Forutsetning
Før man begynner på dette prosessteget må følgende være gjort / være på plass:
Behovsanalysen er selve fundamentet for rekrutteringsprosessen. Et grundig arbeid med behovsanalysen er en forutsetning for en treffsikker rekruttering, og setter premissene for og forenkler de videre stegene i prosessen.
Selvom man kan opprette behovsanalysen direkte i Webcruiter (hvor den kalles jobbanalyse), kan det være lurt å benytte wordmalen Rekruttering- Mal på behovsanalyse for effektiv samhandling (gi innspill i dokument).
Ansettelesutvalget bør vurdere følgende spørsmål i behovsanalysearbeidet
Hvem bør gi innspill til behovsanalysen og på hvilken måte? Det kan være tidligere ansatt i stillingen, øvrige ansatte og ledere. HR, eksterne samarbeidspartnere etc
Har enheten en strategisk kompetanseutviklingsplan som legger føringer for hvilke kompetanser som bør rekrutteres inn?
Hvordan er sammensetningen av personlige egenskaper og øvrig mangfold i teamet i dag. Er det personlige egenskaper, erfaringer, bakgrunner og kompetanser som bør rekrutteres inn for å styrke teamet og kunne gjenspeile befolkningen vi leverer tjenester mot bedre?
Foreligger det kjente fremtidsbehov som bør påvirke kompetansekravene som settes?
Hvordan utforme kravene slik at man får den kompetansen man trenger, samtidig som man åpner for å tiltrekke flest mulig og et mangfold av kandidater?
Behovsanalysen (jobbanalysen) innebærer å drøfte og beslutte svar på følgende spørsmål:
Kan du beskrive stillingen overordnet? (Ingress til annonsen)
Lag en selgende innledning til annonsen. Bruk gjerne KI (kunstig intelligens) her til å utforme et tekstforslag som du kan utbedre videre. Husk å bruke test som retter seg mot og skaper interesse hos potensielle søkere. Ingressen kan for eksempel inneholde;
Hvilke arbeidsoppgaver skal utføres?
Beskriv de viktigste og mest tidkrevende arbeidsoppgavene først, og beskriv dem så konkret som mulig slik at kandidater får en god forståelse for hva stillingen innebærer. Få også med eventuelle ansvar som er lagt til stillingen.
Hvilke kvalifikasjoner søkes?
Beskriv hvilke faglige og erfaringsmessige kvalifikasjoner som kreves for å kunne gjøre arbeidet og lykkes i stillingen. Husk å skille tydelig mellom må-krav og fordels-krav. Merk at annonseteksten er bindende. Dersom man ønsker å endre krav til søkerne etter at søknadene er kommet inn, skal stillingen lyses ut på nytt.
Må krav- hvilke kvalifikasjoner må kandidaten inneha for å lykkes i stillingen?
Fordelskrav- hvilke kvalifikasjoner er fordelaktige om kandidaten har, men som ikke er strengt nødvendige, og/eller som kan tilegnes på arbeidsplassen?
Angående norskkunnskaper, ikke krev svært gode norskkunnskaper i stillinger som hadde klart seg med alminnelig norskkunnskaper. Husk at språkferdigheter består både av å snakke, lytte, lese og skrive, og det vil være stillinger hvor man ikke trenger like gode ferdigheter på alle fire for å uttøve en god nok jobb.
Hvilke personlige egenskaper søkes?
Det anbefales at det velges ut maks 4-5 egenskaper som er de viktigste å inneha for å lykkes i stillingen. (Husk, ingen er supermennesker på absolutt alle områder). Beskriv gjerne hvordan de ønskelige egenskapene gir seg utrykk i adferd. Husk at de personlige egenskapene også må kunne vurderes gjennom intervju og andre utvalgsmetoder
Eksempler
Du formidler informasjon med klarhet og letthet, både muntlig og skriftlig.
Du foretrekker samarbeid i motsetning til individuelt eller konkurranserettet arbeid, deler ansvar og hjelper gruppa for å få jobben gjort.
Hva tilbys?
Her er det viktig å være ærlig. Ikke tilby ting eller forhold som ikke stemmer, men markedsfør det attraktive dere kan tilby.
Nå behovsanalysen er ferdigstilt kan denne legges inn i Webcruiter. Alle enheter i kommunen skal ha minst en dedikert ansatt med tilgang til å legge inn annonsen i WebCruiter.
Nye brukere i WebCruiter meldes til post.webcruiter@kristiansand.kommune.no.
Lenke til pålogging i WebCruiter: WebCruiter (pålogging)
Opplæring i WebCruiter
For nye (og gamle) brukere av WebCruiter har vi to e-læringsmoduler.
I WebCruiter del 1 lærer du hvordan du oppretter et rekrutteringsprosjekt i WebCruiter. Du får innføring i hvordan foreta en behovsanalyse, utforme en stillingsannonse og få den publisert.
I WebCruiter del 2 fokuserer vi på hvordan bruke brukergrensesnittet i WebCruiter til å finne den kandidaten du søker etter. Du får en innføring i å foreta spesielle vurderinger og produsere søkerlister. Hvordan du enkelt kan foreta en grovsortering av kandidatene, innkalling til intervju samt hvordan sende avslagsbrev og avslutte en rekrutteringsprosess i WebCruiter.
Etter at dette prosessteget er fullført skal resultatet være følgende: