Hensikt
Sjekkliste/ gjøremål i hovedskranken, Rådhuskvartalet.
Ansatte i hovedskranken i Rådhuskvartalet.
Arbeidsgiver har ansvaret for gjennomføringen.
Hei og velkommen til en morsom og hektisk sommer i vertsfunksjonen/ turistinformasjonen.
I dette heftet vil du finne informasjon om hva som kreves og ønskes av deg som jobber her. Du vil erfare at det å jobbe her er både krevende, variert og spennende. Du vil møte mange hyggelige mennesker, få nye kollegaer og venner, bli kjent med byen i vårt hjerte på en ny måte, og forhåpentligvis være mange gode erfaringer rikere når høsten kommer krypende. Vi håper og tror at dette heftet vil være et godt hjelpemiddel for deg i jobben som vertskap og informasjonsrådgiver her hos oss.
De ansatte i vertsfunksjonen/ turistinformasjonen er utadvendt, positive og serviceinnstilte Kristiansandentusiaster, som har god kunnskap om den flotte byen vår og et stort smil til både turister og kollegaer. Hverdagen er preget av mange arbeidsoppgaver og stor pågang fra publikum. Derfor er det viktig å være lærevillig, fleksibel, samarbeidsvillig og tåle et stressende arbeidstempo for at jobben skal bli gjort, men også for at jobben ikke skal bli for tung å utføre for den enkelte.
Det er mange forskjellige nasjonaliteter på besøk i lokalet i løpet av en høysesong og høflighet er viktig, da det er svært mange nasjoner som har en mer formell omgangstone enn nordmenn har. Her gjelder regelen at det er bedre med litt for mye, enn litt for lite. Bruk korrekt tiltaleform, si «vær så god» og «takk». Møt alle med et smil, og send dem gjerne av gårde igjen med et smil også.
Normalt, pent antrekk er forventet. Turist t-skjorte blir brukt i skranken i tillegg til flees jakker hvis det er kaldt.
Alle vakter er satt opp i henhold til utsendt vaktliste, og det er forventet at du er klar til å starte vakten i det den begynner. Ikke kom for sent – da setter du kollegaer i en vanskelig situasjon og gjør ventetiden lengre for våre besøkende. Dersom du mot formodning ser at du vil komme for sent på jobb, må du ringe Hege og Anne Reidun og gi beskjed.
Husk å notere ned timene hver dag. Timelista sendes inn den 20. i hver måned. Lønnen blir utbetalt den 12. i måneden etter. Overtid skal være pålagt og ikke benyttes på eget initiativ. Ved sykdom eller annet uforutsett fravær skal Anne Reidun Røise ha beskjed om fraværet samme dag. Beskjeden skal gis ved å ringe til Anne Reidun Røise eller stedfortreder. SMS og e-post godtas ikke.
Bytting av vakter må avtales med den personen du vil bytte med. Dette må også avklares med en av oss faste ansatte/ leder.
Barnehage/sfo, kommunale fakturaer, helse og sosial, boligselskapet, startlån, bostøtte og gjeldsrådgivning. Henvis til Veilednings avdelingen bak branntårnet.
Småbåt havn, parkering eller tekniske ting kan teknisk avdeling hjelpe i nærmeste høyre hjørne.
Plan, bygg og oppmåling har egne rutiner for booking av konsultasjonstimer. De skal møte i 3A etter å ha bestilt time. Forhåndskonferanse.
Besøk til personer oppover i etasjene som er avtalt:
Be dem skrive seg inn på besøks-PC’n foran TV-skjermene. Da vil personen de skal på besøk til få en mail og en SMS om at det er besøk, og at vedkommende må hentes i Innbyggertorget. Eldre folk kan ofte trenge litt hjelp med dette.
Besøk til personer der det ikke forkommer en planlagt avtale
Sjekk om vedkommende er ledig. Dersom de er ledig, ring opp til vedkommende og hør om de kan ta imot besøk.
Morgen: Hent nøkkel i skuffen til Helle.
Lås opp alle skapene. Sett klar penge kassen og bank terminalen, samt rett kopi stempelet. Lås opp døra inn til kort rommet med K1 Master nøkkelen. Lukke opp døra inn til parkeringskjelleren. Samme/motsatt prosedyre om ettermiddagen, men døra til parkeringskjelleren låser seg automatisk.
Ta en titt i outlook/ kalenderen for å se hva som skjer i kompetansesenteret i underetasjen.
Veggen mellom Gerda Ring og Anna Jensen må følges med på. Vi må ta bort veggen hvis samme person har booket begge rommene.
Det er IT som har ansvar for at utstyret/ prosjektorene virker i kjelleren. Har noen problemer med å få logget på, er det vi som hjelper dem. Får vi det ikke til, eller det er feil på utstyret, skal IT kontaktes på epost: it-servicesenter@kristiansand.kommune.no. Egen opplæring her.
Trenger noen flippover, tusjer, skjøteledninger, så har vi det på et rom på venstre side av te-kjøkkenet i u.etg. Husk å låse opp med nøkkel K1. Prosjektoren til Amfiet står også på dette rommet. Det er vårt ansvar å sette denne klar dersom noen har booket Amfiet.
Alle kommunalt ansatte som ønsker å benytte seg av el-syklene må booke dette selv i outlook. I spesielle situasjoner kan vi booke for dem, men oppfordrer til at de lærer seg dette selv. Gå inn på res.rk.elsykkel. Hvis de sier de har booket, gir du ut riktig sykkelnøkkel (syklene er nummerert) som henger i nøkkelskapet. Hvis de vil låne «pilen» som er den eneste manuelle sykkelen, må dette noteres opp i eget hefte som ligger i hylle ved nøkkelskapet. Pilen har nøkkel nr. 6. Denne trenger de ikke å booke. Pass på at syklene er oppladet. Lader ligger nederst i skapet til høyre. Se rutine El-sykkel. Utlån Rådhuskvartalet. El-sykkel. Utlån Rådhuskvartalet
Når det ringer på den manuelle telefonen i skranken, er det varelevering til oss. Ta telefonen og si at vi skal komme ut til dem. Trykk så på nøkkel tegnet for å åpne ytterdøra i Kirkegata. Gå så ut til dem og ta dem med inn på postrommet vårt. Tell over pakkene og se at de er til oss. Signer så på terminalen til postmannen. Marker også ut navnet til den som skal ha pakka så den er lett å finne. Skriv mail til alle som har fått post om at de kan hente pakken på postrommet. Hvis det er pakker fra Telenor bedrift (mobiler) så skal de låses inn i skapet vårt i skranken og noteres i den grønne plast mappa som ligger på pulten. Hvis vi får pakker fra Bedriftssystemer, skal de legges inn i grått skap på lageret. Mottaker må også her signere på at de har mottatt pakke fra Bedriftssystemer før de får pakken sin.
Postpakker/ brev som har ligget lenge må purres på.
Det er ISS som har ansvar for posten. Det vanlige er at vi unntaksvis tar imot og legger det i internposten. Spesielle ting som ikke kan sendes med internposten (eks. blomster, nøkler eller annet), legger vi i skap nr. 2 og sender mail til vedkommende at det må hentes i skranken.
Det er vi som utsteder nøkkelkort til nyansatte. Lånekort til de som har glemt kortet eller nøkkelkort til arbeidsfolk som skal gjøre en jobb for oss for en kort periode. Gjestearbeidere må skrive under på taushetserklæring. Egen bruksanvisning ligger på rommet bak skranken. Rutinene ligger i Kvalitetssystemet under vert.
Adgangskort Rådhuskvartalet. Hvordan lage kort.
Adgangskort - Tollbodgata, Rådhuset, andre bygg
Adgangskort Gyldengården. Hvordan lage kort i Integra og Salto.
Taushetserklæring for personell og besøkende (Ikke tilgjengelig)
Adgangskort gjestearbeidere (Ikke tilgjengelig)
Vi selger grønne dunker til papir og brune spann til biosøppel (merket med brun bøtte/grønn kasse på kasseapparatet). Dette finner du i skap nr. 1. Vi selger ikke bioposer. Det må de hente selv hos Avfall Sør eller på avfallsplassene.
Vi kopierer for publikum og kan også stemple «rett kopi» ved f.eks. vitnemål eller pass. Husk at du må signere under «rett kopi»-stempelet og påse at datoen på stempelet er riktig.
Vi selger plasser på torvet til gateselgere. Vi har også tre plasser i Markensgate for gate salg. Det koser kr. 200,- pr. dag og det er førstemann til mølla-prinsippet. Skriv kvittering og merk av hvilken plass de har fått på kvitteringen. Se egen brosjyre for dette. OBS ingen salgsplasser i Markensgate i sommer mnd. Ved spørsmål kan Tore Løvland eller Lisan Gjendem kontaktes.
Alle nøkler finnes i skapet helt til høyre. Hvis det kommer arbeidsfolk og spør etter nøkkel til eks. tekniske rom, be dem skrive navnet sitt inn i den sorte lille boka og gi dem enten K1 master eller K3 Teknisk, (de vet som regel hvilken de må ha selv). Må de ha nøkkelkort også, så gi dem det også. Da må de i tillegg skrive seg inn i den blå ringpermen det står lånekort på.
Gjestearbeidere må skrive under på taushetserklæring. Se egen rutine: Taushetserklæring for personell og besøkende (Ikke tilgjengelig) Adgangskort gjestearbeidere (Ikke tilgjengelig)
Lån av nøkler til bommer eller paviljongen på torvet. Nøkkelskrin i plast ligger i skapet nr. 4. Fyll ut skjema som ligger i ringperm i samme skap. For å finne ut hvilken nøkkel som går til ønsket bom, må de se på kartet som ligger i permen. Tegnene viser hvilken type nøkkel som passer. Husk at de må betale kr. 100,- eller kr. 300,- for lån av nøkkel. Egen info ligger i permen. Se digitalt kart: Nøkler - kart over bommer Kristiansand
Alle møterom i kjelleren står oppført på TV skjermene på veggen. Dere kan bruke A3 plansjene for å vise hvor det aktuelle møterommet befinner seg. Vi printer ut en oversikt over alle møtene så dere lett kan følge med på hva som skjer i under etasjen.
Vi tar imot betaling for skjenkeprøver m.m. Det koster kr. 400,-. Trykk på kasseapparatet, velg prøve og bankterminal. På bank terminalen velg Innbyggertorget, ok, skriv inn summen som står på kassa inn på bank terminalen. Ved spørsmål om KID skriv 0 og ok.
Oppstår det noe feilslag så ligger det en bruksanvisning bak kassa som forklarer hvordan du retter opp feilen. Hvis kassa går i svart, trykk hvor som helst så lyser den igjen.
Kasseoppgjøret tas hver fredag av Hege Sønsteby eller stedfortreder.
Se egen rutine for kassen i Kvalitetssystemet.
Husk og følge med på e-poster som kommer inn på: Turistinformasjonen og Innbyggertorget-vert hver dag.
Vi har ansvar for å dele ut gratis busskort til studenter. Se egen rutine. Busskort til studenter og Busskort - påfyll.
Gå inn i Outlook (kalenderen) for å sjekke når det er vigsel. Pass på at dere ser etter hva som står i vigsels brevet. Hvis det står at brud eller brudgom ikke er norsk statsborger må de dokumentere at de har oppholdstillatelse. Sjekk visum ev. flybilletter. Oppholde må ikke overstige 90 dager. Ta kopi og legg inn i mappa. Ellers må dere bare sjekke id før dere viser dem hvor de kan sitte og vente. Legg inn vigsels mappa på vigselsrommet
Pass også på at blomstene på vigselsrommet er friske. Når dere må kjøpe nye, gå til Helle for å låne kredittkort eller skrive det på regning hos Camillas Blomster i Sandens. Ta med blomstervasen så setter de oppi for oss. Ca. kr. 250,-
Personer som oppfører seg truende kan komme fra alle samfunnsgrupper. Det kan være rusavhengighet, psykiske lidelser, familiære utfordringer eller frustrasjon og uenighet over vedtak og behandling. Trusler kan både være fysiske og verbale. Når en person har truende adferd må du opptre rolig, vær saklig og henvis personen ut av bygget. For mer informasjon se Beredskapsplan for innbyggertorg og kommunikasjon. Se også tiltakskort 8. Beredskapsplan Innbyggertorg og Kommunikasjon
Innbyggertorg hjelper mange ulike innbyggere, og innbyggerne oppsøker Innbyggertorg med forskjellig utgangspunkt. Noen innbyggere kan formidle til ansatt ved Innbyggertorg at de ønsker å ta sitt eget liv. Noen innbyggere kan fremsette trusler om å ta andres liv. Se egen beskrivelse for «Trusler og bekymringer for liv og helse ved Innbyggertorg». Trusler og bekymring for liv og helse ved Innbyggertorg.
I skranken har vi 2 alarmknapper. 1knapp som vi bruker hvis vi må ha assistanse fra team teknisk og 1 knapp som går til Securitas. Disse skal bruks hvis du føler deg truet og trenger hjelp. Knappene er festet på den venstre pulten i høyre hjørne.
Ved akutt behov kontakt politiet på 112.
Hvis det går en høy brannalarm som sier at «alle må evakuere bygningen»:
Se følgende rutiner ved brann:
Brannalarm Rådhuskvartalet vertsskranka
Brannansvarlige personer og områder Innbyggertorvet Rådhuskvartalet.
Brannalarm Rådhuskvartalet kveldstid
Gå gjennom alle rommene i kjelleren og se til at prosjektorene er skrudd av og at det er ryddig. Sjekk at mikrofonene står på ladning og at kablene er trukket ned i bordet. Det er kantina som tar seg av te-kjøkkenet nede. De lager kaffe og setter på oppvaskmaskinen. Har du tid på kvelden eller i helgen, gjør det ingenting om du rydder litt der også.
Når folk besøker en turistinformasjon er det fordi de søker veiledning: Hva skal de gjøre i Kristiansand? Hva anbefaler du? Hvor kan jeg finne? Hva synes du om…? Noen ganger vet de ikke en gang hva de egentlig lurer på, og da blir måten vi møter dem på avgjørende.
Hvordan vi svarer og forholder oss til den besøkende på, kan være med på å forme hele deres opphold i byen, og skape gode minner og opplevelser. Vårt svar kan bestemme om de bruker en eller fem dager i byen, om de er fornøyde med oppholdet, om de syntes det var litt bortkastet eller om de rett og slett elsker Kristiansand. Uansett er det et stort ansvar, og en spennende givende utfordring. Vi får lov til å være Kristiansands ansikt utad, vi er vertskap for Norges femte største by. Det er jo nødt til å bli moro!
Vi ønsker å vise frem hele spekteret av hva Kristiansand har å by på. Vi kan informere om museer og attraksjoner vi har å by på. At naturen ligger så tett på en storby som Baneheia og byfjorden er unikt. Den hyggelige byen vår har også gode shoppingmuligheter, utesteder, festivaler og spisesteder.
Klarer vi å synliggjøre dette mangfoldet for turistene, øker sannsynligheten for at vi skal få våre besøkende til å bruke litt lengre tid i byen vår enn de hadde tenkt, legge igjen litt mer penger enn planlagt, og sitte igjen med et litt bedre bilde av Kristiansand enn de ville ha gjort uten denne kunnskapen. Gjør det med et smil – da har vi nådd våre mål!
Vi ønsker å bistå Kristiansands befolkning med det de har behov for. De er viktige ambassadører for byen når de får besøk.
Vi er glade for å ha akkurat DEG som medarbeider og kollega i sommer. Vi håper månedene hos oss blir lærerike og innholdsrike. Vi er her som støtte og hjelper dersom det skulle være noe, så ikke nøl med å spørre når noe dukker opp.
Vi er turistinformasjon for Kristiansand og er eid av Kristiansand kommune. All markedsføring av Kristiansand turistinformasjon gjøres av Visit Sørlandet. Daglig leder er Hege Juliane Nevestad. Er vi tomme for kart, guide eller cruisekart, kan dette bestilles hos Visit Sørlandet.
I skranken bruker vi www.visitkrs.no som verktøy for å finne riktig informasjon på en rask og enkel måte. For eksempel kan vi bruke arrangementskalenderen «hva skjer?» ved spørsmål om hva som skjer i en bestemt helg.
Gode nettsider er: www.visitkrs.no og www.visitnorway.no Bruk også www.google.no
Anbefal gjerne turistene og last ned gratis app’en Visitnorway på sin mobil/nettbrett.
Ønsker turisten guidet tur, henvis til Marianne Pedersen hos Cruise Sørlandet, tlf. 900 27687, epost: info@cruisesorlandet.com
turistinformasjon@kristiansand.kommune.no
Denne mailen sjekkes daglig og svares på så fort som mulig. Spør hvis du er i tvil om hva du skal svare. Ønskes Kristiansand guiden eller kart så sender vi det til dem. Da skal forsendelsen ligge i boksen som heter «utland» på postrommet. All annen utgående post legges i hylla for «utgående post».
Spam: Vi får en del e-post fra folk som ønsker å få tilsendt suvenirer, postkort, penner og pins. Stort sett er dette spam, og vi svarer ikke på denne typen e-poster. Bare å slette. Andre e-poster som åpenbart er spam kan også bare slettes.
Vi betjener cruise bua hver gang det kommer inn et cruiseskip. Det er på Lagmansholmen. Der gir vi ut kart og info om hva du kan gjøre i byen på egenhånd. Egen info henger på veggen ved kassa i bua. Se egen rutine "Turistinformasjon - rutiner cruisekaia". Turistinformasjon - rutiner cruisekaia
For å finne ut av hvor mange kundehenvendelser vi har i sommerhalvåret, teller vi alle vi snakker med. Vi teller både turister og andre henvendelser. Vi har tellere som benyttes til dette. På slutten av dagen legges summene inn i sharepoint, søk “Telle”.
Påse at det alltid er fullt opp med brosjyrer i hyllene. Sjekk at alle tilgjengelige språk står fremme!
Det skal alltid være fylt opp et lite lager av alle brosjyrene i skapet bak hver enkelt brosjyrehylle. Husk at dersom man flytter rundt på hvor brosjyrene står, må man også flytte på lageret som ligger inni hylla slik at det som står inni er det samme som vises i hylla. Dersom man tar frem siste brosjyre inni hylla, må det hentes frem flere fra lageret i pakke rommet vårt. Dersom det begynner å bli lite igjen på pakke rommet, må det bestilles flere.
Dersom det minker på busstabeller, hentes disse hos AKT (rett over gata).
Viktig også å følge med på hva som mangler/ minker i cruise bua!
Sørg ellers for at det er ryddig rundt oss, både i felles områdene og på lageret.