Prosjektmetodikk - Planleggingsfase v. 1.1

Hensikt

Hensikten med dette dokumentet er å sikre at planleggingsfasen blir gjennomført på en god måte.

 

Gjelder for

Dette dokumentet gjelder ansatte som skal gjennomføre en planleggingsfase og skrive et styringsdokument. 

 

Ansvar for gjennomføring

Prosjekteier har ansvaret for gjennomføring. 

 

Planleggingsfasen

Planleggingsfasen handler om å detaljere ut det valgte konseptet. Arbeidet er nå formelt et prosjekt, og ansvaret overføres til en prosjektorganisasjon. Erfaring og vurderinger fra konseptfasen er viktig å ta med videre i planleggingen.

planleggingsfase.jpg

Aktiviteter i planleggingsfasen

Planleggingsfasen skal legge grunnlaget for en god styring av prosjektgjennomføringen. En suksessfaktor er at det er tydelig, klarhet og felles forståelse i hva som skal gjennomføres, leveres og hvem som er målgruppen/brukeren. Er det en tidsfrist? Hvilke ressurser og kompetanse er til rådighet? Når rammene er definert, er det enklere å planlegge. Et prosjekt kan beskrives gjennom klare svar på følgende spørsmål: 

  • Klare mål:
    • Effektmål: Hvorfor?
    • Resultatmål: Hva, når og hvor mye?
  • Prosjektorganisering: Hvem? 
  • Usikkerhet: Hva om?

I planleggingsfasen må det innhentes og struktureres informasjon på spørsmålene over. Fasen er også et hjelpemiddel til å kommunisere forventningene til aktuelle interessenter. Hvilke forventinger eier og interessentene har, kan være ulike. Dette forventningsgapet er en usikkerhet i prosjektet og må defineres. En god ROS-analyse og kommunikasjonsplan kan imøtekomme dette.  

Det må avgjøres om prosjektet skal gjennomføre en pilot, ha tydelige delleveranser eller gjennomføres brukerorientert med smidig/agil tilnærming. Et smidig prosjekt ferdigstilles i trinn, og vurderingen og resultatet av hvert trinn brukes til å fastsette neste prosjekttrinn. Dette er en hensiktsmessig tilnærming når leveransen av prosjektet er uklar, og hvor det er behov for stor grad av involvering av interessenter underveis. 

Ved oppstart av planleggingsfasen skal det opprettes etProsjektnummer i Visma - Figur 1 - Forside, deretter kan prosjektet legges inn i Styringsportalen slik at det er klart for rapporteringOpprette prosjekt i Styringsportalen - prosedyre for registrering. Dette gjøres av prosjekteier eller porteføljeansvarlig. Alle godkjente prosjekter hvor det pågår arbeid skal rapportere status og eventuelle avvik på fremdrift, kvalitet, risiko og budsjett Prosjektrapportering i Styringsportalen - prosedyre for statusrapportering. Det må også opprettes en sak i sak-/arkivsystemet for arkivering av prosjektdokumentasjonen. Prosjektleder vil finne hjelp under "støtte" i kvalitetssystemet:Meny - Støtte

De estimatene og vurderingene som er gjort i konseptfasen må beregnes ytterligere i planleggingsfasen. Budsjett, fremdriftsplan, gevinstrealiseringsplan, kommunikasjonsplan og risikoanalyse må detaljplanlegges, slik at dette blir gode styringsverktøy når prosjektet skal over i gjennomføringsfasen. 

Hvem leder fasen, utarbeider dokumenter og beslutter?

Det kan være andre/nye deltakere i denne fasen. Basert på det vedtatte konseptet, må relevante medarbeidere, brukere, tillitsvalgte, verneombud og andre interessenter involveres. Prosjekteier vedtar styringsdokumentet. Beslutningspunkt 3 besluttes av direktør/ kommunalsjef avhengig av prosjektets størrelse. Det besluttes om prosjektet er godt nok planlagt, og om det skal gå videre til gjennomføringsfasen. Om beslutningsunderlaget er mangelfullt, kan prosjekteier be om ytterligere vurderinger/analyser eller stoppe prosjektet. Det må avgjøres om prosjektleder skal fortsette i sin rolle, eller om det skal innsettes en ny. 

Krav til dokumentasjon

Styringsdokumentet er en oppsummering av aktivitetene i planleggingsfasen:Prosjektmetodikk - Styringsdokument. Andre relevante vedlegg: 

  • Interessentanalyse og kommunikasjonsplan 
  • Gevinstoversikt og gevinstrealiseringsplan 
  • Fremdriftsplan 
  • Budsjett
  • Risikoanalyse

 

Fasesjekkliste for planleggingsfasen

  • Er det gjennomført et møte med leder for konseptfase og prosjekteier, for å forstå hva som er tenkt i de tidlige fasene, forventninger og rammebetingelser. Er oppdraget riktig forstått? 
  • Er prosjektorganisasjonen tydelig definert med roller og ansvar, og er det avsatt ressurser til å gjennomføre prosjektet? Hvilken kompetanse er det behov for?   
  • Er det gjennomført et første møte for å samle teamet/prosjektgruppa? Har prosjektdeltakerne og involverte samme forventning og er enige om resultatmålet?   
  • Er det utarbeidet en detaljert fremdriftsplan? Er det evt. behov for faseplaner?    
  • Er det behov for å oppdatere interessentanalysen? 
  • Er det utarbeidet en kommunikasjonsplan?  
  • Er det utarbeidet en gevinstrealiseringsplan? Er gevinstansvarlig blitt involvert i utarbeidelsen?   
  • Er det utført en risikoanalyse? Er det planlagt tiltak for å imøtekomme risiko?  
  • Er det gjort en vurdering av personvernkonsekvenser og informasjonssikkerhet?  
  • Er det opprettet budsjett, og evt. prosjektnummer i økonomisystemet?   
  • Er prosjektet lagt inn i Styringsportalen for rapportering?  
  • Er det opprettet en sak i sak-/arkivsystemet for arkivering av prosjektdokumenter?    

 

Vedlegg og referanser

Klikk på figuren for å komme til de andre fasene:

Forrige fase: Prosjektmetodikk - Konseptfase og styringsdokument:Prosjektmetodikk - Prosjektforslag

Neste fase: Prosjektmetodikk - Gjennomføringsfase og styringsdokument: Statusrapporter i Styringsportalen og Prosjektmetodikk - Sluttrapport

Prosjektmetodikk - Generell beskrivelse av kommunens valgte prosjektmetodikk

Prosjektmetodikk - Gjennomgående temaer i prosjektfasene

Prosjektmetodikk - Prosjektroller og ansvar