Hensikt

Hensikten med dette dokumentet er å sikre at konseptfasen gjennomføres på en god måte. 

Gjelder for

Dette dokumentet gjelder ansatte som skal gjennomføre en konseptfase og skrive et prosjektforslag. 

Ansvarlig for gjennomføring

Leder i linjen har ansvaret for gjennomføring. 

Konseptfase

Konseptfasen utreder ulike alternativer for å løse behovet som er skissert i Idéfasen.

Aktiviteter i konseptfasen

Konseptfasen er en utredningsfase som er delt inn i utredningsaktiviteter som tar utgangspunkt i 3 steg, fordelt på seks sentrale spørsmål. Gjennomføringen av fasen er illustrert i figuren under. 

De seks utredningsaktivitetene tilsvarer de seks sentrale spørsmålene som er minimumskravene i utredningsinstruksen. Utredningsinstruksen gjelder for både små og store statlige tiltak, og omfatter med visse unntak alle tiltak som har virkninger utover egen virksomhet. Jo større tiltakets virkninger er, desto grundigere skal de seks spørsmålene besvares. DFØs veileder til utredningsinstruksen gir en kortfattet veiledning om de seks spørsmålene (se kap. 2.1), mens DFØs veileder i samfunnsøkonomisk analyse går mer i dybden på disse. Under er det beskrevet en kortfattet versjon som kan være til hjelp i en konseptfase. 

Steg 1 – Planlegge arbeidet i konseptfasen 

1. Hva er problemet og hva skal vi oppnå? 

Som en del av mandatet er det etablert en arbeidsgruppe for konseptfasen. I arbeidsgruppen er det viktig å etablere en felles forståelse for oppgaven. Først må problemet og behovet beskrives. Mandatet gir en overordnet beskrivelse av behovet, men det er ikke sikkert at dette er det reelle behovet. Kanskje ligger problemet et litt annet sted eller omfatter flere ting? En god forståelse- og behovsbeskrivelse gjør det enklere å få frem gode konsepter. Kartlegg behovet, innhent informasjon og evt. nytt kunnskapsgrunnlag, gjør vurderinger og snakk med brukere og andre interessenter. Involver også fagmiljø, tillitsvalgte og andre som kan være med å belyse behovet. 

Det må identifiseres hvilke rammebetingelser, politiske beslutninger eller andre føringer som prosjektet må forholde seg til, og som har betydning for det videre arbeidet. 

Steg 2 – Det viktige veivalget

2. Hvilke konsepter er relevante?

Et konsept er en mulig måte å gå frem på for å løse et behov og skape en endring. Det finnes alltid flere måter å nå målet på. Ofte foreligger det en nokså konkret løsning som kan virke som en opplagt måte å løse problemet/behovet på, men det er ikke sikkert at dette er den beste løsningen. Finnes det andre alternative veier som vil føre raskere og billigere til målet? Involver brukeren for å tenke høyt om ulike konsepter. Det er viktig å tenke bredt og identifisere ulike løsninger. Se gjerne til erfaringer fra andre tilsvarende prosesser i andre kommuner/organisasjoner, og hvilke konsepter de har valgt og konsepter de har gått bort ifra. Bare de konseptene som er relevante for å løse det identifiserte behovet og oppnå målet skal tas med. Det er ikke nødvendig å gå videre med konsepter som man på dette tidspunktet vet at ikke er realistisk. 

3. Hvilke prinsipielle spørsmål reiser konseptene?

Minst tre alternative konsepter bør vurderes. Nullalternativet skal alltid beskrives. Det vil si dagens situasjon og forventet utvikling i fravær av nye tiltak. Hvert alternative konsept skal være en prinsipielt forskjellig måte å skape den ønskede endringen. Unngå at to eller flere av alternativene er varianter av det samme konseptet. Bekrivelsen av konseptene skal begrenses til å gi et godt nok gjennomtenkt beslutningsunderlag. Ikke gå unødig dypt inn i detaljene i hvert konsept. Dette skal gjøres for det valgte konseptet i planleggingsfasen Prosjektmetodikk - Planleggingsfase. 

Gjør også vurdering av hvorvidt konseptene understøtter kommunens strategiske mål og planer. Adresserer løsningene det faktiske behovet, vil det være riktig bruk av kommunens ressurser og gi verdi for både innbyggere, kommunen og samfunnet. Gir konseptet varige virkninger for brukeren, eller ikke? 

Skaper konseptet fornying, forbedring og forenkling? Det kan være nyttig å se til innovasjon og innovativ tenkning og prinsipper. Dersom løsningen innebærer en nyanskaffelse og vurdering av å bruke markedet til å løse deler av behovet, må det tas hensyn til anskaffelsesrelaterte problemstillinger allerede i konseptfasen. Anskaffelsesprosessen - Forside - Prosesskart

4. Hva er de positive og negative virkningene?

Det må gjøres en grovanalyse av de relevante konseptene. Det anbefales å gjennomføre en for-mot analyse (pro-contra, kost-nytte, SWOT-analyse) for hvert av de aktuelle alternativene. Positive effekter (gevinster) må sees mot negative effekter (kostnader eller negative nyttevirkninger). Prosjektets effekt på både kostnader og ressursbruk i drift og forvaltning skal inkluderes, også der kostnadene vil oppstå et annet sted enn der gevinstene oppstår. Involver sluttbruker og andre interessenter for å vurdere og belyse fordeler og ulemper med hvert konsept. En for-mot analyse letter arbeidet med å ta et standpunkt. Den klargjør også i ettertid på hvilket grunnlag en kom fram til beslutningen. 

5. Hvilket konsept anbefales og hvorfor? 

Basert på de positive og negative virkninger av hvert alternativ, anbefales ett konsept. Det beste konseptet er det som gir størst samlede gevinster. Begrunn hvorfor konseptet anbefales. De andre konseptene kan med fordel rangeres. Beskriv hvorfor enkelte konsepter er valgt bort, slik at dette er dokumentert til senere tid. 

Steg 3 – Ferdigstille nødvendig styringsdokumentasjon

6. Hva er forutsetningene for en vellykket gjennomføring?

Interessentene må kartlegges for å vite hvem som berøres av det anbefalte konseptet. Dette gjøres i en interessentanalyse. Analysen må gjennomføres tidlig, slik at interessenter som bør inkluderes og informeres, fanges opp. 

Det må identifiseres kjente avhengigheter og dokumenteres hvilke forutsetninger som legges til grunn for prosjektkonseptet som foreslås. Forutsetningene for en vellykket gjennomføring kan skisseres opp i et gevinstkart. Forutsetningene kan for eksempel være opplæring, omorganisering eller endrede arbeidsprosesser for å kunne oppnå ønsket endring og måloppnåelse. En overordnet fremdriftsplan viser hvilke aktiviteter (forutsetninger og tiltak) og milepæler som skal gjennomføres for å kunne realisere mål(ene) og gevinsten(e). En mer detaljert fremdriftsplan for det valgte konseptet utarbeides i planleggingsfasen Prosjektmetodikk - Planleggingsfase. 

Når en overordnet fremdriftsplan er skissert opp, må det anslås hvor mye de ulike aktivitetene vil koste. Dette danner grunnlag for et budsjettoverslag for arbeidet som skal igangsettes. Et detaljert budsjett for det valgte konseptet utarbeides i planleggingsfasen Prosjektmetodikk - Planleggingsfase. 

Det anbefales at det gjennomføres en risikovurdering for å kunne identifisere risikoer som kan påvirke det anbefalte konseptet og resultatmålet. Se Risikostyringsprosess - Identifisere risikoer Tiltak som kan redusere risikoene bør inngå i prosjektets fremdriftsplan. En mer detaljert ROS-analyse gjennomføres for det valgte konseptet i planleggingsfasen Prosjektmetodikk - Planleggingsfase. 

Det er ikke alle konsepter som egner seg til å realiseres gjennom et prosjekt. Den best egnede arbeidsformen for det videre arbeidet må vurderes.

Hvem leder fasen, utarbeider dokumenter og beslutter? 

Dersom den anbefalte arbeidsformen er prosjektorganisering skal det utarbeides et prosjektforslag som beslutningsgrunnlag. Aktivitetene over oppsummeres i prosjektforslaget. Leder av konseptfasen utarbeider prosjektforslaget i samarbeid med en arbeidsgruppe. Relevante medarbeidere, brukere, tillitsvalgte, verneombud og andre interessenter bør delta i arbeidet.  

Beslutningspunkt 2 besluttes av direktør/kommunalsjef om igangsettelse av planlegging av et valgt konsept. Dersom prosjekteier mener at beslutningsunderlaget er mangelfullt, kan det bes om en ytterligere utredning gjennom en forlengelse av konseptfasen. Noen ganger viser det seg at konseptet koster mer i ressurser og kroner enn det som kan realiseres av positive effekter. Da kan prosjekteier velge å ikke vedta det anbefalte konseptet. Dersom det er en annen arbeidsform som er mer hensiktsmessig, må dette legges frem og avklares med linjeleder. 

For prosjekter som involverer flere områder, er det i hovedsak kommunedirektøren som tar avgjørelsen. Prosjektforslag som krever politisk behandling, må i tillegg vedtas av bystyret i forbindelse med økonomiplan/årsbudsjett. 

Styringsdokumentet (prosjektforslaget) som vedtas i beslutningspunkt 2 anses som mandatet til å gjennomføre planleggingsfasen. En prosjektleder blir utnevnt.   

Krav til dokumentasjon

Aktivitetene i konseptfasen oppsummeres i et prosjektforslag: Prosjektmetodikk - Prosjektforslag Andre relevante vedlegg: 

• Interessentanalyse
• Gevinstkart 
• Fremdriftsplan 
• Budsjettoverslag
• Identifisere risiko Risikostyringsprosess - Identifisere risikoer

For store prosjekter kan det være nødvendig å utarbeide en prosjektbegrunnelse. Dette er også tilfellet når et prosjekt er klart definert, har en bestemt leveranse og det er enighet om at prosjekt er den mest hensiktsmessige arbeidsformen. Dette kan være tilfellet hvis det har blitt gjennomført en tidligere konseptfase eller hvis det er et innføringsprosjekt. Prosjektbegrunnelse er en begrunnelse for at det er hensiktsmessig å gjennomføre et prosjekt, og utarbeides av prosjekteier. Mal for prosjektbegrunnelse: Prosjektmetodikk - Prosjektbegrunnelse (Ikke tilgjengelig). 

Fasesjekkliste for konseptfasen 

• Har du satt deg ned med oppdragsgiver/linjeleder og avklart forventninger, rammebetingelser og sikret at oppdraget er riktig forstått? 
• Er det innhentet erfaringer fra tilsvarende prosjekter/arbeid?  
• Er det benyttet tilstrekkelig tid på å forstå problemstillingen og behovet? Er sluttbruker involvert?    
• Er det utarbeidet et tydelig resultatmål for arbeidet som alle er enige om?  
• Er det kartlagt ulike alternativer (konsepter) for å oppnå resultatmålet? Er null-alternativet beskrevet, i tillegg til minst 2-3 andre alternativer for å nå målet?   
• Er det gjort en vurdering av de ulike alternativene? Hva er kostnaden og gevinstene for hvert alternativ? 
• Er det anbefalte alternativet realistisk og gjennomførbart?  
• Er det vurdert om det er mest riktig å gjennomføre arbeidet som et prosjekt eller linjeoppgave? 
• Støtter prosjektforslaget og anbefalt konsept opp under kommunens strategier og planer?  
• Er organisasjonen i stand til å gjennomføre denne endringen på en god måte? Er det tenkt igjennom hvordan prosjektet vil påvirke kultur, arbeidsmiljø og medarbeidere?   
• Er det utarbeidet en interessentanalyse?  
• Er det utarbeidet et gevinstkart for det anbefalte konseptet?  
• Er det kartlagt risikoer og forutsetninger/kritiske suksessfaktorer for det anbefalte konseptet? 
• Er overordnede behov for informasjonssikkerhet og personvern avklart?   
• Er det utarbeidet en overordnet fremdriftsplan (ikke detaljert) for det anbefalte konseptet? 
• Er det anbefalt en prosjektleder for planleggingsfasen, og øvrig prosjektorganisering?  

Vedlegg og referanser​

Klikk på figuren for å komme til de neste fasene:

Forrige fase: Prosjektmetodikk - Idéfase og styringsdokument: Prosjektmetodikk - Mandat for konseptfase

Neste fase: Prosjektmetodikk - Planleggingsfase og styringsdokument: Prosjektmetodikk - Styringsdokument

Prosjektmetodikk - Generell beskrivelse av kommunens valgte prosjektmetodikk

Prosjektmetodikk - Gjennomgående temaer i prosjektfasene

Prosjektmetodikk - Prosjektroller og ansvar