Før man begynner på dette prosessteget må følgende dette være gjort / være på plass:
Som utgangspunkt er det krav til eHandel for alle kjøp av varer som gjøres i kommunen, men det finnes noen unntak - se listen her.
Dersom personopplysninger inngår:
Dersom behovet ikke dekkes av en innkjøpsavtale, må bestiller sjekke om disse kan gjennomføres som direktekjøp. Bestiller kan selv hente inn tilbud for kjøp som har en totalverdi under NOK 100.000 (ekskl. mva.). Det er anbefalt å hente inn tilbud fra flere tilbydere for å sikre best mulig pris og kvalitet. Bestiller er selv ansvarlig for å kvalitetssikre kontraktuelle forhold, at riktig produkt kjøpes til riktig pris og at kommunens til enhver tid etiske retningslinjer og prosedyrer og policyer overholdes.
Direkteanskaffelser med krav til eHandel skal foretas ved å bruke rekvisisjoner i Visma eHandel.For bruktkjøp skal prosedyren for bruktkjøpfølges.
Det finnes flere varianter av direkteanskaffelser:
Merk: Det er ikke tillatt å dele opp innkjøpet/anskaffelsen for å komme under beløpsgrensen. Det er bestillers ansvar å gjøre en vurdering av innkjøpets verdi.
Gå videre til bestilling uten eHandel.
Før tilbudene skal evalueres må den eller de som skal gjennomføre kjøpet vurdere sin egen habilitet opp mot de leverandørene som har levert tilbud. For vurdering av habilitet skal habilitetsskjema benyttes.
Etter at dette prosessteget er fullført skal resultatet være følgende:
Behovsmelder: den som oppdager et behov som må dekkes av et innkjøp av en vare eller tjeneste. Alle ansatte har denne rettigheten. En behovmelders oppgave skal være så enkel som mulig. Det er kun å melde behovet som er i fokus. Kontering og det regnskapsmessige vil ikke være synlig for behovsmelderen og det skal ivaretas av bestilleren på vanlig måte.
Bestiller: En bestiller (også kalt rekvirent) er normalt tilknyttet et fåtall enheter og kjøper inn til disse. Brukerroller og fullmakter må tildeles. En bestiller behandler behovsmeldinger, bestiller varer og registrerer varemottak. Bestilleren må ha tilgang til kontering og attestering i fakturabehandling.
Direkte anskaffelse: kjøp som gjøres uten at det har blitt gjennomført en konkurranse eller inngått en innkjøpsavtale. Forutsetningen for å kunne gjennomføre en direkte anskaffelse er at kjøpet/kontrakten har en totalverdi under NOK 100.000 (ekskl. mva.).
Godkjenner: Godkjenner kan bestille varer, godkjenner handlevogner og registrere varemottak. Må ha tilgang til kontering, attestering og anvisning i fakturabehandling. Kan ikke godkjenne sine egne handlevogner. Hvem som kan være godkjenner er regulert av anvisningsreglementet og delegeringen fra kommunedirektøren.