Før man begynner på dette prosessteget må følgende dette være gjort / være på plass:
Hele denne prosessen starter med at det oppstår et behov for en vare eller en tjeneste. Behovet kan meldes på to måter av den som oppdager behovet:
Alle ansatte i Kristiansand kommune som har tilgang til Visma Enterprise har tilgang som behovsmelder i Visma eHandel.
Hvordan behovet registreres er avhengig av hvilken praksis man har på de ulike arbeidsstedene i kommunen. For å finne ut hvem som er bestiller for ditt arbeidssted, ta kontakt med din nærmeste leder eller regnskap.
Etter at en behovsmelding er sendt, er det opp til bestillerne i den aktuelle forbruksenheten å avgjøre om det skal lages en bestilling eller ikke. Hvordan dette gjøres i praksis er forklart i denne brukerveiledningen.
Etter at dette prosessteget er fullført skal resultatet være følgende:
Behovsmelder: En behovsmelder er den som oppdager et behov som må dekkes av et innkjøp av en vare eller tjeneste. Alle ansatte har denne rettigheten. En behovmelders oppgave skal være så enkel som mulig. Det er kun å melde behovet som er i fokus. Kontering og det regnskapsmessige vil ikke være synlig for behovsmelderen og det skal ivaretas av bestilleren på vanlig måte.
Bestiller: En bestiller (rekvirent i Visma eHandel) er normalt tilknyttet et fåtall enheter og kjøper inn til disse. Brukerroller og fullmakter må tildeles. En bestiller behandler behovsmeldinger, bestiller varer og registrerer varemottak. Bestilleren må ha tilgang til kontering og attestering i fakturabehandling.
Godkjenner: En godkjenner er som regel nærmeste leder med anvisningsfullmakt eller personer som lederen har delegert denne tilgangen til. Godkjenner kan bestille varer, godkjenner handlevogner og registrere varemottak. En godkjenner må ha rettighetene "kontering", "attestering" og "anvisning" i fakturabehandling i Visma Enterprise. Man kan ikke godkjenne sine egne handlevogner. Hvem som kan være godkjenner er regulert av anvisningsreglementet og delegeringen fra kommunedirektøren.
Ehandel - Behovsmelding - Generell informasjon
Ehandel - Visma Behovsmelding - Brukerveiledning