Før man begynner på dette prosessteget må følgende dette være gjort / være på plass:
Alle innkjøp av varer for Kristiansand kommune skal som hovedregel foretas gjennom det elektroniske innkjøpssystemet som kommunen bruker til enhver tid. Det finnes også noen kjøp på innkjøpsavtaler som ikke skal gjøres i eHandel. Se oversikten over unntakene her.
Alle innkjøpsavtalene har ulike vilkår. Det kan være flere leverandører på samme avtale, ulike bestillingsrutiner og interne rutiner for hvordan man skal gå frem. Det er derfor viktig at den som skal bestille setter seg inn i vilkårene for hver avtale.
Bestiller må finne ut hvilke bestillingsmetode som skal brukes for denne avtalen. I kommunens innkjøpssystem (Mercell) finner bestiller informasjon om bestillings- og leveringsrutiner og annen relevant informasjon (bestillingsfrister, kontaktperson hos leverandør, osv.)
Når dette er klart kan bestiller gå videre til å klargjøre bestillingen.
Gå videre til bestilling uten eHandel.
Etter at dette prosessteget er fullført skal resultatet være følgende:
Behovsmelder: den som oppdager et behov som må dekkes av et innkjøp av en vare eller tjeneste. Alle ansatte har denne rettigheten. En behovmelders oppgave skal være så enkel som mulig. Det er kun å melde behovet som er i fokus. Kontering og det regnskapsmessige vil ikke være synlig for behovsmelderen og det skal ivaretas av bestilleren på vanlig måte.
Bestiller: En bestiller (også kalt rekvirent) er normalt tilknyttet et fåtall enheter og kjøper inn til disse. Brukerroller og fullmakter må tildeles. En bestiller behandler behovsmeldinger, bestiller varer og registrerer varemottak. Bestilleren må ha tilgang til kontering og attestering i fakturabehandling.
Godkjenner: Godkjenner kan bestille varer, godkjenner handlevogner og registrere varemottak. Må ha tilgang til kontering, attestering og anvisning i fakturabehandling. Kan ikke godkjenne sine egne handlevogner. Hvem som kan være godkjenner er regulert av anvisningsreglementet og delegeringen fra kommunedirektøren.