1. Før saksbehandlingen begynner 

Ny søknad postføres av merkantilt personell og påføres saksbehandler etter følgende oppskrift: 
Profil - Oppskrift - Registrere og skanne post - gjøres kun av FOK

 

Ny søknad på bakgrunn av Helseopplysninger fra sykehus, telefon eller muntlig skal startes i Saker, ikke i Postjournalen.

Evalueringer starter alltid i Saker.

2. Hente post registrert på saksbehandler i Profil

 

Stå i Brukermodulen   Velg Rapporter (øverste linje, markert blått i bildet her):
Velg: Post/Sak/Henvendelser Hukk vekk Utgående dokumenter. Periode (fra siste gang du kjørte rapporten til dagens dato) Saksbehandler (= dine initialer i profil) Trykk OK
Du får opp rapporten:

 

3. Hente saken i POSTJOURNAL – sende FORELØPIG MELDING
 

Saksbehandlingen av nye søknader starter ved å hente saken i Postjournal Dobbeltklikk på aktuell linje i postlisten.

 

Får da opp bildet ”Redigere  postjournal for”. Ikke gjør endringer her. Sjekk at alle felt markert gult her er korrekt utflylt. Trykk ” Foreløpig svar ”. Da opprettes et utgående dokument Det samme bildet kommer da opp på nytt.  Velg: Type: Ut (Dersom du svarer muntlig skal det ikke registreres noe i Postjournalen. Da skriver du dette i Saksutredningen) Emne skal endres til: Foreløpig melding -tjenestekoden m/store bokstaver Trykk ”Tekst” og ”Yes” til å lagre.

 

 

Trykk fanen Type så kommer listen alfabetisk. Hent opp et FM-dokument. Ofte er det FM-besøk Rediger teksten i svarbrevet, skiv ut og lagre.

 OBS: Sjekk hvem brevet skal sendes til, og les korrektur på teksten. Hukk av for Svar-ut og Ferdigstilt. Så er brevet sendt. 

 

4. Registrere SAK

 Lukk opp ”Saker”.  Dobbeltklikke på aktuell linje i sakslisten.

Her legger du inn:                                               Saksbehandler – dine initialer i Profil  Sakstype  – skriv Tildeling Status – endre til Under behandling Beslutningsorgan – skriv Delegert Ref. postjournal – postregistrerings-nr på  innkommet søknadsskjema må kobles dersom saken er opprettet før søknaden kom inn. Ref. til annen sak – bare ved evaluering av vedtak uten ny søknad, eller klagebehandling. Tjenestetype = den mest sentrale tjenesten det søkes om Skriv 1.bokstav m/store bokstaver, trykk tab, let i listen Emne – skal være: Søknad – tjenestekoden(-e) m/store bokstaver Tjenestekoder i saksbehandling (Ikke tilgjengelig) Fordeling av egensøknader og bruk av tjenestekoder

Klikk ”Saksutredning” og ”Yes” for lagre.

Dersom søknaden gjelder tjeneste bruker allerede har: 

• Kontakt utfører for å høre deres evaluering.
• Dersom ikke behov for nytt vedtak, skriv i Vedtakstekst:  Bruker har * (tj.kode med store bokstaver), og hva utfører har sagt.
• Sett Status til Avsluttet uten behandling.  Send evt. brev til bruker med begrunnelse for avslutning av søknaden.

 

5. Ved søknad om FLERE TJENESTER på samme søknad

Så langt mulig velg felles saksutredningen for alle søknadene, lag bare én sak og registrer alle tjenester til denne. Vær da obs på å skrive alle tjenestene i Emne for saken og i Postjournalen.
Profil gir mulighet for å legge inn flere tjenester fra samme sak. Legg inn en og en tjeneste etter å ha satt saken i Innvilget. Skriv vedtaksbrevet til slutt.

Det er aktuelt å opprette flere Saker dersom:

1. Tjenestene det søkes om er så forskjellige at det er nødvendig med flere saksutredninger, eksempel bolig uten bemanning og tjenester
2. Noen av tjenestene avslås og noen innvilges, for å få registrert dette. Skriv da om mulig bare saksutredning på den ene saken og et vedtaksbrev. 

 

Oppprett ny sak ved å stå i bildet Saker, trykk Insert. Blankt søknadsbilde kommer opp:

Fyll ut: Journalår og -nummer kommer når du lukker saken.                                          Sakstype - Tildeling Tjenestetype Saksbehandler – dine initialer Beslutningsorgan - DE Emne – Søknad - * tjenestekoden med store bokstaver Ref. postjournal – før inn samme nummer og år som på den første saken, for begge sakene er hentet fra samme søknadsskjema.

Dersom det opprettes flere saker, men det er mulig med en felles saksutredning for alle tjenestene: skriv saksutreningen på den ene og henvis til denne i Vedtakstekst på de andre.

I feltet Vedtakstekst i saken uten egen saksutredning: Se saksutredning og vedtak sak xxxx/xxxx. Skriv kort om hva som er innvilget.

Ved avslag på noe, skriv saksutredningen i saken som avslås. Ved klage er det viktig/lurt at alt av saksopplysninger og vurderinger står i samme saksutredning.

Vedtakstekst i saken som innvilges:  
Se saksutredning og vedtak sak xxxx/xxxx. Kort om hva som er innvilget.

Vedtakstekst i saken som avslås: Hva som avslås og hva som er innvilget.

 

6. Skriv SAKSUTREDNING

Hent opp SU-dokument for aktuell tjeneste. Trykk Type for sortering alfabetisk.

Korriger de øverste boksene i saksutredningen.

Ved Funksjon skriv inn dato for registrering av IPLOS variablene i Profil. Se pkt 7 . 

Skriv med ord i saksutredningen for å beskrive funksjonen nærmere.
Fjern alle ikke-relevante punkt fra saksutredningen. 

Skriv fullstendige setning som kan stå i vedtaksbrevet i ”Følgende vedtak er fattet: …”.
OBS du kan ikke skrive veldig mye her da det er begrenset plass i ”Vedtakstekst”. Marker innholdet i ”Følgende vedtak er fattet”. Kopier (Ctrl+c).  Lukk og lagre.

 Sett markøren i Vedtakstekst, lim inn (Ctrl+v) Det du kopierte fra saksutredningen blir limt inn her.

 

 

7. IPLOS-registrering

IPLOS skal registreres på alle søkere og brukere av tjenester. Dvs også ved avslag på søknaden.

Skriv i Merknad: Forvaltning ved søknad/evaluering om * (tjenestekoden m/store bokstaver)Trykk Insert for å få opp variablene før registrering.

Ved 1. gangs registrering skal alle variablene fylles ut. Variabler som overhodet ikke er relevante, fylles ut med Ikke relevant.

Ved senere registreringer: svar Ja på spørsmål om kopiering, og fyll bare ut relevante variabler. 

Husk også å korrigere det som står i "fanen" IPLOS. 

 

Profil - Oppskrift - IPLOS registrere

Profil - Prosedyre - IPLOS registrering

HM - Veileder- Registrering av helse- og omsorgsdata i kommunen

 

 

8.  Rette registrering av KONTAKTPERSONER

Kontaktpersoner er registrert av merkantile etter hva som stod på søknaden.

Dersom saksbehandler blir informert om andre kontaktpersoner følg Profil - Oppskrift - Kontaktpersoner

Saksbehandler skal, etter samtale med bruker, føre på:

• Nærmeste pårørende (NP) – Registrer den bruker ønsker, eller følg rekkefølgen beskrevet i PBRL. Juridisk begrep i forhold til hvem som skal informeres når noe skjer med bruker. Kan være flere, om bruker ønsker det.
• Husstandsmedlem (HM) – Om personen deler bolig med bruker. Har betydning for vederlag på tjenester.
• Sekundærbruker (SB) – Om personen skal ha hjelp, også dersom bruker er fraværende. Spesielt aktuelt i forhold til Praktisk bistand (PB-)
• Kopi av post (KP) – Hvem som alltid skal ha kopi av post. Dersom post alltid skal gå til kontaktperson skal dennes navn og adresse legges inn som c/o adresse i fanen Bruker, feltet Postadresse.

 
 

9.  Registrere ny TJENESTE

Gå tilbake til Saken.

Sett Status til Innvilget eller Avslått.   Trykk ”OK”.

Når saken settes til Innvilget, kommer spørsmålet:      Svar Yes.

I denne rekkefølgen kobles tjenesten til rett saksnummer automatisk. Fyll inn: Tjeneste – kode med store bokstaver Da endres bildet etter den tjenesten som er valgt Ved registrering av flere tjenester: svar Yes ved spørsmål om du ønsker å registrere flere tjenester.   Registrer alle tjenester som er koblet til saken.

  

Tjenester det alltid skal tenkes kobling av:

Tjeneste	Koblingstjeneste
DAG-SE	DSE-TRANSP
DAG-UH	D-TRANSP
BPA	BPA-PB, BPA-SONE, kanskje HE-SONE
BOLRP/ BOLUH/ BOLOM	Boligen registreres med Iverksatt 00.00.0000 før bruker har takket ja.  Alltid: HE- og PB- koblet til rett type bolig Alle i bolig med bemanning skal betale for noe hjelp  Alltid PA-BOL for BOLOM, BOLUH og BOLRP For BOLUH også ofte DAG-UH og ST
HE-SONE	kanskje TRYG, PB-SONE, REHV
KORT / KORT-S KORT-RULL	KORT-A KORT-AVS
PB-SONE	AUT-SONE (for å gi sonen lesetilgang før tjenesten skal starte)
AUT-LIVSM	OP-TEAM / OP-MESTR etter tilbakemelding fra utfører

 

Rullerende opphold i institusjon skal registreres med tjenestene:

Kode	Tjeneste	Hak av for Rullerende opphold
AVB-INS	Avlastning barn i institusjon	Når ikke 100%
AVB-INSE	Avlastning barn i institusjon ekstra	Alltid
AVB-INP	Avlastning barn privat firma institusjon	Når ikke 100%
KORT-RULL	Rulleringsopphold - avlastning	Alltid
KORT-AVS	Rulleringsopphold sykehjem	Alltid

 

Før inn utfører i Avvik distrikt sone

Dersom spørsmål om å registrere organisasjonsnummer kommer, velg nei, OG GI BESKJED TIL Profilansvarlig i Forvaltning.

Retting av feilregistrert tjeneste

Det lar seg ikke gjøre å slette en feilregistrert tjeneste. 
Rett ved å lukke opp registreringen og sett Fra- og Til-dato til 01.01.2000.
Skriv i Merknad: Feilregistrert.
Dermed blir ikke denne registreringen med på noe aktuell statistikk. 

 

10.  Gi utfører lesetilgang før start av tjeneste 

For de fleste tjenester kan AUT- tjenestene brukes til dette.

AUT-LIVSM	Autorisasjon oppfølgingstjenesten	Gi lesetilgang til opfølgings- og mestringsteam - Livsmestring
AUT-NØD	Autorisasjon nødbolig	Tjeneste for nødbolig Rodeneste
AUT-BAB	Nødbolig Babettes hus	Tjeneste for nødbolig Babettes hus
AUT-BLÅKOR	Blåkors bo- og rehab	Tjeneste for blåkors bo- og rehabilitering
AUT-DAG	Autorisasjon Dagsenter for eldre	Gi lesetilgang til Dagsenter for eldre
AUT-SONE	Autorisasjon sone	Gi lesetilgang til hjemmetjenesteavdeling

PB-SONE/TEAM skal iverksettes 2 uker etter vedtak. AUT-SONE/TEAM legges inn med Fra- og Iverksatt-dato når vedtaket fattes og avslutt-dato dagen etter at PB-tjenesten skal settes i gang. PB-SONE/TEAM legges inn med Fra- og Iverksatt-dato 2 uker etter vedtaket. Dette for å gi utfører tid til å få tjenesteyter på plass.

OP-TEAM og OP-MESTR legges inn med timer og besøk når utfører gir beskjed om at tjenesten er i gang . AUT-LIVSM legges inn med Fra- og Iverksatt-dato når vedtaket fattes. Når OP-TEAM eller OP-MESTR legges inn med timer og besøk skal AUT-LIVSM avsluttes. ​

 

11.  Skriv VEDTAK

 Velg ”Yes” for vedtakstekst.

Endre Emne til Vedtak innvilget/avslått - tjenestekoden m/store bokstaver Velg ”Tekst”.  Svar ”Yes” for å lagre.  Fordeling av egensøknader og bruk av tjenestekoder
Hent opp: VA-dokument for avslag VI-dokument for innvilget Listen blir alfabetisk om du klikker på ”Type”.    Skriv vedtak.

OBS: Sjekk hvem brevet skal sendes til, at alle linjer for adresse er med, og les korrektur på teksten. Det kan fortsatt være en del feil. Meld evt. feil til Ellen Brinchmann.

 

12.  Arkivering = Ferdigstilling post og sak

Dersom du er helt sikker på at du nå er ferdig med saken skal den ferdigstilles. Ferdigstilling av post ut gjør at brevet sendes elektronisk i SvarUt.
Profil - Oppskrift - Utsendelse av post (SvarUt)

Noen brev skal via andre før ferdigstilling.

Ferdigstill alle brev som er knyttet til saken i kronologisk rekkefølge

 

Ferdigstill saken.   OBS!  Det er noen saker som ikke skal ferdigstilles når vedtak er skrevet. Se under.

 

Ikke ferdigstill som automatisk del av saksbehandlingen:

Store, omfattende vedtak     - disse skal drøftes med avdelingsleder før de ferdigstilles

Avslag og klager                      - disse skal via leder før de ferdigstilles.

VI-OMST-vedtak                       - skriv Oppdragsavtale i Sharepoint og legg til leder før saken ferdigstilles 

 

Når sak ferdigstilles - send melding til

Epost

Utføreravdeling                               post.mail-adressen til rett utføreavdeling

Trygghetsalarm                               post.trygghetalarm

Praktisk bistand med betaling saksbehandler egenbetaling i Forvaltning og koordinering

Elektronisk melding til          fastlege

 

13.  Evaluering av tjenester

Alle tjenester skal ha evalueringsdato i tjenestebildet, eller være merket av med Stabilt vedtak i merknadsfeltet under Evalueringsdato. Det skal stå evalueringsdato i teksten i så få vedtak som mulig

Vedtak som ikke må evalueres skal ha formuleringen:

Ny vurdering

Tjenestene vil kunne variere noe med ditt behov for hjelp fra dag til dag, uten at dette fører til nytt vedtak.

Du skal sammen med de som yter tjenesten evaluere tjenesten årlig. Ved store endringer i behov for hjelp vil vedtaket endres og du få melding om dette. Hvis du ikke lenger fyller vilkårene for tjenesten, vil hjelpen falle bort.

 

Vedtak som er gitt for en kort periode skal ha dato for evaluering:

Ny vurdering

Tjenestene vil kunne variere noe med ditt behov for hjelp fra dag til dag, uten at dette fører til nytt vedtak.

Vedtaket er gitt for en kortere periode. Du skal sammen med de som yter tjenesten evaluere tjenesten innen *. Dersom du fortsatt har behov for hjelp etter dette vil du få nytt vedtak. Hvis du ikke lenger fyller vilkårene for tjenesten, vil hjelpen falle bort.

 

Utfører skal sende melding om vedtak som står for tur for evaluering, med rapport om hvordan bruker nå fungerer. 

Når tjenesten skal evalueres skal alle brukers tjenester innkluderes i vurderingen av behov for tjenester i saksutredningen. Det er ett menneske med en pakke av tjenester som til sammen gjør at personen fungerer. I vedtaket kan det henvises til vedtak på tjenester som videreføres.

Når forlengelse/fornyelse av Bolig skal evalueres, sjekk med saksbehandler av tjenester om dette kan gjøres i et samarbeid.

Opprett Sak med Emne: Evaluering - * (tjeneste-kodene med store bokstaver)

For ny søknad om bolig: Opprett Sak med Emne: Søknad – boligkode – forlengelse/fornyelse/bytte

Fortsett behandlingen av saken som ved ny søknad. 
 Ved enkel forlengelse/evaluering av tjeneste kan saksutredning sløyfes.