Hensikt
Hensikten med dette dokumentet er å sikre at idéfasen gjennomføres på en god måte.
Gjelder for
Dette dokumentet gjelder ansatte som skal gjennomføre en idéfase og utarbeide et mandat for konseptfase.
Ansvarlig for gjennomføring
Ledere i linjen har ansvar for gjennomføring.
Idéfase
Idéfasen beskriver en bestilling fra linjeleder til den som skal utrede en oppgave.
Aktiviteter i idéfasen
Behov, idéer og problemer kan fanges opp i flere kanaler, avhengig av hvor de oppstår eller etterspørres. Det er viktig å forstå problemet før arbeidet igangsettes. Hensikten er å beskrive behovet som skal utredes og hvilke endringer som skal skapes. Ikke bruk tid og ressurser på å videreutvikle idéer eller tiltak som overlapper med andre pågående aktiviteter, eller hvor kommunen på det nåværende tidspunkt ikke har kapasitet til å følge det opp. Hvilke rammebetingelser som gjelder for konseptfasen, er viktig at spesifiseres.
Hvem leder fasen, utarbeider dokumenter og beslutter?
Dersom leder ønsker at en idé, et behov eller forslag skal utredes nærmere, må det utarbeides et mandat for konseptfase. Som oftest vil en leder be om bistand fra en medarbeider til å utarbeide mandatet. Uansett er det lederen som eier dokumentet. Det er linjeansvarlig (direktør/kommunalsjef) som godkjenner mandatet og beslutter om behovet/problemet/idéen skal utredes nærmere i en konseptfase. En leder for utredningsarbeidet i konseptfasen utnevnes. Som en del av beslutningspunkt 1, må det vurderes hvilken arbeidsform eller metodikk som er best egnet for å løse oppgaven.
Krav til dokumentasjon
Prosjektmetodikk - Mandat for konseptfase
Fasesjekkliste for idéfasen
- Er det tydelig hvem som er bestiller av mandatet?
- Er bakgrunnen for mandatet beskrevet?
- Er det tydelig definert en problemstilling, behov og hensikten for en utredning?
- Er det tydeliggjort hvilke føringer og andre avhengigheter som gjelder, og må tas hensyn til?
- Er det tenkt på hvordan konseptfasen skal organiseres (leder, fagkompetanse, involvering)?
- Hvilke rammer skal konseptfasen ha med tanke på kostnad, tid og ressursbehov?
- Er det behov for finansiering for å kunne starte opp konseptfase?
Vedlegg og referanser
Klikk på figuren for å komme til de neste fasene:
Neste fase: Prosjektmetodikk - Konseptfase og styringsdokument: Prosjektmetodikk - Prosjektforslag
Prosjektmetodikk - Generell beskrivelse av kommunens valgte prosjektmetodikk