Før man begynner på dette prosessteget må følgende dette være gjort / være på plass:
Alle kjøp skal godkjennes av ansvarlig leder med budsjettansvar, ref. kommunens innkjøpspolicy.
Kommunen har ingen prosedyrer eller nærmere beskrivelser av hvordan disse bestillingene skal gjøres, men husk at kravet til inngående fakturagjelder også for disse bestillingene.
Sjekk Mercell for informasjon om bestillingsrutiner som gjelder innkjøpsavtalen.
Et eksempel på slike bestillingsrutiner er avtalen for kjøp av reiser. Der bruker vi leverandørens eget bestillingssystem.
Se de ulike dokumentene under for nærmere beskrivelser om ulike varianter:
Etter at dette prosessteget er fullført skal resultatet være følgende:
Behovsmelder: den som oppdager et behov som må dekkes av et innkjøp av en vare eller tjeneste. Alle ansatte har denne rettigheten. En behovmelders oppgave skal være så enkel som mulig. Det er kun å melde behovet som er i fokus. Kontering og det regnskapsmessige vil ikke være synlig for behovsmelderen og det skal ivaretas av bestilleren på vanlig måte.
Bestiller: En bestiller (også kalt rekvirent) er normalt tilknyttet et fåtall enheter og kjøper inn til disse. Brukerroller og fullmakter må tildeles. En bestiller behandler behovsmeldinger, bestiller varer og registrerer varemottak. Bestilleren må ha tilgang til kontering og attestering i fakturabehandling.
Godkjenner: Godkjenner kan bestille varer, godkjenner handlevogner og registrere varemottak. Må ha tilgang til kontering, attestering og anvisning i fakturabehandling. Kan ikke godkjenne sine egne handlevogner. Hvem som kan være godkjenner er regulert av anvisningsreglementet og delegeringen fra kommunedirektøren.