområde eller levere en eller flere spesifikke tjenester, og ha en egen leder.

Vold og trusler: er hendelser hvor arbeidstakere blir fysisk eller verbalt angrepet i situasjoner som har forbindelse med deres arbeid, og som innebærer en åpenlys eller antydet trussel mot deres sikkerhet, helse eller velvære. Trusler er verbale angrep eller handlinger som tar sikte på å skade eller skremme en person. Vold er enhver handling som har til hensikt å føre til fysisk eller psykisk skade på person. Det kan også defineres som vold når arbeidstakere opplever utagerende handlinger hvor det utøves stort skadeverk på inventar og utstyr.

 

Vedlegg og referanser

Arbeidstilsynets temaside om vold og trusler

En bra dag på jobben

Arbeidsmiljøloven (aml.) § 4-3 (4)

Forskrift om utførelse av arbeid, kapittel 23A

Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning, § 9-2, § 10-1 n

Arbeidsplassforskriften, kapittel 23A