Forutsetning

Før man begynner på dette prosessteget må følgende dette være gjort / være på plass:

• Bestilt vare er mottatt, eller tjeneste utført iht. avtalt pris og kvalitet
• Faktura må være mottatt fra leverandør

 

Beskrivelse

Fakturabehandling og betaling (med eHandel)

Regnskap kobler faktura til ordre når det er foretatt varemottak. 

Hvis regnskap mottar faktura og det mangler varemottak vil det sendes påminnelse til bestiller om å utføre varemottak.

Fakturaen fra leverandøren matches mot innkjøpsordren fra eHandel i Visma, og deretter skjer ett av de to alternativene som er beskrevet under:

1. Ved full match eller prisavvik under 100kr går fakturaen automatisk til utbetaling og blir utbetalt ved forfallsdato
2. Ved prisavvik over 100kr går fakturaen til en manuell avviksbehandling
   • Bestiller må ta stilling til avviket (om det er OK), prisavviket må utlignes og fakturaen må attesteres og sendes til anvisning
   • Fakturaen anvises, og går deretter til utbetaling
   • Dersom leverandør har fakturert feil må bestiller be leverandøren om kreditnota*

*Dersom kommunen er uenig med leverandøren om en faktura kan fakturaen parkeres i økonomisystemet, men da med en kommentar om årsak slik at regnskap er informert. Dersom dette ender med kreditering av fakturaen skal kreditnotaen være iht. Inngående faktura - prosedyre.

 

Manuell fakturabehandling og betaling (uten eHandel)

Alle fakturaer må konteres, attesteres og anvises iht. anvisningsreglementet - se "alminnelige bestemmelser".

• For de det er relevant gjelder også dokumentasjonskrav - sjekk disse retningslinjene
• Fakturaen anvises, og går deretter til utbetaling
• Dersom leverandør har fakturert feil må bestiller be leverandøren om kreditnota*

*Dersom kommunen er uenig med leverandøren om en faktura kan fakturaen parkeres i økonomisystemet, men da med en kommentar om årsak slik at regnskap er informert. Dersom dette ender med kreditering av fakturaen skal dette skje iht. Inngående faktura - prosedyre.

 

Resultat

Etter at dette prosessteget er fullført skal resultatet være følgende: 

• Faktura blir utbetalt til leverandøren, eller avslått pga. uakseptabelt avvik

 

Definisjon

Behovsmelder: den som oppdager et behov som må dekkes av et innkjøp av en vare eller tjeneste. Alle ansatte har denne rettigheten. En behovmelders oppgave skal være så enkel som mulig. Det er kun å melde behovet som er i fokus. Kontering og det regnskapsmessige vil ikke være synlig for behovsmelderen og det skal ivaretas av bestilleren på vanlig måte.

Bestiller: En bestiller (også kalt rekvirent) er normalt tilknyttet et fåtall enheter og kjøper inn til disse. Brukerroller og fullmakter må tildeles. En bestiller behandler behovsmeldinger, bestiller varer og registrerer varemottak. Bestilleren må ha tilgang til kontering og attestering i fakturabehandling.

Fakturamatch: kobling mellom bestillingslinje fra eHandel og fakturalinjen.

Godkjenner: Godkjenner kan bestille varer, godkjenner handlevogner og registrere varemottak. Må ha tilgang til kontering, attestering og anvisning i fakturabehandling. Kan ikke godkjenne sine egne handlevogner. Hvem som kan være godkjenner er regulert av anvisningsreglementet og delegeringen fra kommunedirektøren.​ 

 

Vedlegg