Før man begynner på dette prosessteget må følgende dette være gjort / være på plass:
Når varene ankommer må det sjekkes om disse er intakt og i henhold til bestillingen. Dersom det er en tjeneste, må det vurderes om denne er levert i tråd med det som var avtalt. Det er den som godkjenner bestillingen/kjøpet som har ansvar for at dette blir gjort, og virksomheten avklarer selv hvem som skal gjøre dette.
Dersom varen har en betydelig verdi bør bestiller (sammen med ansvarlig leder) vurdere om denne skal forsikres. Les mer om tingforsikring her.
Varemottak i eHandel er en bekreftelse på at varene er mottatt og at faktura kan utbetales. Både bestiller og godkjenner kan registrere varemottak. Man kan også registrere varemottak for hverandre.
For bestillinger som er gjort utenfor eHandel registreres ikke varemottak i Visma. Bestiller må da kontrollere at varene er mottatt eller tjenesten utført før fakturaen betales.
Etter at dette prosessteget er fullført skal resultatet være følgende:
Behovsmelder: den som oppdager et behov som må dekkes av et innkjøp av en vare eller tjeneste. Alle ansatte har denne rettigheten. En behovmelders oppgave skal være så enkel som mulig. Det er kun å melde behovet som er i fokus. Kontering og det regnskapsmessige vil ikke være synlig for behovsmelderen og det skal ivaretas av bestilleren på vanlig måte.
Bestiller: En bestiller (også kalt rekvirent) er normalt tilknyttet et fåtall enheter og kjøper inn til disse. Brukerroller og fullmakter må tildeles. En bestiller behandler behovsmeldinger, bestiller varer og registrerer varemottak. Bestilleren må ha tilgang til kontering og attestering i fakturabehandling.
Godkjenner: Godkjenner kan bestille varer, godkjenner handlevogner og registrere varemottak. Må ha tilgang til kontering, attestering og anvisning i fakturabehandling. Kan ikke godkjenne sine egne handlevogner. Hvem som kan være godkjenner er regulert av anvisningsreglementet og delegeringen fra kommunedirektøren.