Hensikten med dette dokumentet er å delegere myndighet fra direktør Økonomi i tråd med Videredelegering av administrativ myndighet fra direktør - prosedyre
Alle ansatte med delegert myndighet i område Økonomi.
Delegeringen er vedtatt av økonomidirektøren.
Dette dokumentet beskriver delegeringen fra økonomidirektøren innenfor området Økonomi. Alt som er skrevet i kursiv er hentet direkte fra dokumentet Delegering fra kommunedirektøren
Kommunalsjef for Eierskap sorterer organisatorisk direkte under kommunedirektøren og delegeres ingen myndighet fra direktør for Økonomi.
All myndighet skal utøves i henhold til gjeldende lover og forskrifter, samt være i samsvar med politiske vedtak og øvrige administrative retningslinjer og instrukser.
Den som delegerer myndighet, har ansvar for hvordan den man gir myndighet anvender den delegerte myndigheten. Den som delegerer har derfor tilsyns- og kontrollansvar, og kan gi instruksjoner med hensyn til utøvelsen av den delegerte vedtaksmyndigheten.
Videredelegering
Delegert myndighet kan delegeres videre, helt eller delvis, hvis ikke noe annet følger av lov, forskrift eller vedtatt delegeringssperre.
Tilbakekalling av delegert myndighet og omgjøringsrett
Delegering av myndighet innebærer ikke frasigelse av myndighet. Den som har delegert myndighet til andre, kan trekke myndigheten tilbake. Dette gjelder også for enkeltsaker. Den som har delegert myndighet, kan av eget tiltak omgjøre vedtak fattet av den som har fått delegert vedtaksmyndighet, men kun innenfor de rammer som gis i forvaltningsloven § 35.
Delegering av myndighet innebærer ikke frasigelse av myndighet. Den som har delegert myndighet til andre, kan trekke myndigheten tilbake. Dette gjelder også for enkeltsaker. Den som har delegert myndighet, kan av eget tiltak omgjøre vedtak fattet av den som har fått delegert vedtaksmyndighet, men kun innenfor de rammer som gis i forvaltningsloven § 35.
Bystyret har i delegeringsreglement, (vedtatt 09.10.2019) gitt kommunedirektøren myndighet til å treffe vedtak i saker som ikke har prinsipiell betydning
Når det gjelder hva som er saker av prinsipiell betydning, vises det til Prop 46 L (2017-2018) s 64 som henviser til Ot.ptp.nr. 42 (1991-92) s 277:
Hva som er «av prinsipiell betydning», må avgjøres ut fra vedtakets karakter og konsekvenser, ut fra kommunens størrelse, og ut fra en vurdering av i hvilken utstrekning de mer prinsipielle sidene av den aktuelle avgjørelse må anses klarlagt ved prinsippavgjørelser, instrukser eller tidligere praksis. Det forhold at et mindretall blant de folkevalgte er uenige med dette, og ønsker en kursomlegging, vil ikke i seg selv medføre at saken anses av «prinsipiell betydning», så lenge det ikke er inntrådt nye omstendigheter som medfører at det er en nærliggende mulighet for at det vil være mulig å oppnå flertall for en slik omlegging nå.
Eksempler på saker som ikke er prinsipielle:
• Utlegge reguleringsforslag til offentlig ettersyn i samsvar med Pbl. § 12-10
• Erklæringer som skal tinglyses eller slettes i relasjon til plan- og bygningslovens bestemmelser
Vedtak her vil være retningsgivende for tilsvarende saker i ettertid.
Direktør for helse og mestring, direktør for oppvekst, direktør for kultur og innbyggerdialog, direktør for by- og stedsutvikling, direktør for organisasjon, direktør for samhandling og innovasjon samt direktør for økonomi (heretter omtalt som alle direktører) gis myndighet til å treffe avgjørelser innen deres respektive ansvarsområder i saker som ikke har prinsipiell betydning.
Dersom det er tvil om saken er prinsipiell eller ikke, tas saken opp med kommunedirektøren. Det legges vekt på vedtakets prinsipielle betydning og dets konsekvenser. Dersom kommunedirektør vurderer at en sak er av prinsipiell betydning, skal den legges fram for formannskap eller det aktuelle utvalg for avgjørelse.
Kommunedirektørens videredelegering skal fremgå av KF Delegering.
Kommunalsjefer i Økonomi gis myndighet til å treffe avgjørelser innen deres respektive ansvarsområder i saker som ikke har prinsipiell betydning.
Dersom det er tvil om saken er prinsipiell eller ikke, tas saken opp med økonomidirektøren. Det legges vekt på vedtakets prinsipielle betydning og dets konsekvenser.
Stedfortreder
Stedfortrederrollen kan inntre ved planlagt eller ikke-planlagt fravær. Ved planlagt fravær orienteres stedfortreder av direktøren i forkant. Direktørene orienterer også kommunedirektøren. Ved ikke-planlagt fravær vil stedfortrederrollen inntre i forbindelse med akutte og/eller plutselige hendelser der kommunedirektøren/direktøren ikke selv kan meddele sitt fravær.
Stedfortreder overtar alle fullmakter i kommunedirektørens/direktørens fravær og overtar ansvaret for beslutninger knyttet til daglig drift. Beslutningene skal tas i tråd med gitte styringssignaler og de rammer og mål som er satt for kommunen.
Økonomidirektøren har ingen fast stedfortreder. Rådgiver Torunn Salvesen er fast stedfortreder for regnskapssjefen. Hun overtar alle hans fullmakter i hans fravær.
Adgang til videredelegering
Med mindre annet fremkommer av dette dokumentet kan alle direktører innenfor sine ansvarsområder videredelegere sin myndighet til underordnede som de har organisasjons- og instruksjonsmyndighet over, dersom dette ikke er i strid med lov, forskrift eller instruks fra kommunedirektøren, og delegering fremstår som faglig forsvarlig.
Videredelegering av avgjørelsesmyndighet vil kunne variere i de ulike områdene. Direktørenes videredelegering skal fremgå av KF Delegering.
Delegeringen skal være tydeliggjort og skriftlig i sak- og arkivsystemet (P 360) og i Kvalitetssystemet i tråd med Videredelegering av administrativ myndighet fra direktør - prosedyre
Ved delegering av myndighet til å treffe enkeltvedtak, skal det sikres at enkeltvedtak signeres med to underskrifter for å ivareta hensynet til kontroll. En signatur kan godtas i saker, så fremt direktør finner det hensiktsmessig.
Alle direktører gis budsjett- og anvisningsmyndighet for drifts-og investeringsbudsjettet innen hver sitt ansvarsområde.
Nærmere angivelse av myndigheten gis i kommunens styrende dokumenter.
Kun økonomidirektøren har fullmakt til å avgjøre saker om betalingsutsettelse og betalingsettergivelse, i henhold til Kredittstyring - policy . Fullmakten kan delegeres videre i område økonomi.
Regnskapssjefen gis anvisningsmyndighet for belastning av renter, avdrag, forsinkelsesrenter, bankgebyrer og utgifter som skal fordeles på flere områder. Regnskapssjefen gis også anvisningsmyndighet for utbetalinger fra balanseregnskapet. Regnskapssjefen gis myndighet til å delegere denne myndigheten innen eget kommunalsjefområde.
Kommunalsjefene i område Økonomi delegeres budsjettmyndighet for sine kommunalsjefsområder. Anvisningsmyndighet for driftsbudsjett delegeres i tilgangsportalen.
Fullmakt til å avgjøre saker om betalingsutsettelse og betalingsettergivelse delegeres til regnskapssjefen som kan delegere denne videre til saksbehandlere i eget kommunalsjefsområde.
Fullmakten er begrenset til:
ettergivelse av hovedstol inntil kr 50 000
ettergivelse av renter og gebyr inntil kr 75 000
betalingsavtaler med løpetid i inntil 3 år med mulighet for forlengelse etter fornyet økonomisk vurdering, men maksimalt inntil 10 år totalt sett
I saker utover denne fullmakten skal regnskapssjefen innstille saken til økonomidirektøren, som avgjør saken og eventuelt avgjør om saken er av en slik art at den krever politisk behandling. Spesielt gjelder dette for saker som er behandlet politisk tidligere, eksempelvis rente- og avdragsfritak for enkeltutlån som avgjøres av samme organ som har innvilget lånet.
Kommunedirektør har det løpende personalansvaret for den enkelte, inkludert ansettelse, oppsigelse, suspensjon, avskjed og andre tjenstlige reaksjoner, hvis ikke noe annet følger av lov, jf. kommuneloven § 13-1 siste ledd. Kommunedirektør beslutter antall og type stillinger innenfor alle tjenesteområder, innenfor vedtatt budsjett. Bystyret vedtar at kommunedirektør har fullmakt etter gjeldende Hovedtariffavtale og Hovedavtale, herunder lokale lønnsforhandlinger og godkjenning av sentrale særavtaler. Myndigheten omfatter forhandlinger vedrørende ansattes lønns- og arbeidsvilkår, innenfor de rammer og retningslinjer bystyret og formannskapet har gitt.
Alle direktører gis myndighet til å treffe avgjørelser i personalsaker hvor dette ikke i henhold til særskilt lov eller bestemmelse er tillagt annet organ eller kommunedirektøren selv. Myndigheten er begrenset til avgjørelser innenfor budsjettets rammer.
Myndigheten kan delegeres videre til ledere med personalansvar. Det samme gjelder myndighet til å gjennomføre medarbeidersamtaler og å behandle søknader om permisjon. Eventuelle unntak skal begrunnes skriftlig og forelegges kommunedirektøren for vurdering og godkjennelse.
Sykefraværsoppfølgingsprosess - Prosesskart
Utviklingssamtale (medarbeidersamtale) - prosedyre for gjennomføring
Kommunens regler og retningslinjer skal praktiseres slik at det i størst mulig grad oppnås lik praksis i hele kommunen.
Kommunalsjefene i Økonomi gis myndighet til å treffe avgjørelser i personalsaker innenfor sine kommunalsjefsområder der dette ikke i henhold til særskilt lov eller bestemmelse er tillagt annet organ eller kommunedirektøren selv. Det samme gjelder myndighet til å gjennomføre medarbeidersamtaler og å behandle søknader om permisjon. Kommunalsjef for Regnskap delegerer myndighet til å gjennomføre medarbeidersamtaler til assisterende regnskapssjef.
Opprettelse av stillinger
Alle direktører gis under forutsetning av varig budsjettdekning, fullmakt til å opprette stillinger. Vedtak med beskrivelse av hjemmel og finansiering skal være skriftlig i kommunens arkivsystem.
Oppsigelse av stillinger
Myndighet til å treffe vedtak om oppsigelse, avskjed og suspensjon etter arbeidsmiljøloven skal i utgangspunktet tilligge den enkelte direktør. Myndigheten kan videredelegeres til kommunalsjef dersom direktøren finner det hensiktsmessig.
Myndighet til å treffe vedtak om oppsigelse, avskjed og suspensjon etter arbeidsmiljøloven delegeres til kommunalsjefene i område økonomi for sine respektive kommunalsjefsområder.
Ansettelsesmyndighet
Ansettelser delegeres til den enkelte direktør, kommunalsjef og enhetsleder, ev annen leder med personalansvar som direktøren vurderer egnet. Den som får delegert myndigheten skal se til at det oppnevnes ansettelsesutvalg i den enkelte sak.
Vedtak om innføring av ansettelses- og vikarstopp fra 21. oktober 2024
Konsekvens
Dette innebærer at ansettelsesmyndigheten som er delegert gjennom kommunens delegeringsreglement til kommunens ledere midlertidig er trukket tilbake av kommunedirektøren.
Alle stillinger skal fra 21. oktober 2024 vurderes og godkjennes av den enkelte direktør, eller den direktør bemyndiger.
Oppfølging av VIA saker gjennomføres som vanlig.
Direktøren skal foreta en helhetlig vurdering om:
Eksempler på slike stillinger som nevnt i pkt. 3 kan være:
I hvert direktørområde vil oppgaver knyttet til lovpålagte tjenester skjermes, men nivået på tjenesten må vurderes og det må vurderes om oppgaver kan omfordeles/overtas av andre.
For å sikre ivaretakelse av ansatte som blir berørt av en ansettelses- og vikarstopp er det viktig at det gjennomføres en forenklet ROS-analyse for å bli bevisst konsekvensene, samt at den lokale medbestemmelsesgruppen involveres.
Myndighet i henhold til gjeldende hovedtariffavtale (HTA) og hovedavtale (HA):
Kommunedirektøren fastsetter lønn for direktører.
Fullmakt for fastsetting av lønn ved tilsetting for ledere i kap. 3.4.2 og 3.4.3, og ansatte i kap. 5 delegeres til direktørene i kommunalområdet, i samsvar med retningslinjene i Lokal lønnspolitikk med administrative vedlegg (1)
Fastsetting av lønn ved tilsetting for ansatte i kapittel 4 ( eksklusive ledere) foretas av nærmeste leder med personalansvar. Lønnsfastsettelse ut over garantilønn i Hovedtariffavtalen og lokalt etablerte tillegg skjer etter anbefaling fra kommunalsjef. Lønnsvedtak fattes i slike tilfeller av Forhandlingsleder.
Lokale forhandlinger etter HTA kap. 3 pkt. 3.4.1 C gjennomføres av kommunedirektøren med bistand fra Forhandlingsleder.
Lønnsforhandlinger etter Hovedtariffavtalen kapittel 3.4.2, 3.4.3 og kapittel 5.1 delegeres til direktøren i det enkelte område. Fullmakten kan ikke videredelegeres.
Lønnsforhandlinger etter Hovedtariffavtalen kapittel 4, 5.2 og 3.4.4 delegeres til organisasjonsdirektøren. Organisasjonsdirektørens fullmakter videredelegeres til Forhandlingsleder.
Det er kommunedirektøren som godkjenner forhandlingsresultatet etter lønnsforhandlingene i medhold av HTA kap 3, 4 og 5.
Ferieloven
Den enkelte direktør, kommunalsjefer og enhetsleder gis myndighet til å treffe avgjørelser etter ferieloven innen egen enhet.
Alle direktører gis myndighet til å gjennomføre organisasjonsendringer på alle nivå i eget område. Myndigheten kan ikke delegeres videre. Alle endringer, uavhengig av omfang, skal fremlegges for vurdering og godkjenning av direktør.
Se også Prosedyre for endring i organisasjonsstruktur
Alle direktører har ansvar for å følge opp kommunedirektørens føringer for en tilfredsstillende internkontroll. Ansvar og myndighet for internkontroll er beskrevet i Kristiansand kommunes internkontrollpolicy, Internkontrollpolicy
Alle direktører gis myndighet til å godkjenne dokumenter som skal tas inn i eget område i kvalitetstystemet.
Kommunalsjefer i Økonomi gis fullmakt til å godkjenne prosedyrer i støttemeny for økonomi og lønn i kvalitetssystemet. Kommunalsjefene og assisterende regnskapssjef gis myndighet til å godkjenne alle typer dokumenter som tas inn på egne lokale områder i kvalitetssystemet.
Kommunalsjef Lønn gis fullmakt til å godkjenne forespørsler om tilganger i Visma Enterprise HRM for hele kommunen.
Økonomidirektøren delegerer oppgavene og oppfølgingen for IKT-systemene som er tillagt systemeier, jfr. informasjonssikkerhetspolicyen (Ikke tilgjengelig) slik:
| IKT-system | Delegeres til |
|---|---|
| Visma Enterprise HRM med tilhørende web-moduler og Expense Basis & Pluss | kommunalsjef Lønn |
| Visma Enterprise -økonomi, -brukeradministrasjon, - fakturabehandling, - fakturering, - eHandel, - skanning med tilhørende web-moduler, Procasso og Adra Match Account | kommunalsjef Regnskap |
| Mercell Sourcing service | kommunalsjef Innkjøp |
| Corporater Balanced Scorecard suite (styringsportalen) og Extend Quality system (kvalitetssystemet) | kommunalsjef Virksomhetsstyring |
Alle direktører gis myndighet til å informere om sitt ansvarsområde internt. Alle direktører kan offentlig gi informasjon innenfor sitt ansvarsområde. Slik informasjon skal være i tråd med vedtak truffet i overordnet organ.
I kontroversielle saker orienteres respektive direktører fortløpende.
I henhold til kommuneloven og arkivforskriften har kommunedirektøren som øverste administrative leder ansvar for kommunens arkiv. Kommunedirektøren har også ansvar for at organiseringen og oppfølging av arkivarbeidet er i samsvar med gjeldende lover og forskrifter.
Kommunen ved kommunedirektøren har i tillegg ansvar for at underliggende virksomheter får nødvendige veiledninger og råd i forhold til arkiv. Dette omfatter også eventuelle offentlige utvalg som kommunen nedsetter.
Direktør for organisasjon delegeres myndighet innen arkivtjenestens virkeområder. Myndigheten delegeres videre til arkivsjef.
Kommunedirektøren delegerer oppgaver som gjelder behandling av personopplysninger til hver enkelt ansatt og i tråd med policydokument for informasjonssikkerhet og personvern (Ikke tilgjengelig)
Alle direktører delegeres myndighet til å:
• Beslutte saksanlegg, herunder ta ut stevning, forliksklage og begjære midlertidig sikring
• Beslutte bruk av rettsmidler, herunder anke
• Forlike rettstvister i og utenfor rettergang
Myndigheten er begrenset til å gjelde saker som ikke er av prinsipiell betydning. Kommunedirektøren skal holdes løpende orientert. Plikt til løpende orientering gjelder ikke i saker etter barnevernloven.
Alle direktører delegeres myndighet til å:
• Følge opp saker for forliksråd og domstolene der kommunen er part
• Inngi tilsvar og øvrige prosesshandlinger
• Frafalle krav om sakskostnader
• Ta stilling til resultatet av konfliktrådsbehandling
• Ta stilling til forelegg utferdiget mot kommunen
Den enkelte direktør delegeres myndighet til å anmelde straffbare forhold på vegne av kommunen, med mindre saken er av prinsipiell betydning. Myndigheten kan videredelegeres dersom direktør finner det hensiktsmessig. Videredelegeringen skal være skriftlig.
Leder for barneverntjenesten gis myndighet til å beslutte om kommunen skal gå til søksmål eller anvende rettsmidler til ivaretakelse av kommunens interesser og myndighet i saker etter barnevernloven. Direktør for oppvekst rapporterer hvert tertial en samlet oversikt over søksmål/anvendelse av bruk av rettsmidler etter barnevernloven.
Direktør for helse og mestring kan delegere myndighet etter helse- og omsorgstjenesteloven kap. 10 til assisterende direktør for helse- og mestring, som kan delegere videre.
Kommunalsjef for forvaltning og koordinering i Helse og mestring gis myndighet til å begjære tvangsfullbyrdelse i husleiesaker, jfr tvfbl. §4-1 og § 13-2, tredje ledd, som kan delegere videre til enhetsleder og avdelingsleder i eget kommunalsjefområde.
Kommunalsjef eiendom gis myndighet til å begjære tvangsfullbyrdelse i husleiesaker, jfr tvfbl. §4-1 og § 13-2, tredje ledd. Denne myndigheten kan delegeres videre til enhetsleder bolig.
Regnskapssjefen gis myndighet til å begjære tvangsfullbyrdelse i husleiesaker, jfr tvfbl. §4-1 og § 13-2 , tredje ledd bokstav a samt å begjære tvangsfullbyrdelse i forbindelse med innkreving av andre kommunale krav. Denne myndigheten kan delegeres videre til saksbehandlere i kommunalsjefsområdet.
Saksbehandlere for inkasso kommunale krav i kommunalsjefsområde Regnskap gis myndighet til å begjære tvangsfullbyrdelse i husleiesaker jrf tvfbl. § 4-1 og § 13-2, tredje ledd bokstav a samt å begjære tvangsfullbyrdelse i forbindelse med innkreving av andre kommunale krav.
Prosessfullmakt
Advokatene ved kommuneadvokatkontoret gis alminnelig prosessfullmakt på vegne av kommunen i medhold av tvisteloven § 3-4.
Bystyret har gitt kommunedirektøren myndighet til å underskrive på kommunens vegne i alle saker som i det vesentlige gjelder formuesverdier eller personalsaker, herunder:
• Avtaledokumenter
• Kontrakter
• Søknader
• Gjeldsbrev
• Skjøter
• Garantier
Eventuelle grenseverdier for kommunedirektørens fullmakt til å inngå enkeltkontrakter fremgår av Økonomireglement
I tråd med den videredelegerte myndigheten fra kommunedirektør gis alle direktørene fullmakt til å undertegne dokumenter på vegne av kommunen innen sitt område.
Kommunalsjefene i Økonomi gis myndighet til å undertegne dokumenter gjeldende for sitt kommunalsjefsområde.
Direktør for by- og stedsutvikling gis myndighet til å gjennomføre anskaffelser i henhold til regelverket for offentlige anskaffelser i tråd med kommunens innkjøpspolicy, og til å inngå påfølgende kontrakter, innen sitt område. Fullmakten kan kun delegeres videre til stabsleder prosjekt som kan delegere videre innen egen stab.
Direktør for økonomi gis myndighet til å gjennomføre anskaffelser i henhold til regelverket for offentlige anskaffelser i tråd med kommunens innkjøpspolicy, og til å inngå påfølgende kontrakter, for hele kommunen. Fullmakten kan kun delegeres videre til innkjøpssjefen som kan delegere videre innen eget kommunalsjefområde.
Økonomidirektøren delegerer fullmakt til innkjøpssjefen til å gjennomføre anskaffelser i henhold til regelverket for offentlige anskaffelser i tråd med kommunens innkjøpspolicyog til å inngå påfølgende kontrakter for hele kommunen.
Kommunalsjef for Innkjøp delegerer fullmakt til å gjennomføre anskaffelser i henhold til regelverk for offentlige anskaffelser og til å inngå påfølgende kontrakter for hele kommunen til alle innkjøpsrådgivere i kommunalsjefsområde.
Regnskapssjefen har fullmakt til å signere dokumenter i forbindelse med finansforvaltningen, jfr. Fullmakt til å signere dokumenter - delegeringsfullmakt
Det er kun direktør for by og stedsutvikling (og eventuelt de det videredelegeres til) som gis myndighet til å inngå leieavtaler for fast eiendom med varighet mer enn 12 måneder. Signering forutsetter at leieavtalen er godkjent av budsjettansvarlig og innenfor budsjettrammene der avtalen skal belastes.
Bystyret har gitt kommunedirektøren utvidede fullmakter i krisesituasjoner og under katastrofer.
Ved krisesituasjoner og under katastrofer i fredstid skal kommunedirektøren etablere en kriseledelse.
I situasjoner der kommunens innsats ledes av kriseledelsen, har kommunedirektøren fullmakt til å:
De økonomiske disposisjonene, sammen med rapport om kommunens innsats, legges snarest mulig etter hendelsen fram til politisk behandling.
I kommunedirektørens fravær er myndigheten tillagt kommunedirektørens stedfortreder. Kommunedirektøren delegerer myndigheten til beredskapssjef som blir tillagt ansvar for spesielle oppdrag i tilknytning til kommunens innsats under den ekstraordinære situasjonen.
Alle ledere som har fått delegert myndighet er ansvarlig for:
Direktør for Økonomi er ansvarlig for implementering og kommunalsjefene skal følge dette opp i linjen.
Ingen.
(1) Inntil lønnspolitikken er vedtatt forutsettes det enighet med Forhandlingsleder om lønnsfastsettelsen. Ved uenighet avgjør kommunedirektøren lønn.