Forutsetning
Før man begynner på dette prosessteget må følgende være gjort / være på plass:
- Det foreligger et gyldig ansettelsesvedtak for stillingen
Beskrivelse
Kontakt den som skal tilbys stilling
- Ring, evt send e-post fra Webcruiter til kandidaten, og informer om at tilbudsbrevet sendes vedkommende for elektronisk signering, og at kandidaten har åtte dagers signeringsfrist. Eventuelle lønnskrav i forbindelse med ansettelsen må fremmes innen svarfristen på åtte kalenderdager og før arbeidsavtalen undertegnes.
Send tilbud om stilling
Under kommer oppskriften på hvordan du sender tilbudsbrev.
Tilbudsbrev sendes alltid ut fra arkivsystemet vårt p360. Gå inn i ansettelsessaken i p360. Finner du ikke saken, gå inn i Webcruiter og kopier AnnonseID fra rekrutteringsprosessen inn i søkefeltet i p360 og velg Saker.
1. Nå du er på rett sak, trykk på Nytt dokument og velg mal Dokument ut, Saksdokument.
2. I boksen som åpner seg velger du tilgangskode UO- Unntatt offentlighet og paragraf offl. §25. Sett tilgangsgruppe for Personal egen avdeling (ikke Alle). Skriv inn tittel- Tilbudsbrev + navn til den som som blir tilbudt stilling, og velg sett offentlig tittel lik tittel. Trykk Ny kontakt i feltet Mottaker og velg kontakttypen Privatperson. Her legger du inn navn og etternavn på den som skal tilbys stilling og trykk fullfør. Navnet kommer da opp under Valgt mottaker. Ikke huk av på Avskjerm kontakter. Navn i offentlig tittel trenger ikke skjermes. Det er kun innholdet i dokumentet som er unntatt offentlighet. Trykk deretter fullfør. Merk: Tilbudsbrev i personalmappe saken må alltif være skjermet både i tittel felt og mottaker felt.
3. En Word- brevmal vil nå komme automatisk opp. Sjekk at adressen til den som skal motta tilbudet samsvarer med adressen i Webcruiter (for å være sikker på at du sender tilbudsbrev til rett person). Deretter skal du sette inn to standardtekster (ferdige maler) i brevet. Trykk på 360 på menylinjen i word, og videre Sett inn standardtekst som illustrert under. På høyre side vil du da få opp en mappestruktur, hvor du velger Personal-Ansettelser- og filen Tilbud om stilling. Teksten som kommer opp redigerer du slik at den tilpasses stillingen.
Nedenfor signaturen din i brevet, trykk Ctrl_enter for å få ny side. Sett inn der standardteksten Arbeidsavtale med taushetserklæring. Denne teksten inneholder skjema for arbeidsavtale samt taushetserklæring og sikkerhetsregler.
Slik fyller du ut selve arbeidsavtalen punktvis
1. Fyll inn all personalia. Fødselsnummer og kontonummer må du ringe kandidaten for å innhente. Øvrig informasjon finner du i Webcruiter.
2. Sett inn arbeidsted for stillingen, tittel (f.eks sykepleier eller rådgiver), og startdato. Vet man ikke startdatoen enda, kan du sette inn Etter avtale.
3. Huk av for riktig tilsettingsforhold, og fyll inn i de grå felt. PS: Her kan du stryke de andre linjene med tilsettingsforhold som du ikke bruker, for å korte ned avtalen. Pass da endelig på at du ikke sletter øvrige punkt i avtalen.
4. Dersom vanlig oppsigelsestid og prøvetid gjelder for stillingen, fyller du ikke ut noe her. Dersom en midlertidig ansatt får fast ansettelse i samme eller i en likeartet stilling bør det ikke avtales ny prøvetid. Det bør heller ikke avtales ny prøvetid ved skifte til en vesentlig annen stilling i virksomheten dersom arbeidstakeren mister det ordinære oppsigelsesvernet etter den opprinnelige stillingen. For at man skal kunne avtale prøvetid for en ny stilling i samme virksomhet, må arbeidstakeren derfor i utgangspunktet sikres rett til å gå tilbake til den opprinnelige stillingen (sjekk med jurist før publisering)
5. Her må du holde tunga rett i munnen;
- Sett inn riktig stillingskode. Kommunens stillingskoder finner du her KS - hjelpelønnstabell pr 01.05.2024.
- Sett inn lønnsansiennitet (for stillinger i kapittel 4). Se Lønnsansiennitet - prosedyre for beregning
- Sett inn årslønn. Se lønnstabell KS - hjelpelønnstabell pr 01.05.2024 , samt Lokal lønnspolitikk med administrative vedlegg kapittel 4.1 lønn ved tilsetting. Eventuelle lønnskrav i forbindelse med ansettelsen må fremmes innen svarfristen på åtte kalenderdager og før arbeidsavtalen undertegnes. Dersom den som tilbys stillingen ønsker å endre noe i tilbudet f.eks lønnskrav, startdato m.m. så må tilbudet avvises og nytt tilbudsbrev sendes.
- Velg stillingsgruppe 2 for stillinger med krav om minst 3 års universitets/høyskole utdanning, og stillingsgruppe 1 for fagarbeiderstillinger og stillinger med krav om fagbrev, og stillinger uten særskilt krav til utdanning.
- Velg rett PAI kode (utdanningskode) for kandiaten. PAI koder brukes blandt annet til å utarbeide lønns og personalstatistikk til bruk i lønnsforhandlinger. Velg koden for kandidatens høyeste utdanning. Dersom kandidaten har flere likeverdige utdanninger, velger du den som er mest relevant for stillingen. PAI-koder finner du fra s.66 i dette KS-rundskrivet.
- Sett inn aktuell stillingsprosent
- Sett inn ukestimer hel stilling
6. Sett inn riktig arbeidstid, og hvorvidt spisepause er inkludert i arbeidstiden.
7. Sett inn rett pensjonsordning for stillingen.
8. Punkt 8 er til informasjon for kandidaten.
9. Legg til om det er øvrige vilkår som gjelder for stillingen. Teksten som står der gjelder for lederstillinger på nivå 1-3 (direktører, kommunalsjefer og enhetsledere), og kan derfor slettes for øvrige stillinger.
Er du tvil om hva du skal velge, kontakt post.personal@kristiansand.kommune.no.
Når alt er fylt ut, skal dokumentet ikke ekspederes, men konverteres til pdf i menyen i p360 og trykk deretter «Send til signering». Signeringsfrist skal være 8 dager. Signert avtale kommer automatisk i retur i ansettelsessaken som et inngående dokument.
Dersom det er feil i/eller det skal gjøres endringer i arbeidsavtalen, må det opprettes et nytt dokument som sendes til digital signering.
Tilbudet er akseptert når arbeidsavtale er e-signert og returnert.
Resultat
Etter at dette prosessteget er fullført skal resultatet være følgende:
- Tilbudet er sendt til kandidaten og akseptert.
Vedlegg
Forvaltningsforskriften kapittel 5