Forutsetninger

Før man begynner på dette prosessteget må følgende dette være gjort / være på plass:

• Behovet for hva som skal kjøpes er avklart, og hvilken prosess som skal følges

 

Beskrivelse

For å klargjøre bestillingen i eHandel må bestiller gjøre følgende:

• Bestiller oppretter handlevogn på riktig forbruksenhet i eHandel
• Klargjør bestillingen iht riktig bestillingsmetode (en fane for hver metode)
  • artikkelsøk -> velge varer fra katalog
  • formular/fritekstbestilling (inkludert rekvisisjon)
  • ekstern nettbutikk
  • behandle behovsmelding
• Fylle riktige varer (og riktig antall) i handlevognen
• Sjekke konteringen i handlevognen
• Sender til godkjenning (til Godkjenner)

Godkjenner har selv ansvar for å operere innenfor sine fullmakter iht. budsjettansvar. Se anvisningsreglementfor mer informasjon.

 

Resultat

Etter at dette prosessteget er fullført skal resultatet være følgende: 

• Handlevognen i eHandel er sendt til godkjenning

 

Definisjon

Behovsmelder: Behovsmelder er den som oppdager et behov som må dekkes av et innkjøp av en vare eller tjeneste. Alle ansatte har denne rettigheten. En behovmelders oppgave skal være så enkel som mulig. Det er kun å melde behovet som er i fokus. Kontering og det regnskapsmessige vil ikke være synlig for behovsmelderen og det skal ivaretas av bestilleren på vanlig måte.

Bestiller: En bestiller (også kalt rekvirent) er normalt tilknyttet et fåtall enheter og kjøper inn til disse. Brukerroller og fullmakter må tildeles. En bestiller behandler behovsmeldinger, bestiller varer og registrerer varemottak. Bestilleren må ha tilgang til kontering og attestering i fakturabehandling.

Forbruksenhet: Forbruksenheten er leveringsadressen som bestillingen knyttes til.

Formular: Fanen formular brukes til bestillinger hvor leverandører ikke har en katalog eller ekstern nettbutikk i Visma eHandel. Bestilleren lager da sine egne artikkellinjer ved å fylle ut et "formular". Dette ble tidligere kalt fritekstbestilling.

Godkjenner: Godkjenner kan bestille varer, godkjenner handlevogner og registrere varemottak. Må ha tilgang til kontering, attestering og anvisning i fakturabehandling. Kan ikke godkjenne sine egne handlevogner. Hvem som kan være godkjenner er regulert av anvisningsreglementet og delegeringen fra kommunedirektøren.​ 

Handlevogn: Dette er den "pågående bestillingen" i eHandel. Hver handlevogn knyttes til en forbruksenhet. Dette begrepet er sammenlignbart med handlevogner i ordinære nettbutikker som vi bruker privat.

Rekvisisjon: Rekvisisjon er en formularbestilling til en leverandør som vi ikke har en innkjøpsavtale med. For mer informasjon, se Rekvisisjon - prosedyre.

 

Vedlegg

eHandel og fakturabehandling - kurspresentasjon våren 2023

Ehandel - Behandle behovsmeldinger - Brukerveiledning

Rekvisisjon - prosedyre