Prosjektmetodikk - Avslutningsfase v. 1.2

Hensikt

Hensikten med dette dokumentet er å sikre at avslutningsfasen blir gjennomført på en gode måte. 

 

Gjelder for

Dette dokumentet gjelder ansatte som skal gjennomføre en avslutningsfase og utarbeide en sluttrapport.

 

Ansvar for gjennomføring

Prosjekteier har ansvaret for gjennomføring. 

 

Avslutningsfase

Avslutningsfasen sikrer en strukturert og formell avslutning av prosjektet, og en god overlevering til linjen. Avslutningsfasen er et tidspunkt for refleksjon og læring, slik at erfaringene kan benyttes i fremtidige prosjekter.

avslutningsfase_1.jpg

Aktiviteter i avslutningsfasen

I avslutningsfasen skal aktiviteter avsluttes. Dette omfatter alt fra avslutning av kontrakter, dokumentarkivering, oppdatering av gevinstrealiseringsplan og utforming av sluttrapport. Det er viktig å sette av tid til erfaringsoppsummering, slik at andre prosjekter (både interne og eksterne) kan dra nytte av erfaringene som er gjort. Ved å se tilbake og reflektere over prosjektet og (sam)arbeidet, vil det være mulighet til å forstå og lære av hverandres perspektiver og erfaringer. Denne erfaringsoppsummeringen vil også være nyttig for de som skal drifte og vedlikeholde det prosjektet har levert. 

Prosjektet avsluttes i styringsportalen. 

Hvem leder fasen, utarbeider dokumenter og beslutter?

Prosjektleder leder fasen og utarbeider en sluttrapport. Fasen avsluttes ved at prosjekteier/styringsgruppen vedtar sluttrapporten. Prosjektet blir dermed formelt overlevert til linjeledelsen og avsluttet ved beslutningspunkt 5. 

Krav til dokumentasjon​

Styringsdokumentet er en oppsummering av aktivitetene i gjennomføringsfasen og avslutningsfasen: Prosjektmetodikk - Sluttrapport. Andre relevante dokumenter:

 

Fasesjekkliste for avslutningsfasen

  • Er utestående arbeid lukket og overført til linjen?  
  • Er prosjektets resultat (produkt, kost, tid, kvalitet og ressursbruk) dokumentert?  
  • Er læringspunkter dokumentert for erfaringsoverføring?  
  • Er gevinstrealiseringsplanen oppdatert?  
  • Er alle prosjektkontrakter avsluttet?  
  • Er prosjektregnskapet avsluttet?   
  • Er prosjektdokumentene arkivert?  
  • Er alle relevante interessenter blitt informert om avslutning av prosjektet?  
  • Er det fastsatt et tidspunkt for evaluering og hvem som er ansvarlig for å følge opp evalueringen?   
  • Er det avklart hvem som har videre ansvar for å følge opp sluttevalueringen?   

 

Vedlegg og referanser

Klikk på figuren for å komme til de andre fasene:

Forrige fase: Prosjektmetodikk - Gjennomføringsfase og forrige styringsdokument: Statusrapporter i styringsportalen. 

Neste fase: Prosjektmetodikk - Realiseringsfase og neste styringsdokument: styringsdialog i linjen med gevinstoppfølging. 

Prosjektmetodikk - Generell beskrivelse av kommunens valgte prosjektmetodikk

Prosjektmetodikk - Gjennomgående temaer i prosjektfasene

Prosjektmetodikk - Prosjektroller og ansvar